نسخهٔ ۱۴۰۵

راهنمای جامع ابری محاسب

پوشش کامل همهٔ ماژول‌ها: حسابداری، انبارداری، فروش، حقوق، اموال، مالیات و ارز — برای مدیران و حسابداران.

بخش ۱

آشنایی با ابری محاسب

ابری محاسب نرم‌افزار حسابداری ابری چندسازمانی است. داده‌های هر کسب‌وکار کاملاً ایزوله نگهداری می‌شود. با هر مرورگر مدرن می‌توانید دفتر کل، اسناد، انبار، حقوق، گزارش‌ها و ارز را مدیریت کنید.

ورود: /login
ثبت‌نام: /register
تنظیمات: /settings
داشبورد: /dashboard

هر کاربر فقط به ماژول‌ها و عملیاتی دسترسی دارد که نقشش اجازه می‌دهد. مدیر می‌تواند نقش‌های سفارشی تعریف کند.

بخش ۲

ثبت‌نام و ورود

ثبت‌نام سازمان جدید

روی «شروع رایگان» کلیک کنید.
نام سازمان، ایمیل مدیر و رمز عبور (حداقل ۸ کاراکتر) را وارد کنید.
دورهٔ آزمایشی فعال می‌شود؛ نیازی به کارت بانکی نیست.
دفتر کل استاندارد و سال مالی شمسی به‌صورت خودکار آماده می‌شود.

ورود

ایمیل و رمز را وارد کنید. اگر احراز هویت دومرحله‌ای فعال باشد، کد اپلیکیشن TOTP یا یکی از کدهای بازیابی لازم است.

کدهای بازیابی را در جای امن نگه دارید. در صورت از دست دادن دسترسی به اپلیکیشن ۲FA، تنها راه ورود همین کدها است.

بخش ۳

داشبورد

داشبورد خلاصهٔ وضعیت مالی، آخرین اسناد، هشدارهای اشتراک و میانبر اقدامات روزمره را نشان می‌دهد. منوی سمت راست دسترسی به همهٔ ماژول‌ها را فراهم می‌کند.

شاخص‌های کلیدی: مانده‌ها، جمع اسناد ثبت‌شده و وضعیت انبار.
نوار انتخاب دفتر کل / سال مالی: در بالای صفحه برای تغییر محدودهٔ گزارش‌ها.
هشدار راه‌اندازی ناقص: اگر تنظیمات اولیه کامل نشده باشد، لینک مستقیم به چک‌لیست نمایش می‌یابد.

بخش ۴

راه‌اندازی اولیه (چک‌لیست)

پس از ثبت‌نام، این موارد را از تنظیمات حساب تکمیل کنید:

مرحله	مسیر / توضیح
تکمیل پروفایل سازمان	تنظیمات ← سازمان و پروفایل
بررسی و تکمیل دفتر کل	مجموعه حساب‌ها
تأیید سال مالی	تنظیمات ← سال مالی
تنظیم حساب‌های کنترلی اسناد	تنظیمات ← اسناد دریافتی/پرداختی
تنظیم حساب‌های انبار	تنظیمات ← انبارداری
تنظیم حساب‌های حقوق	تنظیمات ← حقوق و دستمزد
فعال‌سازی ۲FA	تنظیمات ← امنیت
دعوت همکاران	تنظیمات ← کاربران و نقش‌ها

برای دریافت سند حسابداری خودکار از انبار، فروش، چک‌ها و حقوق، حساب‌های کنترلی هر ماژول باید در تنظیمات تنظیم شده باشند.

بخش ۵

مجموعه حساب‌ها (دفتر کل)

مسیر: مجموعه حساب‌ها. ساختار درختی گروه ← کل ← معین ← تفصیلی را مدیریت کنید.

حساب‌های «قابل‌ثبت» (برگ) را می‌توان مستقیماً در اسناد استفاده کرد.
حساب‌های بالاتر فقط جمع‌بندی می‌کنند و در سطر سند نمی‌آیند.
نوع طبیعت (بدهکار/بستانکار) را هنگام ساخت تعیین کنید؛ بعداً قابل تغییر نیست.
تفصیلی‌های «شخص» برای مشتریان، تأمین‌کنندگان و کارمندان استفاده می‌شود.
در صورت وجود چند دفتر کل، از نوار بالا دفتر مورد نظر را انتخاب کنید.

بخش ۶

اسناد حسابداری

این بخش همان راهنمایی است که از دکمهٔ «راهنما» در خودِ صفحهٔ اسناد حسابداری هم باز می‌شود — هر دکمه و هر گزینه.

از کجا شروع کنم؟

سندِ حسابداری ثبتِ یک رویدادِ مالی است: پولی آمد، پولی رفت، هزینه‌ای شد، بدهی‌ای ایجاد شد. هر سند دست‌کم دو ردیف دارد — یک طرف بدهکار و یک طرف بستانکار — و جمعِ این دو همیشه باید برابر باشد.

۱بالای صفحه + سند جدید را بزنید.
۲تاریخ سند و شرح سند را بنویسید (شرح اجباری است).
۳در هر ردیف، حساب را با کل و معین (و در صورتِ نیاز تفصیلی) انتخاب کنید و مبلغ را یا در «بدهکار» یا در «بستانکار» بنویسید.
۴پایینِ جدول نگاه کنید: باید نشانِ سبزِ «✓ تراز است» را ببینید. اگر «اختلاف» نوشته شده، جمعِ دو طرف برابر نیست.
۵ثبت سند را بزنید. سند با وضعیتِ موقت در فهرست می‌نشیند.

یک مثالِ سادهخریدِ نقدیِ لوازم‌التحریر به مبلغِ ۲٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال: ردیفِ اول «هزینهٔ ملزوماتِ اداری» بدهکار ۲٬۰۰۰٬۰۰۰؛ ردیفِ دوم «صندوق» بستانکار ۲٬۰۰۰٬۰۰۰. هزینه زیاد شد، پولِ صندوق کم.

بسیاری از اسناد را خودتان نمی‌زنیدفاکتورِ فروش، قبض و حوالهٔ انبار، چک‌ها، حقوق، استهلاکِ اموال و… هر کدام سندشان را خودکار صادر می‌کنند و در همین فهرست با برچسبِ «خودکار — نامِ مبدأ» دیده می‌شوند. سندِ دستی فقط برای رویدادهایی است که ماژولِ جداگانه ندارند.

واژه‌نامه — این کلمه‌ها یعنی چه؟

اگر حسابداری نخوانده‌اید، این چند کلمه همهٔ صفحه را روشن می‌کند.

بدهکار: طرفی که دارایی یا هزینه را زیاد، یا بدهی و درآمد را کم می‌کند. پولی که به صندوق می‌آید، صندوق را بدهکار می‌کند.
بستانکار: طرفِ مقابل: دارایی یا هزینه را کم، یا بدهی و درآمد را زیاد می‌کند. پولی که از صندوق می‌رود، صندوق را بستانکار می‌کند.
تراز: جمعِ بدهکار با جمعِ بستانکار برابر باشد. سندِ ناتراز ثبت نمی‌شود.
کل / معین / تفصیلی: سه سطحِ حساب. کل گروهِ اصلی (مثلاً «موجودی نقد»)، معین زیرمجموعه‌اش (مثلاً «بانک‌ها»)، تفصیلی جزئیاتِ آن (مثلاً «بانک ملت — حساب جاری»).
پیش‌نویس: سندِ ناتمام. در هیچ دفتر و گزارشی حساب نمی‌شود.
موقت: سندِ ثبت‌شده‌ای که هنوز قابلِ ویرایش است (ولی دیگر حذف نمی‌شود). در دفاتر و تراز دیده می‌شود.
دائم: سندِ قطعی. دیگر ویرایش، حذف یا بازگشت به موقت ندارد.
ابطال‌شده: سندی که با سندِ معکوس خنثی شده؛ برای سوابق باقی می‌ماند.
سندِ خودکار: سندی که یک ماژولِ دیگر (فروش، انبار، حقوق…) صادر کرده.
سندِ تعدیل: سندِ تازه‌ای که اختلافِ یک سندِ خودکار را اصلاح می‌کند، بی‌آنکه خودِ آن دست بخورد.
شرح سند / شرح ردیف: توضیحِ کلیِ سند و توضیحِ هر ردیف. اگر شرحِ ردیف خالی بماند، شرحِ سند جایش می‌نشیند.

بالای صفحه — دکمه‌ها و پیام‌ها

زیرِ عنوان نوشته شده چند سند در سالِ مالیِ جاری دارید. همهٔ فهرست به سالِ مالیِ انتخاب‌شده در نوارِ بالای برنامه بسته است؛ برای دیدنِ اسنادِ سالِ دیگر، سال را از همان‌جا عوض کنید.

دکمه‌ها

راهنما: همین پنجره را باز می‌کند.
خروجی اکسل: فهرستِ اسنادِ سالِ جاری را با شماره، تاریخ، شرح، منشأ، وضعیت و جمعِ بدهکار و بستانکار در اکسل می‌ریزد.
+ سند جدید: فرمِ سند را باز می‌کند.

پیام‌هایی که ممکن است بالای فهرست ببینید

سندِ مشابه (زرد): سندی که همین الان زدید با سندِ دیگری شبیه است — شاید دوبار ثبت شده. بررسی کنید و «متوجه شدم» بزنید.
تاریخِ عقب‌تر (آبی): تاریخِ این سند از آخرین سند عقب‌تر است. فقط اطلاع است؛ سند درست ثبت شده.
ویرایشِ سندِ خودکار (نارنجی): سندی را که مبدأ دارد دستی تغییر داده‌اید؛ مبدأ و دفتر ممکن است دیگر با هم نخوانند.
سندِ خودکار قفل است (قرمز): ویرایش رد شده. سه راه جلویتان است: ساختِ سندِ تعدیل، رفتن به مبدأ، یا «بی‌خیال».
اسنادِ پیش‌نویس: شمارهٔ پیش‌نویس‌ها را می‌گوید و یادآوری می‌کند که در دفاتر و تراز نمی‌آیند.
شماره‌ها با تاریخ نمی‌خوانند: سندی با تاریخِ قدیمی‌تر شمارهٔ بزرگ‌تر گرفته. دکمهٔ مرتب‌سازیِ شماره‌ها بر اساسِ تاریخ شماره‌ها را هم‌تراز می‌کند — فقط تا وقتی سندِ دائم در سال نباشد.

فهرستِ اسناد — ستون‌ها و دکمه‌ها

ستون‌ها

شماره · روز · ماه · شرح (با برچسبِ «خودکار — مبدأ» برای اسنادِ خودکار) · وضعیت · بدهکار · بستانکار · واحد (ریال). ردیفِ آخر جمعِ کلِ فهرست است.

دکمه‌های هر ردیف

وضعیت (فهرستِ بازشونده): با همین فهرست سند را پیش‌نویس، موقت، دائم یا حذف می‌کنید (بخشِ بعد).
ویرایش: فقط برای سندِ پیش‌نویس یا موقت. سندِ دائم و ابطال‌شده این دکمه را ندارند.
مبدأ: فقط برای سندِ خودکار: شما را به صفحه‌ای می‌برد که سند را صادر کرده.
مشاهده: برگهٔ کاملِ سند را باز می‌کند — برای خواندن، چاپ و پیوست.

وضعیتِ سند — پیش‌نویس، موقت، دائم

وضعیت را از ستونِ «وضعیت» در فهرست عوض می‌کنید. مسیر همیشه رو به جلوست: پیش‌نویس ← موقت ← دائم، و هیچ‌کدام از این گام‌ها برگشت ندارد.

پیش‌نویس: ذخیره شده ولی در هیچ دفتر و گزارشی نیست. آزادانه ویرایش و حذف می‌شود.
موقت: در دفاتر و تراز دیده می‌شود و هنوز ویرایش‌پذیر است، ولی حذف نمی‌شود. حالتِ عادیِ اسناد در طولِ سال همین است.
دائم: قطعی و قفل. به موقت برنمی‌گردد، ویرایش و حذف نمی‌شود، و شماره‌اش ثابت می‌ماند.
حذف: فقط سندِ پیش‌نویس حذف می‌شود، آن هم پس از تأیید. سندِ موقت یا دائم حذف‌شدنی نیست و به پیش‌نویس هم برنمی‌گردد — سندِ موقتِ اشتباه را ویرایش کنید.
ابطال‌شده: فقط نمایش داده می‌شود و قابلِ تغییر نیست.

کِی دائم کنم؟سند را وقتی دائم کنید که مطمئن هستید دیگر عوض نمی‌شود — معمولاً پس از بستنِ ماه یا در پایانِ سال. «قطعی‌کردنِ همهٔ اسنادِ موقت» یک‌جا در تنظیمات ← سال مالی است.

پیش‌نویس در گزارش‌ها نیستاگر عددی در تراز آزمایشی یا دفترِ کل کم است، اول ببینید سندش پیش‌نویس نمانده باشد.

فرمِ سند — فیلدها و ستون‌ها

سربرگِ فرم

شماره سند: خودکار. به ترتیبِ ورود، نه به ترتیبِ تاریخ.
تاریخ سند: اجباری. شمسی تایپ کنید؛ باید داخلِ سالِ مالیِ جاری باشد.
شرح سند *: اجباری (یا دست‌کم شرحِ ردیف‌ها). در سندِ تعدیل نامش «دلیلِ تعدیل» است.
+ اطلاعات ارزی: ستون‌های ارز، مبلغ ارزی و نرخ ارز را باز می‌کند. تا وقتی ردیفی ارز دارد، بسته نمی‌شود.

ستون‌های هر ردیف

ردیف: شمارهٔ ردیف. کلیکِ راست رویش منویِ کپی / چسباندن / حذف را باز می‌کند.
کل: کد یا نامِ حسابِ کل را تایپ کنید؛ فهرستِ جستجو باز می‌شود.
معین: زیرمجموعهٔ همان کل. اگر کل زیرمجموعه نداشته باشد، پیام می‌دهد.
تفصیلی: برای حساب‌هایی که تفصیلی می‌خواهند (مثلاً نامِ مشتری یا بانک). برای آن‌ها اجباری است.
شرح ردیف: اختیاری؛ خالی بماند شرحِ سند جایش می‌نشیند.
بدهکار / بستانکار: در هر ردیف فقط یکی از این دو پر می‌شود.
ارز / مبلغ ارزی / نرخ ارز: فقط در حالتِ ارزی. اگر ارز انتخاب کنید، مبلغ و نرخ اجباری‌اند.
حذف ردیف: دکمهٔ انتهای سطر یا کلیکِ راست.
+ ردیف جدید: یک سطرِ خالی اضافه می‌کند.

«افزودن کد جدید»

اگر حسابی که می‌خواهید در فهرستِ کل، معین یا تفصیلی نیست، گزینهٔ «افزودن کد جدید» پایینِ همان فهرست را بزنید. فرمِ ساختِ حساب همان‌جا باز می‌شود — برای کلِ تازه اول می‌پرسد «زیرِ کدام گروه؟» — و حسابِ ساخته‌شده مستقیم در ردیف می‌نشیند؛ لازم نیست از سند بیرون بروید.

پایینِ جدول و دکمه‌های فرم

جمع: جمعِ بدهکار و بستانکار، با نشانِ «✓ تراز است» (سبز) یا «اختلاف: …» (کهربایی) که مبلغِ اختلاف را می‌گوید.
انصراف: فرم را می‌بندد و چیزی ذخیره نمی‌کند.
چاپ: پیش‌نمایش و چاپِ همین سند، پیش از ثبت.
ثبت و ادامه: سند را ثبت می‌کند و فرمِ خالیِ سندِ بعدی را باز نگه می‌دارد — برای واردکردنِ پشتِ سرِ همِ چند سند.
ثبت سند: ثبت و بستنِ فرم. در ویرایش «ذخیره تغییرات» و در تعدیل «ثبتِ سندِ تعدیل» نام دارد.

کار با ردیف‌ها — سریع و بی‌خطا

کلیدِ اینتر: به خانهٔ بعد می‌رود، نه اینکه سند را ثبت کند. از آخرین خانهٔ ردیف («بستانکار») به «کل»ِ ردیفِ بعد می‌رود و اگر ردیفِ بعدی نباشد، خودش یکی می‌سازد.
کلیکِ راست روی شمارهٔ ردیف: کپی، چسباندن و حذفِ ردیف. برای سندهایی با ردیف‌های شبیه به هم بسیار سریع است.
تایپِ کد به‌جای جستجو: اگر کدِ حساب را می‌دانید، مستقیم تایپ کنید؛ اگر فقط یک حساب بخورد، با اینتر انتخاب می‌شود.
ارقامِ فارسی و لاتین: هر دو پذیرفته می‌شوند.
نشانِ تراز: پیش از ثبت همیشه نگاهش کنید؛ عددِ «اختلاف» دقیقاً می‌گوید چقدر کم است.
ثبت و ادامه: برای ورودِ چند سندِ پیاپی، از بستن و بازکردنِ فرم سریع‌تر است.

اسنادِ خودکار و سندِ تعدیل

سندی که برچسبِ «خودکار — …» دارد مالِ یک ماژولِ دیگر است. اگر آن را مستقیم عوض کنید، سند با مبدأش (فاکتور، قبض، فیشِ حقوق…) دیگر نمی‌خواند.

مبدأ: بهترین راهِ اصلاح: به فاکتور یا قبضِ اصلی بروید و همان‌جا درستش کنید — هم مبدأ و هم دفتر با هم اصلاح می‌شوند.
ساختِ سندِ تعدیل: راهِ دوم: اگر ویرایشِ سندِ خودکار رد شد، این دکمه یک سندِ تازه می‌سازد که ردیف‌هایش تفاوتِ آن‌چه خواستید با آن‌چه هست را از قبل پر کرده. فقط دلیلِ تعدیل را بنویسید و ثبت کنید.
بی‌خیال: نوار را می‌بندد و چیزی عوض نمی‌شود.

مشاهده، چاپ و پیوست

دکمهٔ مشاهده برگهٔ سند را با همهٔ ردیف‌ها، جمع و مشخصاتش باز می‌کند.

از همین برگه سند را با سربرگ و جای امضا چاپ کنید.
بخشِ پیوست‌ها برای چسباندنِ فاکتور، رسید یا هر مدرکِ پشتیبان است — همان چیزی که ممیز هنگامِ رسیدگی می‌خواهد. پیوست در چاپ نمی‌آید.
اگر سند ارزی باشد، ستون‌های ارزی هم نمایش داده می‌شوند.

خطاهای رایج و چارهٔ هر کدام

«جمع بدهکار و بستانکار برابر نیست»: نشانِ «اختلاف» پایینِ جدول مبلغ را می‌گوید؛ همان مبلغ در یک ردیف کم یا زیاد است.
«شرح سند الزامی است»: شرحِ سند یا دست‌کم شرحِ ردیف‌ها را بنویسید.
«کد حساب ردیف … نامعتبر است»: کل یا معینِ آن ردیف درست انتخاب نشده؛ از فهرستِ جستجو انتخاب کنید.
«حساب تفصیلی ردیف … الزامی است»: این معین تفصیلی می‌خواهد؛ خانهٔ «تفصیلی» را پر کنید.
«مبلغ ردیف … الزامی است»: ردیفی حساب دارد ولی مبلغ ندارد. مبلغ بنویسید یا ردیف را حذف کنید.
«مبلغ ارزی و نرخ ارز … الزامی است»: برای ردیفِ ارزی، هر دو را پر کنید.
«تاریخ سند الزامی است»: تاریخ را پر کنید؛ باید داخلِ سالِ مالیِ جاری باشد.
دکمهٔ «ویرایش» نیست: سند دائم یا ابطال‌شده است.
سندِ خودکار ویرایش نمی‌شود: از «مبدأ» یا «ساختِ سندِ تعدیل» استفاده کنید.
سند در تراز آزمایشی نیست: هنوز پیش‌نویس است؛ وضعیت را موقت کنید.
«فقط سند پیش‌نویس قابل حذف است»: سندِ موقت یا دائم حذف نمی‌شود. موقت را ویرایش کنید؛ دائم را با سندِ اصلاحی خنثی کنید.
سندِ سالِ دیگر را نمی‌بینم: سالِ مالی را از نوارِ بالای برنامه عوض کنید.

پرسش‌های متداول

موقت یا دائم — فرقشان در عمل چیست؟

هر دو در دفاتر و گزارش‌ها حساب می‌شوند. فرق در این است که سندِ موقت هنوز قابلِ اصلاح است و سندِ دائم نه. در طولِ سال اسناد را موقت نگه دارید و پس از بستنِ دوره یا در پایانِ سال دائمشان کنید.

سندی را اشتباه زدم و دائم شده. چه کنم؟

سندِ دائم ویرایش و حذف نمی‌شود. یک سندِ تازه با ردیف‌های برعکس (اصلاحی) بزنید و در شرحش بنویسید کدام سند را اصلاح می‌کند. اگر سند خودکار است، از مبدأش اصلاح کنید.

چرا شمارهٔ اسناد با تاریخ‌ها نمی‌خواند؟

شماره به ترتیبِ ورود به سامانه داده می‌شود. اگر سندی را دیرتر با تاریخِ قدیمی وارد کنید، شمارهٔ بزرگ‌تری می‌گیرد. تا وقتی سندِ دائم در سال نباشد، دکمهٔ «مرتب‌سازیِ شماره‌ها بر اساسِ تاریخ» درستش می‌کند. دفاتر همیشه بر اساسِ تاریخ مرتب‌اند و این بی‌نظمی به آن‌ها نمی‌رسد.

حسابی که لازم دارم در فهرست نیست.

گزینهٔ «افزودن کد جدید» پایینِ فهرستِ کل، معین یا تفصیلی را بزنید؛ حساب همان‌جا ساخته و در ردیف گذاشته می‌شود.

چطور چند سندِ پشتِ سرِ هم وارد کنم؟

به‌جای «ثبت سند» از «ثبت و ادامه» استفاده کنید؛ فرم بعد از ثبت خالی و باز می‌ماند. با کلیدِ اینتر هم بینِ خانه‌ها و ردیف‌ها بدونِ ماوس جابه‌جا شوید.

سندِ ارزی را چطور بزنم؟

«+ اطلاعات ارزی» را بزنید. در هر ردیفِ ارزی، ارز، مبلغِ ارزی و نرخ را بنویسید؛ مبلغِ ریالی در بدهکار یا بستانکار می‌نشیند و تراز همچنان بر اساسِ ریال بررسی می‌شود.

چرا فاکتورِ فروش را اینجا نمی‌زنم؟

چون صفحهٔ فروش هم فاکتور را نگه می‌دارد و هم سندش را خودکار می‌زند. اگر فروش را این‌جا دستی ثبت کنید، گزارش‌های فروش، مانده‌ی مشتری و اظهارنامه از آن بی‌خبر می‌مانند.

بخش ۷

دفاتر حسابداری

مسیر: دفاتر حسابداری. دفترهای قانونی اجرایی:

دفتر روزنامه: کلیهٔ رویدادها به ترتیب تاریخ.
دفتر کل: گردش هر حساب با مانده تجمعی.
دفتر معین: ریز تراکنش‌های یک حساب کل در یک دوره.
دفتر تفصیلی: ریز تراکنش‌های یک تفصیلی (مشتری، تأمین‌کننده).

بازهٔ تاریخ و سال مالی را از نوار فیلتر انتخاب کنید. خروجی چاپ و PDF مستقیماً از همین صفحه در دسترس است.

بخش ۸

تراز آزمایشی

مسیر: تراز آزمایشی. بررسی تعادل حساب‌ها در پایان دوره:

جمع کل بدهکار باید با جمع کل بستانکار برابر باشد.
می‌توانید تراز را در سطح گروه، کل یا معین ببینید.
ستون‌های افتتاحیه، گردش دوره و مانده پایان دوره به تفکیک نمایش داده می‌شوند.
خروجی Excel برای تحویل به حسابرس قابل دانلود است.

بخش ۹

گزارش‌های مالی

مسیر: گزارش‌ها. گزارش‌های تحلیلی و مالی:

ترازنامه: دارایی‌ها، بدهی‌ها و حقوق صاحبان سهام.
سود و زیان: درآمد و هزینه در یک دوره.
سود و زیان چندمرحله‌ای: سود ناخالص، عملیاتی و خالص.
گزارش انبار: کاردکس، موجودی انبار، گردش کالا.
برگهٔ کار: جمع‌بندی حساب‌ها برای مرحلهٔ تهیهٔ صورت‌های مالی.
پیش‌بینی: مقایسهٔ بودجه و عملکرد واقعی.

برای هر گزارش دفتر کل، سال مالی و بازهٔ تاریخ را از نوار فیلتر مشخص کنید.

بخش ۱۰

فروش و مشتریان

این بخش همان راهنمایی است که از دکمهٔ «راهنما» در خودِ صفحهٔ فروش هم باز می‌شود — هر تب، هر دکمه و هر گزینه.

زنجیرهٔ فروش — کارها به چه ترتیبی انجام می‌شوند؟

این صفحه یک فضایِ کاریِ پیوسته است: از پیشنهادِ قیمت تا پولی که به حساب می‌نشیند. لازم نیست همهٔ حلقه‌ها را بردارید — فروشِ ساده می‌تواند از وسطِ زنجیره شروع شود — ولی هر حلقه جایِ خودش را دارد.

۱پیش‌فاکتور — پیشنهادِ قیمت به مشتری. نه از انبار کم می‌کند، نه سندِ حسابداری می‌زند. مشتری که پذیرفت، «تبدیل به سفارش» می‌شود.
۲سفارش — تعهدِ فروش: چه کالایی، چه مقدار، تا چه تاریخی. هنوز کالا نرفته.
۳تحویل — از سفارش، حوالهٔ انبار صادر می‌شود و کالا واقعاً از انبار خارج می‌شود. اینجاست که موجودی کم می‌شود.
۴فاکتور — از رویِ حوالهٔ قطعی‌شده ساخته می‌شود. با «صدورِ نهایی»، درآمد و حسابِ دریافتنی در دفتر ثبت می‌شوند.
۵وصول — دریافتیِ مشتری به فاکتور تخصیص داده می‌شود تا مانده صفر شود.
۶برگشت — اگر کالا برگشت، از رویِ همان فاکتور ثبت می‌شود.

میان‌برهای مجازلازم نیست همیشه از پیش‌فاکتور شروع کنید. اگر مشتری آمد و خرید کرد، کافی است در انبارداری حوالهٔ خروج بزنید و قطعی کنید؛ همان حواله در تبِ «فاکتور» این صفحه ظاهر می‌شود و مستقیم فاکتور می‌گیرد. فروشِ خدمت (مشاوره، تعمیر، آموزش) اصلاً حواله نمی‌خواهد و با دکمهٔ «+ فاکتورِ خدمات» ثبت می‌شود.

یک قانون که همه‌چیز را روشن می‌کندتا فاکتور «صادر» نشود، هیچ درآمدی در دفتر ثبت نشده. حواله فقط کالا را از انبار بیرون می‌برد و بهای تمام‌شده را می‌زند. اگر حواله بزنید و فاکتور را پیش‌نویس رها کنید، کالا رفته ولی درآمدش هیچ‌جا نیست — به همین دلیل صفحه این حالت را با رنگِ هشدار جدا نشان می‌دهد.

واژه‌نامه — این کلمه‌ها یعنی چه؟

اگر با اصطلاحاتِ فروش آشنا نیستید، این چند کلمه بقیهٔ راهنما را ساده می‌کند.

پیش‌فاکتور: پیشنهادِ قیمتِ رسمی با تاریخِ اعتبار. هیچ اثرِ انباری و مالی ندارد.
سفارش فروش: توافقِ قطعی‌شده با مشتری، پیش از خروجِ کالا. مقدار را «رزرو» می‌کند.
تحویل: خروجِ واقعیِ کالا از انبار در قالبِ حوالهٔ انبار — می‌تواند جزئی باشد.
فاکتور پیش‌نویس: فاکتوری که ساخته شده ولی هنوز صادر نشده. آزادانه ویرایش می‌شود و در دفتر اثری ندارد.
فاکتور صادرشده: فاکتورِ نهایی: درآمد و حسابِ دریافتنی ثبت شده‌اند. دیگر ویرایش نمی‌شود، فقط ابطال یا برگشت.
فاکتور رسمی / غیررسمی: رسمی همان است که به سامانهٔ مؤدیان می‌رود و شناسهٔ مالیاتی می‌خواهد؛ غیررسمی برای فروشِ عادی است.
مانده: مبلغِ فاکتور منهای برگشت‌ها و وصول‌ها — یعنی آن‌چه مشتری هنوز بدهکار است.
سررسید: تاریخی که پولِ فاکتور باید وصول شود؛ از «مهلتِ پرداختِ» مشتری حساب می‌شود.
سنِ بدهی: اینکه بدهیِ سررسیدگذشته چند روز است: جاری، ۱ تا ۳۰، ۳۱ تا ۶۰، ۶۱ تا ۹۰، بیش از ۹۰ روز.
سقف اعتبار: بیشترین بدهی‌ای که برای یک مشتری می‌پذیرید. از آن که رد شود، صدورِ فاکتور نیاز به مجوزِ ویژه دارد.
استثنای قیمت: وقتی فروشنده قیمتی پایین‌تر از لیستِ مجاز می‌زند؛ فاکتور تا تأییدِ مدیر صادر نمی‌شود.
گروه قیمت: برچسبی روی مشتری (مثلاً «عمده تهران») که لیستِ قیمتِ مناسبش را خودکار انتخاب می‌کند.
ابطال: باطل‌کردنِ فاکتورِ صادرشده؛ برایش سندِ معکوس زده می‌شود و سوابق می‌ماند.

نوارِ تب‌ها

بالای صفحه ده تب می‌بینید که کنارِ نامِ هر کدام، شمارِ ردیف‌هایش هم نوشته شده. برخی تب‌ها به مجوز نیاز دارند و اگر دسترسی نداشته باشید اصلاً نمایش داده نمی‌شوند.

خلاصه: شش کارتِ عددی از وضعیتِ امروزِ فروش، به‌علاوهٔ کارهای نیازمندِ اقدام. روی هر کارت کلیک کنید تا به تبِ مربوطه بروید.
مشتریان: دفترِ مشتریان: تعریف، ویرایش، سقفِ اعتبار و سیاستِ فروش.
پیش‌فاکتور: فهرستِ پیشنهادهای قیمت و تبدیلشان به سفارش.
سفارش: سفارش‌های ثبت‌شده و وضعیتِ تحویلشان.
تحویل: حواله‌هایی که از سفارش‌ها صادر شده‌اند.
فاکتور: دو بخش: حواله‌هایِ منتظرِ فاکتور (بالا) و بایگانیِ همهٔ فاکتورها (پایین).
برگشت: برگشت‌های ثبت‌شده از فروش.
وصول: مانده‌ها، سنِ بدهی و تخصیصِ دریافتی‌ها.
مغایرت: مقایسهٔ فروشِ دفتر با آن‌چه به سامانهٔ مؤدیان اعلام شده.
گزارش عملکرد: روندِ فروش و وصول، حاشیهٔ سود و پورسانتِ فروشندگان. نیازمندِ مجوزِ «مشاهده گزارش عملکرد فروش».

تبِ «خلاصه» — امروز چه خبر است؟

نخستین چیزی که هنگام باز کردنِ صفحه می‌بینید. شش عدد که وضعیت را در یک نگاه می‌گویند؛ هر کدام کلیک‌پذیر است و شما را به تبِ مربوطه می‌برد.

پیش‌فاکتور آمادهٔ سفارش: پیش‌فاکتورهایی که مشتری پذیرفته ولی هنوز به سفارش تبدیل نشده‌اند — یعنی فروشی که روی میز مانده.
سفارش باز: سفارش‌هایی که هنوز کاملاً تحویل نشده‌اند.
سفارش عقب‌افتاده: سفارش‌هایی که از وعدهٔ تحویلشان گذشته. اگر عددش صفر نباشد قرمز می‌شود.
حواله منتظر فاکتور: کالا رفته ولی هنوز فاکتوری برایش ساخته نشده.
پیش‌نویسِ صادرنشده: بدترین حالت و برای همین جدا شمرده می‌شود: فاکتور ساخته شده ولی صادر نشده، پس کالا رفته و درآمدش ثبت نشده.
فروش صادرشده: جمعِ ریالیِ فاکتورهای صادرشده.

اگر تازه شروع کرده‌ایدوقتی هنوز هیچ سندی ندارید، همین تب یک راهنمای چهار مرحله‌ای نشان می‌دهد که از کجا شروع کنید. به‌علاوه اگر مجوزی نداشته باشید، دقیقاً همان‌جا نوشته می‌شود کدام مجوز کم است — پس اگر دکمه‌ای خاموش بود، اول این تب را نگاه کنید.

تبِ «مشتریان» — دفترِ مشتریان

پیش از نخستین فروش باید مشتری تعریف شده باشد. هر مشتری علاوه بر اطلاعاتِ هویتی، یک «سیاستِ فروش» دارد که رفتارِ سامانه با او را تعیین می‌کند.

دکمه‌ها

+ مشتری جدید: فرمِ تعریفِ مشتری را باز می‌کند.
جستجو: در کد، نام، شناسه یا تلفن می‌گردد.
همه وضعیت‌ها: فهرست را به مشتریانِ فعال یا غیرفعال محدود می‌کند.
ویرایش: همان فرم را با مقادیرِ فعلی باز می‌کند.
غیرفعال: مشتری را از فهرست‌های انتخاب بیرون می‌برد. اسناد قبلی دست‌نخورده می‌مانند، پس برای مشتریِ قدیمی بهتر از حذف است.

ستون‌های فهرست

کد و نام · تماس و شناسه · اعتبار و شرایط (سقفِ اعتبار، مهلتِ پرداخت، گروهِ قیمت) · سوابق فروش · وضعیت.

فیلدهای فرمِ مشتری

کد مشتری *: اجباری. شناسهٔ یکتای داخلیِ شما.
نام مشتری *: اجباری. همان نامی که روی فاکتور چاپ می‌شود.
شناسه/کد ملی و کد اقتصادی: برای فاکتورِ رسمی و سامانهٔ مؤدیان لازم‌اند؛ برای فروشِ غیررسمی اختیاری.
تلفن، کدپستی، نشانی: اطلاعاتِ تماس که روی فاکتور هم می‌نشیند.
سقف اعتبار (ریال): بیشترین بدهیِ مجاز. از آن که رد شود، صدورِ فاکتور جلویش گرفته می‌شود مگر با مجوزِ ویژه.
مهلت پیش‌فرض پرداخت (روز): سررسیدِ فاکتورهای این مشتری از همین‌جا حساب می‌شود.
گروه قیمت: مثلاً «عمده تهران» — برای انتخابِ خودکارِ لیستِ قیمتِ همان گروه.
توقف تأیید سفارش در صورت بدهی سررسیدگذشته: تیکی که خودکار جلویِ فروشِ بیشتر به بدهکارِ معوق را می‌گیرد.
توقف دستی فروش به مشتری: قطعِ دستیِ فروش. با روشن‌کردنش، نوشتنِ دلیلِ توقف اجباری می‌شود.

اگر شخص از قبل در تفصیلی‌ها هستهنگام ساختِ مشتری تازه، اگر نامِ مشابهی در حساب‌های تفصیلی پیدا شود، سامانه می‌پرسد «این شخص قبلاً ثبت شده است؟». انتخابِ همان شخص از ساختنِ دو حسابِ موازی برای یک نفر جلوگیری می‌کند.

تبِ «پیش‌فاکتور» — پیشنهادِ قیمت

پیش‌فاکتور یعنی «این است قیمتِ ما تا این تاریخ». نه از انبار کم می‌کند و نه سندِ حسابداری می‌زند، پس با خیال راحت بسازید و برای مشتری بفرستید.

دکمه‌های بالای فهرست

+ پیش‌فاکتورِ تازه: فرمِ ساخت را باز می‌کند.
از تاریخ / تا تاریخ: فهرست را به یک بازهٔ زمانی محدود می‌کند؛ با ✕ پاک می‌شود.
جستجو: در نامِ مشتری یا شمارهٔ پیش‌فاکتور می‌گردد.
خروجی CSV: همین فهرست را در فایل می‌ریزد.

فیلدهای فرم

مشتری: از دفترِ مشتریان انتخاب می‌شود.
تاریخ و «معتبر تا»: تاریخِ پیشنهاد و آخرین روزِ اعتبارِ آن. بعد از آن تاریخ، ردیف با برچسبِ «منقضی» نشان داده می‌شود.
کالا / مقدار / قیمتِ واحد: ردیف‌های پیشنهاد. قیمت از لیستِ قیمتِ گروهِ مشتری پیشنهاد می‌شود و قابل تغییر است.
تخفیف: تخفیفِ همان ردیف.
مالیات ٪ و نرخِ ارزش‌افزوده: نرخِ مالیاتِ ردیف و نرخِ کلیِ سند.
جمعِ ردیف: خودکار محاسبه می‌شود.
ثبتِ پیش‌فاکتور: ذخیره می‌کند. در حالتِ ویرایش، دکمه «ذخیرهٔ ویرایش» می‌شود.

وضعیت‌ها و کاری که هر کدام می‌طلبد

پیش‌نویس: هنوز برای مشتری نرفته.
ارسال‌شده: با دکمهٔ «ارسال» در برگهٔ پیش‌فاکتور برای مشتری فرستاده شده.
پذیرفته‌شده: مشتری قبول کرده — حالا دکمهٔ تبدیل به سفارش روی ردیف ظاهر می‌شود.
ردشده: مشتری نپذیرفته؛ هنگام ثبتِ رد، دلیلش پرسیده می‌شود.
منقضی: از تاریخِ «معتبر تا» گذشته. برای فروش باید پیش‌فاکتورِ تازه بسازید.

دکمهٔ چاپ روی هر ردیفنشانِ چاپگرِ کنارِ هر ردیف برگهٔ پیش‌فاکتور را باز می‌کند: از همان‌جا می‌توانید چاپ بگیرید، برای مشتری بفرستید، یا رد/پذیرشش را ثبت کنید.

تبِ «سفارش» — تعهدِ فروش

سفارش یعنی «قول داده‌ایم این کالا را تا این تاریخ بدهیم». کالا هنوز از انبار نرفته، ولی مقدارش رزرو می‌شود تا به مشتریِ دیگری قول داده نشود.

ستون‌های فهرست

شماره · تاریخ · وعده تحویل · مشتری · انبار · پیش‌فاکتورِ مبدأ · جمع کل · وضعیت. فیلترِ تاریخ، جستجو و خروجی CSV مثلِ بقیهٔ تب‌هاست.

وضعیت‌ها

پیش‌نویس: ثبت شده ولی هنوز تأیید نشده.
تأییدشده: آمادهٔ تحویل است.
تحویل جزئی: بخشی از کالا رفته و بخشی مانده.
تحویل کامل: همهٔ اقلام تحویل شده‌اند.
بسته‌شده: پروندهٔ سفارش بسته شده.
لغوشده: سفارش لغو شده است.

سفارشِ عقب‌افتادهاگر از «وعدهٔ تحویل» گذشته باشد و سفارش هنوز باز باشد، در تبِ «خلاصه» زیرِ عنوانِ «سفارش عقب‌افتاده» قرمز شمرده می‌شود. این عدد را هر روز نگاه کنید.

تبِ «تحویل» — کالا از انبار رفت

تحویل یعنی از رویِ سفارش، حوالهٔ انبار صادر شود. همین‌جاست که موجودیِ انبار کم می‌شود و بهای تمام‌شده خورده می‌شود — ولی هنوز درآمدی ثبت نشده است.

فیلدهای پنجرهٔ تحویل

تاریخ حواله: تاریخِ خروجِ کالا.
کالا و واحد: اقلامِ سفارش.
سفارش / تخصیص قبلی / مانده: چقدر سفارش داده شده، چقدر تا امروز تحویل شده، و چقدر باقی است.
مقدار این حواله: چقدر همین حالا می‌فرستید. می‌تواند کمتر از مانده باشد — تحویلِ جزئی مجاز است.
تحویل قطعی: اگر بزنید، باقی‌ماندهٔ همان قلم بسته می‌شود؛ یعنی «بقیه‌اش را نمی‌فرستیم».

ستون‌های فهرستِ تحویل‌ها

حواله · تاریخ · سفارش · مشتری · انبار · مقدار · وضعیت (پیش‌نویس / قطعی / برگشت‌شده) · فاکتور. اگر ردیف هنوز فاکتور ندارد، دکمهٔ ساختِ فاکتور همان‌جاست؛ اگر دارد، دکمه شما را به همان فاکتور می‌برد.

تبِ «فاکتور» — درآمد اینجا ثبت می‌شود

مهم‌ترین تبِ صفحه و دو بخش دارد: بالا حواله‌هایِ منتظرِ فاکتور، پایین بایگانیِ فاکتورها.

بخشِ بالا: حواله‌هایِ منتظرِ فاکتور

هر حوالهٔ قطعی‌شده با علتِ «فروش» که هنوز فاکتور نگرفته اینجا می‌آید، با شمارهٔ حواله، تاریخ، انبار، تعدادِ ردیف و بهای تمام‌شده.

صدورِ فاکتور: فرمِ ساختِ فاکتور را از رویِ همان حواله باز می‌کند.
پیش‌نویسِ … صادر نشده — صدور: دکمهٔ زردرنگِ هشدار: برای این حواله فاکتور ساخته شده ولی صادر نشده. کالا تحویل شده و بهای تمام‌شده خورده، ولی تا صدورِ این پیش‌نویس، درآمد و دریافتنی ثبت نمی‌شود. این را رها نکنید.
+ فاکتورِ خدمات: فاکتور برای خدمت — بدونِ حواله و بدونِ انبار. برای مشاوره، تعمیر، آموزش و مانندِ آن.

فیلدهای فرمِ فاکتور

مشتری: از دفترِ مشتریان.
نوعِ فاکتور: غیررسمی، رسمی، یا صورتحسابِ مالیاتی. رسمی و مالیاتی شناسه‌های هویتیِ مشتری را لازم دارند و به سامانهٔ مؤدیان می‌روند.
تاریخ فاکتور و سررسید: سررسید از مهلتِ پرداختِ مشتری پیشنهاد می‌شود و قابلِ تغییر است.
سطحِ قیمتِ کالا: خرده‌فروشی، عمده یا همکار — قیمتِ ردیف‌ها از همین انتخاب پر می‌شود.
کالا / مقدار این فاکتور: مقدار نمی‌تواند از مقدارِ حواله بیشتر باشد.
قیمتِ فروش و بهایِ تمام‌شده: بهای تمام‌شده فقط برای اطلاعِ شماست تا بدانید روی این ردیف سود می‌کنید یا نه.
تخفیف و نرخِ ارزش‌افزوده (٪): تخفیفِ ردیف و نرخِ مالیاتِ سند.
شرحِ فاکتور و شرحِ ردیف: توضیحاتِ اختیاری که در چاپ دیده می‌شوند.
ثبتِ فاکتور: فاکتور را به‌صورتِ پیش‌نویس ذخیره می‌کند — هنوز صادر نشده.

برگهٔ فاکتور و دکمه‌هایش

صدورِ نهایی و ثبتِ سند: فاکتور را صادر می‌کند: درآمد و حسابِ دریافتنی در دفتر ثبت می‌شوند. پس از این، فاکتور ویرایش نمی‌شود.
صدور با عبور از سقفِ اعتبار: فقط وقتی ظاهر می‌شود که مشتری از سقفِ اعتبارش رد شده باشد و شما مجوزش را داشته باشید. این کار در ممیزی ثبت می‌شود.
ابطال: فاکتور را باطل می‌کند؛ برای فاکتورِ صادرشده سندِ معکوس زده می‌شود.
پیش‌فاکتور #…: اگر فاکتور از پیش‌فاکتوری آمده باشد، شما را به آن می‌برد.
چاپ: برگهٔ فاکتور را با سربرگ و جای امضا چاپ می‌کند.

بخشِ پایین: بایگانیِ فاکتورها

فیلترِ تاریخ و جستجو: در نامِ مشتری یا شمارهٔ فاکتور.
همه / جاری / بایگانی‌شده: فاکتورهای قدیمی را می‌توانید بایگانی کنید تا فهرستِ روزمره شلوغ نشود.
تیکِ ردیف‌ها: با انتخابِ چند فاکتور، نوارِ عملیاتِ گروهی ظاهر می‌شود: صدورِ گروهی، بایگانی، خروج از بایگانی و ابطالِ گروهی.
ستونِ تسویه: وضعیتِ پرداخت: پرداخت‌نشده، وصول جزئی، تسویه‌شده، یا سررسیدگذشته.
برگشت: روی فاکتورِ صادرشده، پنجرهٔ ثبتِ برگشت را باز می‌کند.
بایگانی / خروج از بایگانی: روی هر فاکتورِ غیرپیش‌نویس.

استثنای قیمتاگر قیمتی پایین‌تر از لیستِ مجاز بزنید، فاکتور با وضعیتِ «در انتظارِ تأیید» می‌ماند و تا تأییدِ مدیر صادر نمی‌شود. مدیر از همان برگهٔ فاکتور «تأییدِ استثنایِ قیمت» یا «ردِ استثنایِ قیمت» را می‌زند؛ در صورتِ رد، دلیلش پرسیده می‌شود.

تبِ «برگشت» — کالا برگشت

برگشت همیشه از رویِ یک فاکتورِ صادرشده ثبت می‌شود، نه به‌صورتِ مستقل. کالا به انبار برمی‌گردد و از مانده‌ی مشتری کم می‌شود.

فیلدهای پنجرهٔ برگشت

تاریخ برگشت: تاریخِ بازگشتِ واقعیِ کالا.
کالا و مانده: اقلامِ فاکتور و اینکه از هر کدام چقدر هنوز برگشت نخورده.
مقدار برگشت: چقدر از این قلم برگشته. می‌تواند کمتر از کلِ فاکتور باشد.
وضعیت کالا: قابل فروش (به موجودیِ سالم برمی‌گردد) · آسیب‌دیده · نیازمند بازرسی. انتخابِ درست اینجا مهم است، چون سرنوشتِ کالا در انبار را تعیین می‌کند.
اعتبار برآوردی: مبلغی که بابتِ این برگشت به مشتری اعتبار داده می‌شود؛ جمعش پایینِ پنجره نشان داده می‌شود.

فهرستِ برگشت‌ها

شماره · تاریخ · فاکتورِ مبدأ · مشتری · جمع کل · وضعیت — با خروجی CSV و صفحه‌بندی.

تبِ «وصول» — پول کِی می‌رسد؟

فاکتور صادر شد یعنی مشتری بدهکار است؛ این تب همان بدهی را دنبال می‌کند. مانده از مبلغِ فاکتور منهای برگشت‌ها و تخصیص‌های وصول حساب می‌شود.

پنج سطلِ سنِ بدهی

بالای فهرست پنج کارت می‌بینید: جاری · ۱ تا ۳۰ روز · ۳۱ تا ۶۰ روز · ۶۱ تا ۹۰ روز · بیش از ۹۰ روز. روی هر کدام کلیک کنید تا فهرست فقط همان سطل را نشان دهد؛ با «✕ لغو فیلتر» برمی‌گردید. هرچه پول در سطل‌های راست‌تر بیشتر باشد، وضع بدتر است.

پنجرهٔ تخصیصِ وصول

منبع وصول: از کدام دریافت (نقد، بانک، چک) این پول آمده.
مبلغ (ریال): چقدر از این دریافت به این فاکتور تخصیص می‌یابد. ماندهٔ فاکتور بالای فیلد نوشته شده.
تاریخ تخصیص: تاریخی که این تخصیص در دفتر ثبت می‌شود.

وصولِ جزئی کاملاً عادی استلازم نیست مشتری کلِ فاکتور را یک‌جا بدهد. هر بار بخشی را تخصیص دهید؛ وضعیتِ فاکتور «وصول جزئی» می‌شود و مانده‌اش کم. وقتی مانده صفر شد، خودش «تسویه‌شده» می‌گردد.

تبِ «مغایرت» — دفتر در برابرِ اظهارنامه

فروشی که در دفترِ شما ثبت شده، در برابرِ آن‌چه به سامانهٔ مؤدیان اعلام شده. برای پیدا کردنِ اختلاف پیش از اینکه ممیزِ مالیاتی پیدایش کند.

با از تاریخ و تا تاریخ بازه را تعیین کنید.
سه کارت می‌بینید: فاکتورِ رسمی (تعداد، مبلغ و ارزش‌افزوده)، فاکتورِ غیررسمی، و اعلام‌شده به مؤدیان.
اگر فاکتورِ رسمیِ پیش‌نویس داشته باشید هشدار می‌دهد — فروشِ رسمی‌ای که صادر نشده، در اظهارنامه هم نیست.
گزارش قابلِ چاپ است.

تبِ «گزارش عملکرد» — چقدر فروختیم و چقدر سود کردیم؟

این تب مجوزِ جداگانه می‌خواهد («مشاهده گزارش عملکرد فروش»)، چون بهای تمام‌شده و حاشیهٔ سود را نشان می‌دهد و معمولاً همهٔ فروشنده‌ها نباید ببینندش.

روند فروش و وصول: نمودارِ فروشِ صادرشده در برابرِ پولی که واقعاً وصول شده.
کارهای نیازمند اقدام: فهرستِ کوتاهی از چیزهایی که امروز باید رسیدگی شوند؛ هر ردیف شما را به تبِ مربوطه می‌برد. همین بخش در تبِ «خلاصه» هم دیده می‌شود.
به‌روزرسانی گزارش: محاسبه را دوباره اجرا می‌کند.
پورسانتِ فروشندگان: به‌ازای هر فروشنده: تعدادِ فاکتور، فروشِ خالص، درصد و مبلغِ پورسانت. روی هر ردیف کلیک کنید تا فاکتورش باز شود.

میان‌برها و ترفندها

کلیدِ اینتر: در همهٔ فرم‌های این صفحه، اینتر به خانهٔ بعد می‌رود. در آخرین خانهٔ یک سطر به سطرِ بعد می‌رود و اگر سطری نباشد، می‌سازد.
کلیک روی ردیف: در فهرستِ پیش‌فاکتور، سفارش و فاکتور، کلیک روی خودِ ردیف برگه‌اش را باز می‌کند — لازم نیست دنبالِ دکمه بگردید.
کارت‌های تبِ خلاصه: هر کارت کلیک‌پذیر است و مستقیم به تبِ مربوطه می‌رود.
سطل‌های سنِ بدهی: در تبِ وصول، کلیک روی هر سطل فهرست را فیلتر می‌کند.
عملیاتِ گروهی: در بایگانیِ فاکتورها چند ردیف را تیک بزنید تا صدور، بایگانی یا ابطالِ گروهی ممکن شود.
فیلترِ تاریخ: همهٔ فهرست‌ها «از تاریخ / تا تاریخ» دارند و دکمهٔ ✕ پاکش می‌کند.
خروجی CSV: هر فهرست دکمهٔ خروجی دارد و همان چیزی که می‌بینید را در فایل می‌ریزد.
چاپ: برگهٔ پیش‌فاکتور، سفارش، فاکتور و برگشت همگی چاپِ آراسته با سربرگ و جای امضا دارند.

خطاهای رایج و چارهٔ هر کدام

دکمه‌ای خاموش است و می‌گوید «مجوز لازم است»: دسترسیِ شما آن کار را ندارد. تبِ «خلاصه» فهرستِ مجوزهای کم را نشان می‌دهد؛ آن را به مدیرِ سامانه بگویید.
حواله‌ای در تبِ فاکتور دیده نمی‌شود: سه شرط دارد: حواله باید قطعی شده باشد، علتِ خروجش فروش باشد، و هنوز فاکتور نگرفته باشد.
فاکتور صادر نمی‌شود و می‌گوید منتظرِ تأیید است: استثنای قیمت خورده. مدیر باید از برگهٔ فاکتور تأییدش کند.
«از سقفِ اعتبار عبور کرده»: بدهیِ مشتری از سقفش رد شده. یا وصول کنید، یا سقف را در دفترِ مشتریان بالا ببرید، یا با مجوزِ ویژه «صدور با عبور از سقفِ اعتبار» را بزنید.
فاکتور را نمی‌توانم ویرایش کنم: صادر شده است. برای اصلاح، ابطال کنید و فاکتورِ تازه بزنید، یا اگر کالا برگشته «برگشت» ثبت کنید.
پیش‌فاکتور «تبدیل به سفارش» ندارد: یا هنوز «پذیرفته‌شده» نیست، یا قبلاً به سفارش تبدیل شده، یا منقضی شده.
مشتری در فهرست نیست: یا غیرفعال است، یا هنوز در دفترِ مشتریان تعریف نشده.
فاکتورِ رسمی ثبت نمی‌شود: شناسهٔ ملی و کدِ اقتصادیِ مشتری پر نشده‌اند. در دفترِ مشتریان کاملشان کنید.
مانده با محاسبهٔ من نمی‌خواند: مانده = مبلغِ فاکتور − برگشت‌ها − وصول‌ها. احتمالاً برگشتی ثبت شده که از قلم انداخته‌اید.

پرسش‌های متداول

حتماً باید از پیش‌فاکتور شروع کنم؟

نه. پیش‌فاکتور و سفارش برای فروشی‌اند که از قبل توافق می‌شود. برای فروشِ نقدیِ روزمره کافی است در انبارداری حوالهٔ خروج بزنید و قطعی کنید؛ همان حواله در تبِ «فاکتور» ظاهر می‌شود و مستقیم فاکتور می‌گیرد.

فرقِ فاکتور رسمی و غیررسمی چیست؟

فاکتورِ رسمی همان است که به سامانهٔ مؤدیان می‌رود و در اظهارنامهٔ مالیاتی می‌نشیند؛ شناسهٔ ملی و کدِ اقتصادیِ مشتری را لازم دارد. غیررسمی برای فروشِ عادی است و به مؤدیان نمی‌رود.

چرا با اینکه کالا را فرستادم، فروشم در گزارش‌ها نیست؟

چون فاکتور هنوز صادر نشده. حواله فقط کالا را از انبار بیرون می‌برد و بهای تمام‌شده را می‌زند؛ درآمد فقط با «صدورِ نهایی و ثبتِ سند» ثبت می‌شود. عددِ «پیش‌نویسِ صادرنشده» در تبِ خلاصه دقیقاً همین را می‌شمرد.

فاکتوری را اشتباه صادر کردم. چه کنم؟

«ابطال» را بزنید؛ سندِ معکوس زده می‌شود و هر دو سند در سوابق می‌مانند. اگر کالا هم برگشته، به‌جای ابطال بهتر است «برگشت» ثبت کنید تا کالا به انبار بازگردد.

می‌توانم بخشی از سفارش را تحویل دهم؟

بله. در پنجرهٔ تحویل، «مقدار این حواله» را کمتر از مانده بگذارید؛ سفارش «تحویل جزئی» می‌شود. اگر بقیه‌اش را نمی‌فرستید، «تحویل قطعی» را بزنید تا باقی‌مانده بسته شود.

خدمت می‌فروشم و انبار ندارم. چطور فاکتور بزنم؟

در تبِ «فاکتور» دکمهٔ «+ فاکتورِ خدمات» را بزنید. خدمت حواله نمی‌خواهد و در انبار اثری ندارد؛ فقط باید در دفترِ کالاها طبقه‌اش «خدمت» باشد.

سقف اعتبار را کجا تعیین کنم؟

در تبِ «مشتریان»، فیلدِ «سقف اعتبار». همان‌جا می‌توانید تیکِ «توقف تأیید سفارش در صورت بدهی سررسیدگذشته» را هم روشن کنید تا سامانه خودش جلویِ فروشِ بیشتر به بدهکارِ معوق را بگیرد.

بایگانی‌کردنِ فاکتور یعنی حذفش؟

خیر. فاکتور سرِ جایش می‌ماند و در گزارش‌ها هست؛ فقط از فهرستِ «جاری» بیرون می‌رود تا کارِ روزمره شلوغ نشود. هر وقت خواستید «خروج از بایگانی» بزنید.

بخش ۱۱

انبارداری

این بخش همان راهنمایی است که از دکمهٔ «راهنما» در خودِ صفحهٔ انبارداری هم باز می‌شود — هر تب، هر دکمه و هر گزینه.

از کجا شروع کنم؟

انبارداری یعنی سامانه هر لحظه بداند چه کالایی، چه مقدار، و کجا دارید. برای اینکه این کار درست انجام شود، چهار گامِ اول را به همین ترتیب بردارید. اگر ترتیب را رعایت نکنید، سامانه در گام‌های بعدی اجازهٔ ادامه نمی‌دهد — مثلاً تا انباری نساخته باشید، دکمهٔ صدورِ قبض خاموش می‌ماند.

۱کالاها — فهرستِ چیزهایی که می‌خرید، می‌فروشید یا مصرف می‌کنید را بسازید. هر کالا یک کد و یک واحد (عدد، کیلوگرم، متر…) دارد.
۲ساختارِ انبار — جایی که کالا فیزیکی نگهداری می‌شود را تعریف کنید: انبار، بخش، قفسه. دستِ‌کم یک گره باید تیکِ «قابلِ نگهداریِ کالا» داشته باشد.
۳قبض انبار — هر بار که کالایی وارد انبار می‌شود، یک قبض بزنید. همین‌جاست که موجودی و بهای تمام‌شده ساخته می‌شود.
۴حواله انبار — هر بار که کالایی از انبار خارج می‌شود، یک حواله بزنید.

یک قانونِ ساده که همه‌چیز را روشن می‌کندموجودیِ انبار فقط با سند عوض می‌شود — یعنی قبض، حواله، انتقال یا انبارگردانی. هیچ‌جای دیگری نمی‌توانید عدد موجودی را دستی تغییر دهید، و این عمدی است: هر تغییرِ موجودی باید ردی داشته باشد که بعداً بتوان دید چه کسی، کی و چرا آن را زده است.

واژه‌نامه — این کلمه‌ها یعنی چه؟

اگر تا امروز با نرم‌افزارِ انبار کار نکرده‌اید، این چند کلمه را یک‌بار بخوانید. بقیهٔ راهنما خیلی ساده‌تر می‌شود.

کالا: هر چیزی که در انبار جا می‌گیرد و شمرده می‌شود. «خدمت» کالا نیست: انبار ندارد و در قبض و حواله نمی‌آید.
انبار / بخش / قفسه: سه سطحِ ساختارِ انبار. سطحِ سوم معمولاً همان جایی است که کالا واقعاً می‌نشیند.
محلِ نگهداری: گره‌ای که تیکِ «قابلِ نگهداریِ کالا» دارد. فقط همین گره‌ها در فهرستِ انبارِ قبض و حواله دیده می‌شوند.
قبض انبار: سندِ ورود. موجودی را زیاد می‌کند.
حواله انبار: سندِ خروج. موجودی را کم می‌کند.
انتقالِ انبار: جابه‌جاییِ کالا بین دو انبار. نه ورود است نه خروج؛ فقط جا عوض می‌کند.
پیش‌نویس: سندی که هنوز نهایی نشده. آزادانه ویرایش و حذف می‌شود و هنوز اثری در حسابداری ندارد.
قطعی (نهایی): سندی که ثبت شده، موجودی و بهای تمام‌شده را تغییر داده و — جز در انتقال — سندِ حسابداری ساخته است. دیگر ویرایش نمی‌شود.
بهایِ تمام‌شده: قیمتی که کالا برای شما آب خورده. هنگام خروج، سامانه خودش آن را از لایه‌های موجودی حساب می‌کند؛ قیمتِ فروش ربطی به آن ندارد.
کاردکس: دفترِ حسابِ یک کالا: تمام رفت‌وآمدهایش به ترتیبِ تاریخ، با مانده در هر سطر.
بچ / لات / سریال: شمارهٔ ردیابی. بچ و لات برای گروهی از کالا (مثلاً یک محمولهٔ دارو)، سریال برای یک واحدِ مشخص.
نقطهٔ سفارش: حداقلِ موجودی؛ به آن که رسیدید یعنی وقتِ خرید است.
انبارگردانی: شمارشِ فیزیکیِ واقعیِ انبار و اصلاحِ اختلافِ آن با عددِ سامانه.

نوارِ بالای صفحه

بالای صفحه یک نوار دارید که همه‌جای انبارداری همراهتان است. کارِ اصلیِ شما جابه‌جا شدن میان نُه تبِ این نوار است.

راهنما: همین پنجره را باز می‌کند. هر جای صفحه باشید در دسترس است.
کالاها: دفترِ کالاها: ساخت، ویرایش، قیمت، بارکد و نقطهٔ سفارش.
ساختارِ انبار: ساختِ درختِ انبار و تعیینِ محل‌های نگهداری.
قبض انبار: فهرست و صدورِ سندهای ورود.
حواله انبار: فهرست و صدورِ سندهای خروج.
انتقالِ انبار: جابه‌جایی بین دو انبار.
کاردکس: تاریخچهٔ رفت‌وآمدِ یک کالا.
موجودی کل انبار: عکسِ لحظه‌ایِ موجودیِ همهٔ کالاها در همهٔ انبارها، به‌علاوهٔ کنترلِ انقضا.
انبارگردانی: ثبتِ شمارشِ فیزیکی و اصلاحِ اختلاف.
باید بخرید: فهرستِ کالاهایی که به نقطهٔ سفارش رسیده‌اند.
شاخه‌ای / جدولی: فقط در تبِ «ساختارِ انبار» دیده می‌شود و شکلِ نمایشِ درخت را عوض می‌کند.

تبِ «کالاها» — دفترِ کالاها

نخستین جایی که باید سراغش بروید. تا کالایی تعریف نشده باشد، هیچ قبض و حواله‌ای نمی‌توان زد.

دکمه‌های بالای فهرست

+ کالای جدید: فرمِ ساختِ کالا را باز می‌کند.
ورودِ گروهی از فایل: ده‌ها کالا را یک‌جا از فایلِ اکسل وارد می‌کند؛ برای شروعِ کار با یک کاتالوگِ آماده.
به‌روزرسانیِ گروهیِ قیمت: فقط قیمت‌های فروش را دسته‌جمعی عوض می‌کند، بی‌آنکه به موجودی دست بزند.
چاپِ برچسبِ بارکد: برچسبِ قفسه با بارکد، برای کالاهای همین صفحه.
کادرِ جستجو: روی کد یا نامِ کالا جستجو می‌کند. جستجو روی سرور انجام می‌شود، پس کلِ کاتالوگ را می‌گردد نه فقط صفحهٔ جاری.
صفحهٔ قبل / بعد: فهرست صفحه‌بندی شده است؛ با این دو دکمه بینِ صفحه‌ها بروید.

دکمه‌های هر ردیفِ کالا

ویرایش: همان فرمِ کالا را با مقادیرِ فعلی باز می‌کند.
غیرفعال‌سازی / فعال‌سازی: کالای غیرفعال در فهرست‌های انتخابِ قبض و حواله نمی‌آید، ولی سوابقش حفظ می‌شود. برای کالایی که دیگر نمی‌خرید مناسب‌تر از حذف است.
حذف: فقط وقتی دیده می‌شود که موجودیِ کالا صفر باشد — کالای دارایِ موجودی حذف‌شدنی نیست.
پیوست: کاتالوگ، برگهٔ فنی یا عکسِ کالا را به همان کالا می‌چسباند.

فیلدهای فرمِ کالا

کدِ کالا: شناسهٔ یکتای داخلیِ شما. خودتان تعیین می‌کنید و بعداً در اسکن و جستجو به‌کار می‌آید.
نامِ کالا: نامی که در همهٔ فهرست‌ها و چاپ‌ها دیده می‌شود.
واحدِ اندازه‌گیری: عدد، کیلوگرم، متر، بسته… هر چه کالا را با آن می‌شمارید.
بارکد: بارکدِ روی بسته. اگر پرش کنید، بارکدخوان و دوربین همین را پیدا می‌کنند. خالی گذاشتنش اشکالی ندارد.
طبقهٔ کالا: کالای بازرگانی، موادِ اولیه، کالایِ در جریانِ ساخت، کالایِ ساخته‌شده، یا خدمت. خدمت انبار ندارد: نه قبض می‌گیرد، نه کاردکس و بهای تمام‌شده.
روشِ هزینه‌یابیِ موجودی: فایفو (اولین صادر از اولین وارد)، میانگینِ موزونِ متحرک، یا شناساییِ ویژه (سریال/بچ). پس از نخستین خرید دیگر عوض نمی‌شود، پس همین ابتدا درست انتخابش کنید.
حسابِ موجودیِ کالا: حسابی که ارزشِ این کالا در دفترِ کل زیرِ آن می‌نشیند.
حسابِ کسری/اضافهٔ انبار: حسابی که اختلافِ انبارگردانی در آن ثبت می‌شود.
قیمتِ فروش: سه قیمتِ اختیاری: خرده‌فروشی، عمده، همکار. این‌ها فقط پیشنهادِ فروش‌اند و هیچ ربطی به بهای تمام‌شده ندارند.
اطلاعات مالیاتی: شناسهٔ کالا/خدمتِ مؤدیان، نرخِ مالیات و تیکِ «معاف از مالیات» — برای صورت‌حسابِ رسمی.
کنترلِ انقضا (FEFO): با روشن‌کردنِ «کالایِ تاریخ‌دار»، در قبض و حواله تاریخِ انقضا و بچ پرسیده می‌شود و «هشدار از چند روز پیش از انقضا» فعال می‌گردد.
نقطهٔ سفارش: حداقلی که اگر موجودی به آن برسد، کالا در تبِ «باید بخرید» ظاهر می‌شود. خالی یعنی بدونِ سیاست.
موجودیِ هدف: مقداری که می‌خواهید انبار تا آن پر شود؛ پیشنهادِ خرید از همین منها موجودی حساب می‌شود.

فرقِ «خالی» با «صفر» در نقطهٔ سفارشخالی گذاشتن یعنی «هنوز برای این کالا تصمیمی نگرفته‌ام» و کالا اصلاً در پیشنهادِ خرید نمی‌آید. صفر یعنی «هر وقت تمام شد خبرم کن». این دو یکی نیستند.

تبِ «ساختارِ انبار» — انبار را کجا بسازم؟

اینجا شکلِ فیزیکیِ انبارتان را می‌سازید. ساختار سه سطح دارد و بیشتر از سه سطح ممکن نیست: انبار (سطح یک) ← بخش (سطح دو) ← قفسه (سطح سه).

دکمه‌ها و گزینه‌ها

جستجو بر اساس کد یا نام: درخت را فیلتر می‌کند و شاخه‌های مرتبط را باز نگه می‌دارد.
+ افزودنِ انبار: یک انبارِ سطحِ اول (ریشه) می‌سازد.
+ روی هر گره: زیرمجموعهٔ همان گره را می‌سازد: زیرِ انبار «بخش»، و زیرِ بخش «قفسه».
ویرایش: نام، کد و تیکِ «قابلِ نگهداریِ کالا» را عوض می‌کند.
حذف: گره را پاک می‌کند و پیش از آن تأیید می‌گیرد. گره‌ای که موجودی یا سند دارد حذف نمی‌شود.
شاخه‌ای / جدولی: نمای شاخه‌ای سطح‌ها را ستون‌به‌ستون کنار هم می‌گذارد؛ نمای جدولی همه را در یک جدولِ تودرتو نشان می‌دهد.
بستن همه / باز کردن همه: فقط در نمای جدولی؛ همهٔ شاخه‌ها را جمع یا باز می‌کند.

فیلدهای فرمِ انبار

کد: خودکار پیشنهاد می‌شود و بر اساس شاخهٔ والد و گره‌های هم‌سطح ساخته می‌شود. معمولاً دست نزنید.
نام: تنها فیلدِ اجباری. مثلاً «انبارِ مرکزی»، «بخشِ یدکی»، «قفسهٔ الف-۳».
قابلِ نگهداریِ کالا: مهم‌ترین تیکِ این صفحه. تا روشنش نکنید، این گره در فهرستِ انبارِ قبض و حواله دیده نمی‌شود. گرهِ سطحِ یک هرگز محلِ نگهداری نیست و عمداً چنین است: انبارِ سطحِ اول ظرفِ زیرمجموعه‌هاست.

اگر دکمهٔ «+ صدورِ قبض» خاموش بودیعنی هیچ گره‌ای با تیکِ «قابلِ نگهداریِ کالا» ندارید. به همین تب برگردید، یک قفسه بسازید یا گرهِ موجود را ویرایش کنید و آن تیک را روشن کنید. برای انتقال به دستِ‌کم دو محلِ نگهداری نیاز دارید.

تبِ «قبض انبار» — کالا وارد شد

هر بار کالایی وارد انبار می‌شود — خرید از فروشنده، برگشت از مشتری، تولید — یک قبض بزنید. قبض موجودی را زیاد می‌کند و بهای تمام‌شدهٔ کالا از همین‌جا ساخته می‌شود.

دکمه‌های بالای فهرست

کادرِ جستجو: روی شماره، شرح یا شمارهٔ فاکتورِ فروشنده می‌گردد.
+ صدورِ قبض انبار: فرمِ سندِ جدید را باز می‌کند. اگر خاموش بود، هنوز محلِ نگهداری نساخته‌اید.
قطعی‌کردنِ گروهی: فقط وقتی دیده می‌شود که پیش‌نویسی وجود داشته باشد؛ چند سند را یک‌جا نهایی می‌کند.
ورود از اکسل: قبض را از یک فایلِ اکسل می‌سازد — برای وقتی فهرستِ بلندی از فروشنده گرفته‌اید. فقط در قبض هست.
خروجی اکسل: همین فهرست را با همین فیلترها در فایلِ اکسل می‌ریزد.
چاپ: فهرست را با سربرگ و جای امضا چاپ می‌کند.

دکمه‌های هر ردیفِ فهرست

📎 پیوست‌ها: تصویر یا PDFِ فاکتورِ فروشنده را به همین سند می‌چسباند.
قطعی‌کردن: پنجرهٔ نهایی‌سازی را باز می‌کند (پایین‌تر توضیح داده شده). فقط روی پیش‌نویس.
ویرایش: فقط روی پیش‌نویس کار می‌کند.
کپی: سندِ تازه‌ای از روی همین سند می‌سازد. روی سندِ قطعی‌شده هم کار می‌کند و این عمدی است: قبضِ ماهِ گذشته بهترین الگو برای قبضِ این ماه است. تاریخِ سندِ تازه «امروز» می‌شود.
حذف: فقط پیش‌نویس. سندِ قطعی‌شده حذف نمی‌شود.
صدورِ سندِ معکوس: تنها راهِ اصلاحِ سندِ قطعی‌شده: سندی با اثرِ وارونه صادر می‌شود و هر دو در سوابق می‌مانند.

فیلدهای فرمِ قبض

تاریخ: تاریخِ شمسیِ سند. پیش‌فرض امروز است.
انبار: محلی که کالا در آن می‌نشیند. فقط محل‌های «قابلِ نگهداریِ کالا» فهرست می‌شوند.
شرح: توضیحِ کلیِ سند؛ اختیاری ولی در فهرست و چاپ دیده می‌شود.
بارکدخوان: کادری که بارکدخوانِ USB در آن تایپ می‌کند. دکمهٔ «افزودن» یا کلیدِ اینتر کالا را به ردیف‌ها اضافه می‌کند. دکمهٔ دوربین کنارش همین کار را با دوربینِ گوشی می‌کند.
＋ تأمین‌کننده، سفارشِ خرید و فاکتور: بخشِ اطلاعاتِ سندِ کاغذی را باز می‌کند: تأمین‌کننده، شمارهٔ سفارشِ خرید، شمارهٔ و تاریخِ فاکتورِ فروشنده، تحویل‌دهنده، تحویل‌گیرنده، فرستنده، شمارهٔ بارنامه، ساعتِ تحویل، نام و کدِ ملیِ راننده، نوعِ وسیله و پلاک. همه اختیاری‌اند.
کنترلِ کیفی و اقلامِ اموالی: ستونِ «اموال» و فیلدهای «نتیجهٔ کنترلِ کیفی» و «یادداشتِ کنترلِ کیفی» را نشان می‌دهد.

ستون‌های جدولِ ردیف‌ها

کالا: با تایپِ بخشی از کد یا نام جستجو کنید؛ فهرست روی سرور می‌گردد.
واحد: خودکار از خودِ کالا می‌آید و دستی عوض نمی‌شود.
شرح ردیف: توضیحِ همان قلم؛ اختیاری.
مقدار: تعدادِ پذیرفته‌شده.
بهایِ واحدِ ورود: قیمتِ خریدِ هر واحد. این عدد در بهای تمام‌شده می‌نشیند، پس درست واردش کنید.
مبلغ: خودکار: مقدار ضربدر بهای واحد.
تحویلی: اگر مقدارِ تحویل‌شده با مقدارِ پذیرفته‌شده فرق دارد اینجا بنویسید؛ خالی یعنی همان مقدار.
اموال: تیکِ «این قلم نامزدِ تبدیل به دارایی ثابت است» — برای اقلامی که باید در ماژولِ اموال ثبت شوند.
ردیابی: با کلیک روی نشانِ ردیابیِ ردیف باز می‌شود: بچ، لات، سریال، محلِ دقیق (قفسه/ردیف) و مرکزِ هزینه. برای کالای «شناساییِ ویژه» پرکردنش اجباری است.
حذف ردیف: دکمهٔ حذفِ انتهای سطر، یا کلیکِ راست روی شمارهٔ ردیف.
+ ردیف جدید: یک سطرِ خالی اضافه می‌کند. با اینتر در آخرین خانهٔ سطر هم خودکار ساخته می‌شود.

پنجرهٔ «قطعی‌کردن»

حساب‌ها اینجا پرسیده می‌شوند نه هنگامِ صدورِ سند، و این عمدی است: انبارداری که قبض می‌زند معمولاً نمی‌داند طرفِ حسابِ فروشنده کدام است — آن تصمیمِ حسابداری است.

حسابِ پرداختنی / نقد: طرفِ حسابِ فروشنده. اجباری است.
حسابِ مالیات بر ارزش افزودهٔ خرید: فقط اگر در سند ارزش‌افزوده ثبت کرده‌اید؛ وگرنه روی «— ندارد —» بگذارید.
قطعی‌کردن و صدورِ سند: بهای تمام‌شده را حساب می‌کند، موجودی را بالا می‌برد و سندِ حسابداری می‌زند.

پیش از زدنِ «قطعی‌کردن» یک بار دیگر نگاه کنیدپس از نهایی‌شدن، سند نه ویرایش می‌شود نه حذف؛ تنها راهِ اصلاح، صدورِ سندِ معکوس است. تا وقتی مطمئن نیستید، سند را پیش‌نویس نگه دارید — پیش‌نویس هیچ اثری در حسابداری ندارد.

تبِ «حواله انبار» — کالا خارج شد

حواله دقیقاً برعکسِ قبض است و موجودی را کم می‌کند. شکلِ فهرست، فرم و دکمه‌ها همان قبض است، با سه تفاوت.

ستونِ قیمت «بهایِ واحدِ خروج» نام دارد و معمولاً خالی می‌ماند: بهای واقعیِ خروج را خودِ سامانه از لایه‌های موجودی حساب می‌کند، نه شما. قیمتِ فروش هیچ نقشی در آن ندارد.
بخشِ «تأمین‌کننده و فاکتور» و «ورود از اکسل» ندارد؛ این‌ها فقط مالِ قبض‌اند.
در پنجرهٔ قطعی‌کردن، فیلدِ علتِ خروج اضافه می‌شود.

علتِ خروج — کدام را انتخاب کنم؟

فروش: کالا فروخته شده. بهایش به «بهای تمام‌شدهٔ کالای فروش‌رفته» می‌رود و حسابِ دیگری نمی‌خواهد.
ضایعات: کسری، خرابی یا اضافهٔ انبار. حسابِ جداگانه نمی‌خواهد.
مصرف در تولید: مادهٔ اولیه‌ای که وارد تولید شده. حسابِ هزینهٔ مقصد را باید انتخاب کنید.
مصرفِ داخلی: مصرفِ خودِ مجموعه (مثلاً لوازم اداری). حسابِ هزینهٔ مقصد را باید انتخاب کنید.

خطای «موجودی کافی نیست»مقدارِ حواله نمی‌تواند از موجودیِ همان انبار بیشتر باشد. اول در تبِ «موجودی کل انبار» ببینید کالا واقعاً کجا و چقدر است — گاهی کالا هست ولی در قفسهٔ دیگری.

تبِ «انتقالِ انبار» — کالا جابه‌جا شد

وقتی کالا از انباری به انبارِ دیگر می‌رود، به‌جای زدنِ یک حواله و یک قبضِ جدا، یک سندِ انتقال بزنید. یک فیلدِ اضافه دارد: به انبارِ (انبارِ مقصد)، در کنارِ انبارِ مبدأ.

قیمت وارد نمی‌کنید؛ بهای کالا خودش همراهش جابه‌جا می‌شود.
انتقالِ داخلی هیچ سود یا زیانی نمی‌سازد و سندِ حسابداری هم صادر نمی‌کند — کالا از کسب‌وکار خارج نشده، فقط جایش عوض شده.
در پنجرهٔ قطعی‌کردن هیچ حسابی پرسیده نمی‌شود و دکمه‌اش «قطعی‌کردنِ انتقال» نام دارد.
برای اصلاحِ انتقالِ قطعی‌شده، «برگشتِ انتقال» بزنید تا کالا به مبدأ بازگردد.
این تب به دو محلِ نگهداری نیاز دارد؛ با یکی، دکمهٔ صدور خاموش می‌ماند.

تبِ «کاردکس» — تاریخچهٔ یک کالا

کاردکس دفترِ حسابِ یک کالاست: هر ورود و خروج به ترتیبِ تاریخ، با ماندهٔ همان لحظه. برای پاسخ به «این کالا کِی آمد، کِی رفت و الان چقدر است؟» ساخته شده.

فیلترها

کالا: اجباری — کاردکس همیشه برای یک کالاست.
انبار: اختیاری. خالی یعنی «همهٔ انبارها».
از تاریخ / تا تاریخ: اختیاری. خالی یعنی از ابتدا تا امروز.
نمایشِ کاردکس: گزارش را می‌سازد.

ستون‌های گزارش

تاریخ · سند · انبار · شرح · وارده · صادره · مانده · قیمتِ واحد · مبلغ · واحد. روی شمارهٔ سندِ هر سطر کلیک کنید تا همان قبض یا حواله باز شود.

مانده ابتدای دوره و پایان دورهبالای جدول سه نشانِ خلاصه می‌بینید: واحد، ماندهٔ ابتدای دوره و ماندهٔ پایان دوره. اگر بازهٔ تاریخی داده باشید، «ابتدای دوره» همان چیزی است که پیش از شروعِ بازه در انبار بوده.

اگر پیامِ «مغایرت با موجودیِ قیمت‌گذاری‌شده» دیدیدکاردکس فقط قبض، حواله، انتقال و اصلاحِ انبارگردانی را می‌شمرد. اگر خرید یا فروشی از مسیرِ دیگری ثبت شده باشد، سندِ انبار نساخته و در این جدول دیده نمی‌شود. در چنین حالتی برای انبارگردانی، موجودیِ قیمت‌گذاری‌شده را مرجع بگیرید، نه عددِ کاردکس.

تبِ «موجودی کل انبار» — الان چه داریم؟

عکسِ لحظه‌ایِ کلِ انبار: هر کالا، در هر انبار، با مقدار و ارزشِ ریالی. این تب دو بخش دارد.

بخشِ بالا: کنترلِ انقضا (FEFO)

فقط کالاهای «تاریخ‌دار» را می‌آورد و می‌گوید چند بچ منقضی و چند بچ نزدیک به انقضاست. ستون‌ها: کد کالا، نام، انبار، بچ، انقضا، مانده، روزِ باقی‌مانده و وضعیت. سطرِ قرمز یعنی منقضی، زرد یعنی نزدیک به انقضا. تیکِ همهٔ بچ‌هایِ تاریخ‌دار بچ‌های سالم را هم نشان می‌دهد.

بخشِ پایین: جدولِ موجودی

جستجو: در کد، نامِ کالا یا انبار می‌گردد.
همه انبارها: جدول را به یک انبارِ مشخص محدود می‌کند.
فقط موجودی غیرصفر: پیش‌فرض روشن است تا فهرست شلوغ نشود؛ برای دیدنِ کالاهای صفر خاموشش کنید.
سرستون‌های نشان‌دار: روی «کد کالا»، «نام»، «موجودی»، «میانگین قیمت» و… کلیک کنید تا مرتب‌سازی عوض شود؛ کلیکِ دوم ترتیب را وارونه می‌کند.
رزرو: مقداری که برای سفارش‌های تأییدشده کنار گذاشته شده و هنوز تحویل نشده.
آزاد: موجودی منهای رزرو — یعنی آن‌چه واقعاً می‌توانید بفروشید.
چاپ: گزارش را با سربرگ، جمعِ ریالی و جای امضا چاپ می‌کند (پیش‌فرض: افقی).

برچسبِ «نیازمند تعیین محل»سطرهای زردرنگ مانده‌های قدیمی‌اند که محلِ فیزیکی‌شان مشخص نیست. در جمعِ ریالی و انبارگردانی حساب می‌شوند، ولی بهتر است با یک انتقال به قفسهٔ واقعی‌شان منتقل شوند.

تبِ «انبارگردانی» — شمارشِ واقعی

انبارگردانی یعنی بروید انبار را واقعاً بشمارید و عددِ شمرده‌شده را اینجا وارد کنید. سامانه اختلافِ آن با عددِ خودش را حساب می‌کند و در صورتِ نیاز سندِ حسابداریِ اصلاحی می‌زند.

گام‌به‌گام

۱محل انبارگردانی را انتخاب کنید. هر بار یک محل — با تغییرِ محل، مقادیرِ واردشده پاک می‌شوند تا شمارشِ دو محل قاطی نشود.
۲تاریخ انبارگردانی و شرح را پر کنید (شرح اختیاری است).
۳مقدارها را وارد کنید — به یکی از سه روشِ زیر.
۴ستونِ «موجودی سیستمی» را با شمارشِ خودتان مقایسه کنید.
۵ثبت انبارگردانی را بزنید.

سه راهِ واردکردنِ مقدار

دستی: در ستونِ «مقدار شمارش‌شده» عدد را تایپ کنید. ردیفی که خالی بماند اصلاً شمرده نمی‌شود.
بارکدخوان یا دوربین: در کادرِ «ورودی بارکدخوان» اسکن کنید و «افزودن» بزنید. هر اسکن یک عدد اضافه می‌کند — برای شمارشِ قفسه‌ای بسیار سریع است. دکمهٔ دوربین همین کار را با گوشی می‌کند.
فایل اکسل: «انتخاب و بارگذاری فایل» با پسوند xlsx یا csv و ستون‌های «کد کالا» و «مقدار شمارش‌شده». کدهایی که پیدا نشوند با نام گزارش می‌شوند.

پس از ثبت

نتیجه شمارش: جدولِ اختلاف‌ها: سیستمی، شمارش‌شده، اختلاف و ارزشِ ریالیِ اصلاح.
شمارهٔ سند: اگر اختلافِ ریالی بوده، سندِ حسابداری صادر و شماره‌اش اعلام می‌شود؛ وگرنه پیام می‌گوید سندی لازم نبود.
سوابق اخیر انبارگردانی: ده شمارشِ آخر با تاریخ، محل، شرح، تعدادِ اقلام و شمارهٔ سند.
پاک‌کردن فرم: همهٔ مقادیرِ واردشده را خالی می‌کند و تاریخ را به امروز برمی‌گرداند.
چاپ: فرمِ انبارگردانی را با ستونِ «اختلاف» و جای امضای تیمِ شمارش و مدیر مالی چاپ می‌کند — برای بردن به انبار یا بایگانی.

ترفند: اول فرمِ خالی را چاپ کنیدپیش از رفتن به انبار، فرم را چاپ کنید و روی کاغذ بشمارید؛ بعد اعداد را یک‌جا وارد کنید. این کار هم سریع‌تر است و هم یک مدرکِ امضاشده برایتان باقی می‌گذارد.

تبِ «باید بخرید» — چه چیزی کم آورده‌ایم؟

این تب به یک پرسشِ ساده پاسخ می‌دهد: «امروز چه باید بخرم و از کی؟» کالاهایی را می‌آورد که موجودی‌شان به نقطهٔ سفارش رسیده است، همراه با تأمین‌کننده و قیمتِ آخرین خرید.

ستون‌ها

کد کالا · نام · موجودی · نقطهٔ سفارش · پیشنهادِ خرید (موجودیِ هدف منهای موجودی) · تأمین‌کنندهٔ آخر · قیمتِ آخر (با تاریخش) · برآوردِ مبلغ.

دکمه‌ها

تیکِ هر ردیف: پیش‌فرض همه انتخاب‌اند؛ آن‌چه نمی‌خواهید را بردارید.
انبارِ مقصدِ قبض: کالای خریداری‌شده قرار است کجا بنشیند. تا انتخابش نکنید دکمهٔ ساخت خاموش است.
ساختِ قبضِ پیش‌نویس: برای هر تأمین‌کننده یک قبضِ پیش‌نویس می‌سازد — نه قطعی.
خروجی اکسل: همین فهرست را برای فرستادن به خریدار یا مدیر در اکسل می‌ریزد.

قیمتِ پیشنهادی، قیمتِ دیروز استقیمتِ هر ردیف همان قیمتِ آخرین خریدِ قطعی است و معمولاً با فاکتورِ امروز فرق دارد. قبضِ ساخته‌شده پیش‌نویس است: در تبِ «قبض انبار» بازش کنید، مقدار و قیمت را اصلاح کنید و بعد قطعی کنید.

اگر فهرست خالی بوددو حالت دارد و پیامِ صفحه فرقشان را می‌گوید: یا برای هیچ کالایی نقطهٔ سفارش تعیین نکرده‌اید (به تبِ «کالاها» بروید و فیلدِ نقطهٔ سفارش را پر کنید)، یا موجودیِ همهٔ کالاهای دارای سیاست بالای نقطهٔ سفارش است و واقعاً چیزی لازم نیست.

میان‌برها و ترفندهایی که کار را سریع می‌کنند

کلیدِ اینتر: در همهٔ فرم‌های این صفحه، اینتر شما را به خانهٔ بعد می‌برد، نه اینکه فرم را ثبت کند. در آخرین خانهٔ یک سطر، به سطرِ بعد می‌رود و اگر سطرِ بعدی نباشد، خودش یکی می‌سازد.
فهرست‌های بازشونده: هر فهرستِ بلندی کادرِ جستجو دارد. ارقامِ فارسی و لاتین یکسان گرفته می‌شوند — تایپِ ۱۴۰۹ همان‌قدر جواب می‌دهد که 1409.
کلیکِ راست روی شمارهٔ ردیف: منویِ کپی، چسباندن و حذفِ ردیف را باز می‌کند — برای ردیف‌های تکراری خیلی سریع‌تر از پرکردنِ دستی است.
دکمهٔ «کپی» روی سند: سریع‌ترین راهِ ساختِ سندی شبیهِ سندِ قبلی، حتی اگر آن سند قطعی شده باشد.
«کالا کجاست؟»: در سطرِ ردیابیِ حواله، نشان می‌دهد این کالا در کدام قفسه‌ها و چقدر موجود است.
«بارگذاریِ بچ‌ها»: برای کالای تاریخ‌دار، بچ‌ها را به ترتیبِ زودترین انقضا می‌آورد؛ اولی همانی است که باید اول مصرف شود.
اسکن با دوربینِ گوشی: هر جا دکمهٔ دوربین هست می‌توانید بدونِ بارکدخوان اسکن کنید. برای کارکردنِ دوربین، سایت باید روی نشانیِ امن باز شده باشد و اجازهٔ دوربین را بدهید.
چاپ: فهرستِ اسناد، کاردکس، موجودی کل و فرمِ انبارگردانی همگی چاپِ آراسته با سربرگ و جای امضا دارند.
خروجی اکسل: هر جا دکمهٔ اکسل می‌بینید، همان چیزی که روی صفحه می‌بینید — با همان فیلترها — در فایل ریخته می‌شود.

خطاهای رایج و چارهٔ هر کدام

دکمهٔ «+ صدورِ سند» خاموش است: هیچ محلِ «قابلِ نگهداریِ کالا» ندارید (برای انتقال: کمتر از دو تا). به تبِ «ساختارِ انبار» بروید و تیکِ مربوطه را روشن کنید.
«موجودی کافی نیست»: مقدارِ حواله از موجودیِ همان انبار بیشتر است. در «موجودی کل انبار» ببینید کالا در کدام محل است.
کالا در فهرستِ انتخاب پیدا نمی‌شود: یا غیرفعال است، یا طبقه‌اش «خدمت» است (خدمت انبار ندارد)، یا هنوز ساخته نشده.
بارکد اسکن می‌شود ولی چیزی پیدا نمی‌شود: بارکدِ روی بسته در فرمِ کالا ثبت نشده. در تبِ «کالاها» فیلدِ بارکد را پر کنید.
سند را نمی‌توانم ویرایش کنم: قطعی شده است. با «صدورِ سندِ معکوس» اصلاحش کنید.
کالا را نمی‌توانم حذف کنم: موجودی دارد. دکمهٔ حذف فقط روی کالای با موجودیِ صفر ظاهر می‌شود؛ به‌جایش «غیرفعال‌سازی» را بزنید.
روشِ هزینه‌یابی را نمی‌توانم عوض کنم: پس از نخستین خرید قفل می‌شود، چون تغییرش بهای تمام‌شدهٔ سوابق را بی‌معنا می‌کرد.
«نیازمند تعیین محل»: ماندهٔ قدیمی بدونِ محلِ فیزیکی. با یک سندِ انتقال به قفسهٔ واقعی‌اش ببریدش.
عددِ کاردکس با موجودی نمی‌خواند: پیامِ مغایرت را بخوانید؛ مرجعِ انبارگردانی موجودیِ قیمت‌گذاری‌شده است.

پرسش‌های متداول

فرقِ پیش‌نویس و قطعی دقیقاً چیست؟

پیش‌نویس فقط یک یادداشت است: نه موجودی را عوض می‌کند، نه در حسابداری اثری دارد، و هر وقت خواستید ویرایش یا حذفش کنید. قطعی یعنی سند واقعاً ثبت شده: موجودی تغییر کرده، بهای تمام‌شده محاسبه شده و (جز در انتقال) سندِ حسابداری صادر شده.

سندی را اشتباه قطعی کردم. چه کنم؟

روی همان سند «صدورِ سندِ معکوس» (در انتقال: «برگشتِ انتقال») را بزنید. سندی با اثرِ وارونه صادر می‌شود و اثرِ سندِ اشتباه خنثی می‌گردد. هر دو سند در سوابق می‌مانند و این درست است: پاک‌کردنِ تاریخچه در حسابداری مجاز نیست.

چرا در حواله قیمت وارد نکنم؟

چون بهای واقعیِ خروج به روشِ هزینه‌یابیِ کالا بستگی دارد (فایفو، میانگینِ موزون یا شناساییِ ویژه) و سامانه آن را از لایه‌های موجودی حساب می‌کند. قیمتی که شما بنویسید فقط برای اطلاعِ خودتان است.

چند انبار می‌توانم بسازم؟

به تعدادِ دلخواه، ولی عمقِ درخت حداکثر سه سطح است: انبار، بخش، قفسه. در عمل همین برای تفکیکِ کارگاه، فروشگاه و انبارِ مرکزی کافی است.

کالایی را دیگر نمی‌خرم. حذفش کنم یا غیرفعالش کنم؟

غیرفعالش کنید. حذف فقط برای کالایی است که اشتباهی ساخته شده و هیچ موجودی و سابقه‌ای ندارد. کالای غیرفعال از فهرست‌های انتخاب بیرون می‌رود ولی گزارش‌های گذشته‌اش سالم می‌ماند.

انبارگردانی را هر چند وقت یک‌بار انجام دهم؟

قانون، شمارشِ پایانِ سالِ مالی را لازم می‌داند. در عمل برای کالاهای پرگردش شمارشِ ماهانهٔ چند قفسه («انبارگردانی چرخشی») خیلی مفیدتر است از یک شمارشِ بزرگِ سالانه.

تفاوتِ «موجودی» و «آزاد» چیست؟

«موجودی» یعنی آن‌چه فیزیکی در قفسه است. «رزرو» یعنی بخشی از آن برای سفارش‌های تأییدشده کنار گذاشته شده. «آزاد» همان موجودی منهای رزرو است — یعنی آن‌چه واقعاً می‌توانید به مشتریِ تازه قول بدهید.

بچ و سریال را حتماً باید پر کنم؟

فقط برای کالایی که روشِ هزینه‌یابی‌اش «شناساییِ ویژه» است یا تیکِ «کالایِ تاریخ‌دار» دارد. برای بقیه اختیاری است، ولی اگر پرش کنید ردیابیِ محموله و کنترلِ انقضا برایتان کار می‌کند.

بخش ۱۲

اسناد دریافتی و پرداختی

مسیر: دفاتر حسابداری ← اسناد دریافتی / اسناد پرداختی. مدیریت چک‌ها، برات‌ها و وعده‌های انتقال:

مرحله	مسیر / توضیح
ثبت سند	تاریخ ثبت، سررسید، نوع (چک/برات/وعده)، شماره، مبلغ و حساب مقصد
نهایی‌کردن	«نهایی» → اگر حساب‌های کنترلی تنظیم باشند، سند حسابداری خودکار صادر می‌شود
وصول / پرداخت	«تعیین نتیجه» → وصول‌شده، برگشتی، پرداخت‌شده یا ابطال
صدور سند جبرانی	اگر هنگام نهایی‌کردن حساب‌های کنترلی خالی بودند، از «صدور سند حسابداری» استفاده کنید

حساب‌های کنترلی را از تنظیمات ← اسناد دریافتی/پرداختی تنظیم کنید. حساب مقصد (تفصیلی مشتری یا تأمین‌کننده) را در فرم سند انتخاب کنید.

سند دریافتنی: بدهکار = اسناد دریافتنی، بستانکار = حساب مقصد (مشتری). سند پرداختنی: عکس این ثبت.

بخش ۱۳

حقوق و دستمزد

این بخش همان راهنمایی است که از دکمهٔ «راهنما» در خودِ صفحهٔ حقوق و دستمزد هم باز می‌شود — هر گام، هر دکمه و هر گزینه.

از کجا شروع کنم؟

این ماژول عمداً به شکلِ گام‌به‌گام چیده شده: نوارِ بالا شش گام است و هر گام به گامِ قبلی تکیه دارد. اگر ترتیب را رعایت نکنید، گامِ بعدی یا خالی می‌ماند یا عددِ غلط می‌دهد.

۱پرسنل — کارتِ هر کارمند را مطابقِ حکمِ کارگزینی وارد کنید: مشخصاتِ فردی، اطلاعاتِ شغلی و اقلامِ حکم.
۲قوانین — نرخ‌ها و مبالغِ آن سال: بیمه، معافیتِ مالیاتی، حق مسکن، بن، اولاد و جدولِ پلکانیِ مالیات. یک‌بار در سال.
۳جدول ماه — دکمهٔ «تولید جدول این ماه» برای همهٔ کارکنانِ فعال ردیف می‌سازد؛ کارکرد و اضافه‌کار را وارد می‌کنید و سامانه بقیه را محاسبه می‌کند.
۴ماه را تأیید کنید تا قفل شود، سپس ثبت در دفتر بزنید تا سندِ حسابداری صادر شود.
۵صورت بیمه و لیست مالیات را از همان دادهٔ تأییدشده بگیرید.

یک کارِ یک‌بار برای همیشه، پیش از نخستین «ثبت در دفتر»در مسیرِ تنظیمات ← حقوق و دستمزد باید حساب‌های کنترلی را تعیین کنید: هزینهٔ حقوق، هزینهٔ بیمهٔ سهمِ کارفرما، حقوق پرداختنی، بیمهٔ پرداختنی و مالیاتِ پرداختنی. تا این‌ها تعیین نشوند، سندِ حقوق در دفتر ثبت نمی‌شود.

سال و ماه را فراموش نکنیدسمتِ چپِ نوارِ گام‌ها، ماه و سال را انتخاب می‌کنید. همهٔ گام‌ها به همین انتخاب نگاه می‌کنند — قوانین به سال، و جدول و بیمه و مالیات به ماه. اگر جدولِ ماه خالی بود، اول ببینید ماهِ درستی انتخاب کرده‌اید یا نه.

واژه‌نامه — این کلمه‌ها یعنی چه؟

حقوق و دستمزد پر از اصطلاحاتِ قانونی است. این چند تا را بدانید، بقیهٔ راهنما ساده می‌شود.

حکم کارگزینی: سندِ رسمیِ استخدام که حقوقِ پایه و فوق‌العاده‌های ثابتِ کارمند را تعیین می‌کند. کارتِ پرسنل از رویِ همین پر می‌شود.
حقوق پایه: مبنایِ اصلیِ حقوق، پیش از هر مزایا. در همهٔ محاسبات دخیل است.
مزایا: آن‌چه به پایه اضافه می‌شود: حق مسکن، بن/خواربار، حق اولاد، حق تأهل، حق جذب، اضافه‌کار، مأموریت، نوبت‌کاری…
کسور: آن‌چه از حقوق کم می‌شود: بیمهٔ سهمِ کارمند، مالیاتِ حقوق، و کسوراتِ دیگر (وام، مساعده…).
ناخالص: جمعِ پایه و همهٔ مزایا، پیش از کسر کردنِ چیزی.
خالص: آن‌چه واقعاً به کارمند پرداخت می‌شود: ناخالص منهای کسور.
پایهٔ مشمول بیمه: آن بخش از حقوق که بیمه به آن تعلق می‌گیرد — همهٔ اقلام مشمول نیستند.
پایهٔ مشمول مالیات: آن بخش که مالیات به آن می‌خورد، پس از کسرِ معافیتِ ماهانه.
کف و سقفِ بیمه: حداقل و حداکثرِ دستمزدی که بیمه رویش حساب می‌شود. کمتر از کف به کف گرد می‌شود و بیشتر از سقف به سقف.
معافیت مالیاتی ماهانه: مبلغی که هر ماه از درآمدِ مشمول کم می‌شود و مالیات نمی‌گیرد.
جدول پلکانیِ مالیات: نرخِ مالیات با بالا رفتنِ درآمد پله‌پله زیاد می‌شود؛ هر پله یک «از مبلغ»، «تا مبلغ» و «نرخ» دارد.
عیدی و سنوات: ذخیرهٔ ماهانه‌ای که برای پرداختِ پایانِ سال و پایانِ خدمت کنار گذاشته می‌شود.
صورت دستمزد (صورت بیمه): فهرستِ رسمی که هر ماه به تأمینِ اجتماعی می‌رود.
لیست مالیات: فهرستِ کسرِ مالیاتِ حقوق که به ادارهٔ دارایی می‌رود.

نوارِ بالا — گام‌ها و انتخابِ دوره

بالای صفحه شش دکمهٔ گام می‌بینید که هر کدام زیرِ نامش یک توضیحِ کوتاه دارد، و کنارشان انتخاب‌گرِ ماه و سال.

پرسنل: مشخصات و حکم.
قوانین: محاسباتِ سالانه — نرخ‌ها و مبالغِ آن سال.
جدول ماه: ورود و محاسبه — قلبِ ماژول.
صورت بیمه: خروجیِ تأمین اجتماعی.
لیست مالیات: کسرِ مالیاتِ حقوق.
راهنمای شمول: جدولِ بیمه و مالیاتِ ۱۴۰۵ — کدام قلم مشمول است و کدام نه.
ماه و سال: سمتِ چپِ نوار. ماه از فهرستِ دوازده‌ماهه و سال با تایپِ عدد. کنارشان همیشه «سال / ماهِ» انتخاب‌شده نوشته شده تا اشتباه نشود.
نشانِ وضعیت: وقتی کاری در جریان باشد، زیرِ نوار یک نشانِ وضعیت ظاهر می‌شود.

نوارِ آبیِ بالای صفحهبالای همه‌چیز یک یادآوری دربارهٔ «راهنمای شمولِ بیمه و مالیاتِ ۱۴۰۵» می‌بینید با دکمهٔ «باز کردن راهنمای شمول». همان گامِ ششم است؛ اگر نمی‌دانید کدام قلم مشمولِ بیمه یا مالیات است، از همان‌جا ببینید.

گامِ ۱ — «پرسنل»: کارتِ هر کارمند

نخستین کار. تا کارمندی تعریف نشده باشد، جدولِ ماه چیزی برای ساختن ندارد. کارتِ پرسنل باید مطابقِ حکمِ کارگزینی پر شود.

دکمه‌ها

+ کارمند جدید: فرمِ کارتِ پرسنل را باز می‌کند.
ویرایش: همان فرم را با مقادیرِ فعلی باز می‌کند.
ذخیره / انصراف: پایینِ فرم.

ستون‌های فهرست

کد · نام · نام خانوادگی · کد ملی · واحد · شغل · اولاد · حقوق پایه · وضعیت (شاغل یا غیرفعال).

بخشِ «اطلاعات فردی»

نام *: اجباری.
نام خانوادگی و نام پدر: روی صورتِ بیمه چاپ می‌شوند.
کد ملی *: اجباری و در صورتِ بیمه و لیستِ مالیات به‌کار می‌رود.
شماره شناسنامه، تاریخ تولد، محل تولد، محل صدور: برای فرم‌های رسمی.
وضعیت تأهل: نامشخص، مجرد یا متأهل — روی «حق تأهل» اثر دارد.
تعداد اولاد: مبنای «حق اولاد»؛ در جدولِ ماه هم قابلِ تغییر است.
وضعیت نظام وظیفه: مثلاً پایان خدمت یا معاف.
آخرین مدرک تحصیلی و رشته: اختیاری.

بخشِ «اطلاعات شغلی و استخدامی»

کد پرسنلی *: اجباری و یکتا. در همهٔ فهرست‌ها و خروجی‌ها همین دیده می‌شود.
نوع استخدام: رسمی، قراردادی، پیمانی و مانندِ آن.
واحد سازمانی و عنوان شغل: در صورتِ بیمه و جدولِ ماه نمایش داده می‌شوند.
کد شغل: کدِ شغلیِ تأمین اجتماعی.
رتبه / طبقه / پایه و سابقه کار: اطلاعاتِ حکم؛ سابقه را آزادانه بنویسید، مثلاً «۵ سال و ۳ ماه».
تاریخ شروع به کار *: اجباری. در صورتِ بیمه ستونِ «آغاز کار» از همین پر می‌شود.
شماره بیمه: شمارهٔ بیمهٔ تأمین اجتماعیِ کارمند.
شماره شبا: با IR شروع می‌شود؛ خروجیِ بانک از همین ساخته می‌شود.
شاغل: تیکِ فعال‌بودن. فقط کارکنانِ شاغل در جدولِ ماه ردیف می‌گیرند.

بخشِ «اقلام حکم (ریال)»

حقوق پایه / مبنا: مبنای همهٔ محاسبات.
فوق‌العادهٔ شغل، سختی کار، ویژه، و تفاوت تطبیق: اقلامِ ثابتِ حکم.
جمع اقلام حکم: خودکار محاسبه می‌شود (بدونِ مسکن، بن و تأهلِ سالانه).

چرا مسکن و بن اینجا نیست؟چون آن‌ها سالانه‌اند و برای همهٔ کارکنان یکسان: از گامِ «قوانین» می‌آیند. اقلامِ حکمِ بالا هنگامِ تولیدِ جدولِ ماه به ستونِ «سایر مزایا» منتقل می‌شوند.

گامِ ۲ — «قوانین»: نرخ‌های امسال

این تنظیمات برای سالِ انتخاب‌شده ذخیره می‌شوند و همهٔ محاسباتِ آن سال از روی همین‌ها انجام می‌گیرد. معمولاً سالی یک بار پرش می‌کنید.

دکمه‌های کلیدی

بارگذاری مقادیر رسمی سال …: نرخ‌ها و مبالغِ رسمیِ همان سال را می‌آورد. خودش ذخیره نمی‌کند: بررسی کنید و بعد «ذخیره قوانین» را بزنید.
اعمال شمول پیشنهادی ۱۴۰۵ روی پرچم‌ها: جدولِ «کدام قلم مشمولِ بیمه و مالیات است» را با پیشنهادِ ۱۴۰۵ پر می‌کند.
ذخیره قوانین: تغییرات را برای همان سال ثبت می‌کند.

بخشِ «بیمه»

نرخ بیمه‌شده: سهمِ کارمند. به‌صورتِ کسری وارد می‌شود، مثلاً ۰٫۰۷ برای ۷٪.
نرخ کارفرما (بدون بیکاری): سهمِ کارفرما.
نرخ بیمه بیکاری: سهمِ بیمهٔ بیکاری.
کف دستمزد مشمول بیمه: کمتر از این مبلغ، بیمه روی همین کف حساب می‌شود.
سقف دستمزد مشمول بیمه: بیشتر از این مبلغ، بیمه روی همین سقف حساب می‌شود.

بخشِ «مالیات و کارکرد»

معافیت مالیاتی ماهانه: از درآمدِ مشمول کم می‌شود و مالیات نمی‌گیرد.
ضریب اضافه‌کار: هر ساعت اضافه‌کار چند برابرِ دستمزدِ ساعتی حساب شود.
ساعت روزانه: مبنای تبدیلِ روز به ساعت.
استفاده از روزهای واقعی ماه جلالی: تیکی که ماه را ۳۱ یا ۳۰ یا ۲۹ روزهٔ واقعی حساب می‌کند؛ خاموش که باشد از «مبنای روز ثابت» استفاده می‌شود.
مبنای روز ثابت: مثلاً ۳۰ روز برای همهٔ ماه‌ها.

بخشِ «مزایای پیش‌فرض»

حق مسکن · بن / خواربار: مبالغِ ثابتِ ماهانه برای همه.
حق اولاد (هر فرزند): در «تعداد اولادِ» هر کارمند ضرب می‌شود.
حق تأهل: برای کارکنانِ متأهل.
حق جذب پیش‌فرض: مقدارِ پیش‌فرضِ ستونِ جذب در جدولِ ماه.
نرخ مأموریت ساعتی / روزانه: مبنای محاسبهٔ حق مأموریت.
ذخیرهٔ ماهانهٔ عیدی و سنوات: هر ماه چقدر برای عیدی و سنوات کنار گذاشته شود.
ضریب نوبت‌کاری: برای کارکنانِ نوبت‌کار.
سقف ماه‌های عیدی: حداکثر معادلِ چند ماه حقوق به‌عنوانِ عیدی.

«شمول اقلام در پایهٔ بیمه و مالیات»

یک جدولِ تیک‌خور با سه ستون: قلم، مشمول بیمه، مشمول مالیات. اینجا تعیین می‌کنید هر مزایا در کدام پایه حساب شود. حقوق پایه همیشه در هر دو هست و قابلِ برداشتن نیست.

«جدول مالیات سالانه»

از مبلغ / تا مبلغ / نرخ (٪): هر سطر یک پلهٔ مالیاتی است. پلهٔ آخر «بدون سقف» است.
افزودن پله: یک پلهٔ تازه به انتهای جدول اضافه می‌کند.
حذف: پله را برمی‌دارد؛ آخرین پله حذف‌شدنی نیست.
آزمون جدول — حقوق ناخالص ماهانه: یک مبلغِ نمونه بدهید تا همان‌جا ببینید درآمدِ مشمول و مالیاتش چقدر می‌شود. پیش از ذخیره حتماً یک بار امتحان کنید.

نرخ‌ها را کسری بنویسید، نه درصدیدر بخشِ بیمه، ۷٪ یعنی ۰٫۰۷ نه ۷. فقط ستونِ «نرخ» در جدولِ پلکانیِ مالیات است که درصدی وارد می‌شود. اشتباه در این یک قلم، حقوقِ همهٔ کارکنان را خراب می‌کند.

گامِ ۳ — «جدول ماه»: قلبِ ماژول

اینجا حقوقِ ماه ساخته، بررسی، تأیید و به دفترِ کل فرستاده می‌شود. اگر ماه هنوز ساخته نشده باشد، صفحه فقط یک پیام و دکمهٔ تولید جدول این ماه نشان می‌دهد که با یک کلیک برای همهٔ کارکنانِ فعال ردیف می‌سازد.

نوارِ دکمه‌ها

نشانِ وضعیت: سمتِ راستِ نوار: پیش‌نویس، محاسبه‌شده، تأییدشده یا ثبت‌شده.
تأیید ماه: جدول را قفل می‌کند. پس از آن خانه‌ها ویرایش نمی‌شوند.
بازگشایی: قفل را برمی‌دارد تا دوباره ویرایش کنید. پس از «ثبت در دفتر» دیگر کار نمی‌کند — اول باید سندِ دفتر برگشت بخورد.
ثبت در دفتر: فقط روی ماهِ تأییدشده. سندِ حسابداریِ حقوق را صادر می‌کند.
برگشت سند دفتر: سندِ صادرشده را با سندِ معکوس خنثی می‌کند.
افزودن کارکنان جدید به جدول: اگر بعد از ساختِ جدول کارمندی استخدام شد، با این دکمه ردیفش اضافه می‌شود بی‌آنکه ردیف‌های موجود خراب شوند.
+ ثبت کارمند جدید: شما را به گامِ «پرسنل» می‌برد و فرمِ کارمندِ تازه را باز می‌کند.
بازمحاسبه با قوانین: همهٔ ردیف‌ها را دوباره با قوانینِ فعلی حساب می‌کند. اگر وسطِ ماه قوانین را عوض کردید، این را بزنید.
خروجی بانک: پنجرهٔ ساختِ فایلِ پرداختِ بانکی را باز می‌کند.
انتخاب کارمند برای فیش + نمایش فیش: فیشِ حقوقیِ یک نفر را نشان می‌دهد.
چاپ همهٔ فیش‌ها: فیشِ همهٔ کارکنان را برای چاپ آماده می‌کند.
خروجی اکسل: کلِ جدولِ ماه را با همهٔ ستون‌ها در فایلِ اکسل می‌ریزد.

ستون‌های جدول

جدول شش دستهٔ ستون دارد. خانه‌های سفید قابلِ تایپ‌اند و خانه‌های خاکستری محاسبه‌شده— یعنی دست‌نزدنی.

مشخصات پرسنلی: کد · نام · نام خانوادگی — محاسبه‌شده، از کارتِ پرسنل.
کارکرد: روز (روزهای کارکرد) · اضافه‌کار (ساعت) · نوبت س (ساعتِ نوبت‌کاری) — این سه را شما وارد می‌کنید.
حقوق و دستمزد مبنا: روزانه و پایه محاسبه‌شده‌اند؛ مسکن، اولاد (تعداد)، بن، تأهل، جذب، مأموریت س، مأموریت ر، حق مأموریت، عیدی، سنوات، نوبت‌کار و سایر مزایا قابلِ ویرایش‌اند. حق اولاد و اضافه‌کار مبلغ خودکار حساب می‌شوند.
کسور و سایر: کسوراتِ دستی مثلِ وام و مساعده را اینجا بنویسید.
خلاصه: بیمه، مالیات و خالص — هر سه محاسبه‌شده‌اند.
واحد: واحدِ سازمانیِ کارمند.

پنجرهٔ «خروجی بانک»

بانک: بانکِ مقصدِ پرداخت.
قالب: هر بانک قالبِ فایلِ خودش را دارد.
شرح پرداخت: متنی که کنارِ تراکنش می‌نشیند، حداکثر ۱۴۰ نویسه.
دانلود خروجی: فایل را می‌سازد. اگر قالبِ انتخابی «آمادهٔ بارگذاریِ بانک» نباشد، همان‌جا هشدار می‌دهد که این فایل فقط برای کنترلِ واحدِ مالی است.

ترتیبِ درستِ بستنِ ماهورودِ کارکرد ← بررسیِ ستونِ «خالص» ← تأیید ماه ← ثبت در دفتر ← گرفتنِ صورتِ بیمه و لیستِ مالیات. اگر پیش از تأیید سند بزنید یا بعد از ثبت چیزی را دستی عوض کنید، دفتر با فیش‌ها نمی‌خواند.

اینتر در این جدولاینتر شما را به خانهٔ بعدِ همان سطر می‌برد و از آخرین خانه به ابتدای سطرِ بعد. برای واردکردنِ کارکردِ یک تیمِ بیست‌نفره، سریع‌ترین راه همین است.

گامِ ۴ — «صورت بیمه»: خروجیِ تأمین اجتماعی

صورتِ رسمیِ دستمزد، ساخته‌شده از همان دادهٔ جدولِ ماه — نه ورودیِ جداگانه. اگر جدولِ ماه را نساخته باشید، این گام پیام می‌دهد که اول به «جدول ماه» بروید.

دکمه‌ها

دانلود CSV: فایلِ رسمیِ صورتِ دستمزد برای ارسال به تأمین اجتماعی.
خروجی بانک: فایلِ پرداختِ بانکی از همین صفحه.
چاپ: برگه با سربرگ، مشخصاتِ کارگاه و جای امضا. چون ۱۸ ستون دارد، پیش‌فرضِ کاغذ افقی است.

سربرگِ صورت

لیست شماره · ردیف پیمان · شماره کارگاه · نام کارفرما · نشانی — این‌ها از تنظیماتِ کارگاه می‌آیند.

ستون‌های صورت

ردیف · شماره بیمه · نام · شغل · کد ملی · شناسنامه · پدر · آغاز کار · ترک کار · کارکرد · روزانه · ماهانه · مزایا · مشمول · مشمول/غیر · سهم بیمه‌شده · واحد · ملاحظات.

پیش از ارسال، دو چیز را چک کنیدشماره بیمه و کد ملیِ همهٔ کارکنان باید پر باشند، وگرنه سازمان فایل را رد می‌کند. هر دو در کارتِ پرسنل وارد می‌شوند.

گامِ ۵ — «لیست مالیات»: خروجیِ دارایی

لیستِ کسرِ مالیاتِ حقوق، باز هم از همان دادهٔ جدولِ ماه — برای ارسال به ادارهٔ دارایی یا بایگانیِ داخلی.

ستون‌ها

ردیف · کد پرسنلی · نام · کد ملی · ناخالص · بیمه کارگر · مالیات حقوق · سایر کسور · خالص پرداختی.

سربرگ و دکمه‌ها

نام کارفرما: از تنظیماتِ کسب‌وکار.
معافیت ماهانه مالیات: همان عددی که در گامِ «قوانین» ثبت کرده‌اید — روی برگه چاپ می‌شود تا مبنای محاسبه روشن باشد.
دانلود CSV: فایلِ خروجی.
چاپ: برگه با سربرگ و جای امضای تنظیم‌کننده، مدیر مالی و مدیر عامل.

گامِ ۶ — «راهنمای شمول»: کدام قلم مشمول است؟

پرتکرارترین پرسشِ حقوق و دستمزد این است: «به حق مأموریت بیمه تعلق می‌گیرد؟ به حق اولاد مالیات چطور؟» این گام همان را جواب می‌دهد و چند تب دارد.

جدول مقایسه: فهرستِ اقلام با ستون‌های «مالیات حقوق»، «بیمه» و یادداشت — می‌گوید هر قلم در کدام مشمول است و در کدام معاف.
نرخ بیمه: نرخِ حق بیمهٔ تأمین اجتماعی به تفکیکِ جزء و اینکه پرداختش با کیست.
فهرست‌های عملیاتی: کارهایی که هر ماه باید انجام شوند.
چک‌لیست مؤدیان: در نسخهٔ کاملِ راهنما.

دو نمونهٔ پرتکرارحق اولاد فقط مشمولِ مالیات است، نه بیمه. حق مأموریت در هر دو معاف است. با دکمهٔ «اعمال شمول پیشنهادی ۱۴۰۵» در گامِ «قوانین» می‌توانید همهٔ این پرچم‌ها را یک‌جا بر اساسِ همین جدول تنظیم کنید.

فیشِ حقوقی و خروجی‌ها

فیشِ حقوقی

از نوارِ جدولِ ماه، یا یک نفر را انتخاب و «نمایش فیش» بزنید، یا «چاپ همهٔ فیش‌ها». فیش دو ستون دارد: سمتِ راست مزایا (حقوق پایه، مسکن، بن، اولاد، تأهل، جذب، اضافه‌کاری، مأموریت، عیدی، سنوات، نوبت‌کاری، سایر مزایا) و سمتِ چپ کسور (بیمه، مالیاتِ حقوق، سایر کسورات)، و در پایان خالصِ پرداختی. اقلامِ صفر چاپ نمی‌شوند تا فیش شلوغ نشود.

فهرستِ خروجی‌ها

اکسلِ جدولِ ماه: همهٔ ستون‌ها با سطرِ دامنه (ماه، تعداد نفرات، مبنای روز).
CSVِ صورتِ بیمه: برای سامانهٔ تأمین اجتماعی.
CSVِ لیستِ مالیات: برای ادارهٔ دارایی.
فایلِ بانک: پرداختِ گروهیِ حقوق؛ از شمارهٔ شبای کارکنان ساخته می‌شود.
چاپِ فیش‌ها و برگه‌ها: همه با سربرگ و جای امضا.

حساب‌های کنترلی — یک‌بار برای همیشه

سندِ حسابداریِ حقوق نمی‌داند هر مبلغ باید به کدام حساب برود، مگر اینکه یک بار به او بگویید. مسیر: تنظیمات ← حقوق و دستمزد.

هزینهٔ حقوق و دستمزد (بدهکار): اجباری.
هزینهٔ بیمهٔ سهمِ کارفرما (بدهکار): اجباری.
حقوق پرداختنی — خالص (بستانکار): اجباری. بدهیِ شما به کارکنان.
بیمهٔ تأمینِ اجتماعی پرداختنی (بستانکار): اجباری. بدهی به سازمان.
مالیاتِ حقوقِ پرداختنی (بستانکار): اجباری. بدهی به دارایی.
سایرِ کسورات پرداختنی (بستانکار): اختیاری — فقط اگر کسورِ دیگری دارید.

تا این‌ها تعیین نشوند، «ثبت در دفتر» کار نمی‌کنداین متداول‌ترین دلیلِ شکستِ ثبتِ سندِ حقوق است. پیش از نخستین بستنِ ماه یک بار پرشان کنید و دیگر سراغشان نروید.

میان‌برها و ترفندها

کلیدِ اینتر: در جدولِ ماه به خانهٔ بعدِ همان سطر می‌رود و از آخرین خانه به ابتدایِ سطرِ بعد — سریع‌ترین راهِ واردکردنِ کارکردِ یک تیم.
ارقامِ فارسی و لاتین: هر دو پذیرفته می‌شوند؛ تایپِ 1500 همان‌قدر جواب می‌دهد که ۱۵۰۰.
«بارگذاری مقادیر رسمی»: به‌جای واردکردنِ دستیِ ده‌ها نرخ، اول این را بزنید و بعد فقط موارد خاصِ کسب‌وکارتان را اصلاح کنید.
«آزمون جدول»: پیش از ذخیرهٔ جدولِ مالیات، یک حقوقِ نمونه بدهید و نتیجه را ببینید. یک پلهٔ اشتباه، مالیاتِ همه را خراب می‌کند.
«افزودن کارکنان جدید به جدول»: برای استخدامِ وسطِ ماه — ردیف‌های موجود دست نمی‌خورند.
«بازمحاسبه با قوانین»: اگر وسطِ کار قوانین را عوض کردید، به‌جای ساختنِ دوبارهٔ جدول این را بزنید.
انتخابِ ماه و سال: همهٔ گام‌ها به این انتخاب نگاه می‌کنند؛ پیش از هر کاری یک نگاه به آن بیندازید.
چاپ: جدولِ ماه، صورتِ بیمه، لیستِ مالیات و فیش‌ها همگی چاپِ آراسته دارند.

خطاهای رایج و چارهٔ هر کدام

«ابتدا سرفصل و سالِ مالی را انتخاب کنید»: از نوارِ بالای برنامه سرفصلِ حساب‌ها و سالِ مالی را انتخاب کنید؛ سندِ حقوق بدونِ آن‌ها جایی برای نشستن ندارد.
«ثبت در دفتر» خطا می‌دهد: احتمالاً حساب‌های کنترلی در تنظیمات ← حقوق و دستمزد پر نشده‌اند.
جدولِ ماه خالی است: یا ماهِ دیگری انتخاب کرده‌اید، یا هنوز «تولید جدول این ماه» را نزده‌اید، یا هیچ کارمندِ «شاغلی» ندارید.
کارمندی در جدول نیست: تیکِ «شاغل» در کارتش خاموش است، یا بعد از ساختِ جدول اضافه شده — «افزودن کارکنان جدید به جدول» را بزنید.
خانه‌ها ویرایش نمی‌شوند: ماه تأیید شده و قفل است. «بازگشایی» را بزنید؛ اگر آن هم خاموش بود، یعنی سند در دفتر ثبت شده و اول باید برگشت بخورد.
مالیات صفر یا خیلی زیاد است: جدولِ پلکانی یا معافیتِ ماهانه در گامِ «قوانین» درست پر نشده. از «آزمون جدول» استفاده کنید.
بیمه با انتظار نمی‌خواند: نرخ‌ها باید کسری باشند (۰٫۰۷ نه ۷)، و کف و سقفِ بیمه هم روی نتیجه اثر می‌گذارند.
مزایایی در پایهٔ بیمه نیامده: در جدولِ «شمول اقلام» تیکش خاموش است. گامِ «راهنمای شمول» می‌گوید درستش چیست.
صورتِ بیمه رد می‌شود: شماره بیمه یا کد ملیِ بعضی کارکنان خالی است.
فایلِ بانک ناقص است: شمارهٔ شبای بعضی کارکنان وارد نشده؛ در کارتِ پرسنل با IR شروع می‌شود.

پرسش‌های متداول

قوانین را هر ماه باید پر کنم؟

نه. قوانین برای یک سالِ کامل ذخیره می‌شوند. ابتدای هر سال یک بار «بارگذاری مقادیر رسمی» را بزنید، بررسی کنید و ذخیره کنید. تا پایانِ سال کاری با این گام ندارید، مگر بخشنامهٔ تازه‌ای بیاید.

فرقِ «تأیید ماه» و «ثبت در دفتر» چیست؟

«تأیید ماه» یعنی اعداد نهایی‌اند و جدول قفل می‌شود، ولی هنوز چیزی در حسابداری ثبت نشده. «ثبت در دفتر» سندِ حسابداری را صادر می‌کند: هزینهٔ حقوق و بیمهٔ کارفرما بدهکار، و حقوق و بیمه و مالیاتِ پرداختنی بستانکار.

ماه را بستم ولی یک عدد اشتباه بود. چه کنم؟

اگر هنوز در دفتر ثبت نشده، «بازگشایی» را بزنید، اصلاح کنید و دوباره تأیید کنید. اگر سند صادر شده، اول «برگشت سند دفتر» را بزنید، بعد بازگشایی کنید.

کارمندی وسطِ ماه استخدام شد. چه کنم؟

کارتش را در گامِ «پرسنل» بسازید، بعد در جدولِ ماه «افزودن کارکنان جدید به جدول» را بزنید. ردیفش اضافه می‌شود و بقیه دست نمی‌خورند. روزهای کارکردش را به‌اندازهٔ روزهای واقعیِ حضور بگذارید.

اضافه‌کار را چطور وارد کنم؟

در ستونِ «اضافه‌کار» فقط ساعت را بنویسید. مبلغش در ستونِ «اضافه‌کار مبلغ» خودکار حساب می‌شود، از روی دستمزدِ ساعتی ضربدر «ضریب اضافه‌کارِ» گامِ قوانین.

عیدی و سنوات را کجا ببینم؟

دو ستونِ جدا در جدولِ ماه دارند و مقدارشان از «ذخیرهٔ ماهانهٔ عیدی و سنواتِ» گامِ قوانین می‌آید. یعنی به‌جای یک پرداختِ سنگینِ آخرِ سال، هر ماه سهمش کنار گذاشته می‌شود.

می‌توانم حقوق را از طریقِ بانک یک‌جا پرداخت کنم؟

بله. «خروجی بانک» را بزنید، بانک و قالب را انتخاب کنید و فایل را بگیرید. برای این کار شمارهٔ شبای همهٔ کارکنان باید در کارتِ پرسنل پر باشد. اگر قالبِ انتخابی آمادهٔ بارگذاریِ مستقیم نباشد، همان‌جا به شما می‌گوید.

صورتِ بیمه و لیستِ مالیات را باید جداگانه وارد کنم؟

خیر — و این نکتهٔ مهمی است. هر دو از همان دادهٔ جدولِ ماه ساخته می‌شوند. پس اگر جدول درست باشد، این دو هم درست‌اند؛ و اگر چیزی در آن‌ها غلط بود، باید جدولِ ماه را اصلاح کنید، نه خودِ خروجی را.

بخش ۱۴

اموال و دارایی

این بخش همان راهنمایی است که از دکمهٔ «راهنما» در خودِ صفحهٔ اموال و دارایی هم باز می‌شود — هر دکمه و هر گزینه.

از کجا شروع کنم؟

این صفحه برای هر مالِ کسب‌وکار — از میز و رایانه تا خودرو و ساختمان — دو پرونده را کنارِ هم نگه می‌دارد: پروندهٔ فیزیکی (کجاست، دستِ کیست، چه وضعی دارد) و پروندهٔ مالی(چند خریده شده، چقدر مستهلک شده، ارزشِ دفتری‌اش چقدر است).

۱+ دارایی جدید — مال را با مشخصاتِ فیزیکی، سه حسابِ دفترِ کل، بهای خرید، عمرِ مفید و روشِ استهلاک تعریف کنید.
۲ثبت سند تحصیل — بهای خرید را در دفترِ کل بنشانید. تا این کار نشود، مال در ترازنامه دیده نمی‌شود.
۳گردش اموال — هر بار که مال تحویلِ کسی شد، جابه‌جا شد، به تعمیر رفت یا برگشت، یک رویداد ثبت کنید.
۴صدور سند استهلاک — در پایانِ هر دوره (ماه، فصل یا سال) با یک کلیک سندِ استهلاکِ همهٔ دارایی‌ها صادر می‌شود.

راهِ دوم: از قبضِ انباراگر مال را از طریقِ انبار خریده‌اید، در قبضِ انبار تیکِ ستونِ «اموال» را بزنید. آن قلم اینجا در زبانهٔ «نامزدها» ظاهر می‌شود و با «تأیید» و «انتقال موجودی» به پروندهٔ اموال تبدیل می‌شود — بدونِ واردکردنِ دوبارهٔ مشخصات.

سه حساب را از قبل بشناسیدهر دارایی به سه حساب نیاز دارد: حسابِ دارایی (مثلاً اثاثه و منصوبات)، حسابِ استهلاکِ انباشته (استهلاکِ انباشتهٔ اثاثه) و حسابِ هزینهٔ استهلاک. در کدینگِ استانداردِ برنامه همهٔ این‌ها از قبل ساخته شده‌اند؛ فقط باید درست انتخابشان کنید.

واژه‌نامه — این کلمه‌ها یعنی چه؟

اگر با اصطلاحاتِ دارایی ثابت آشنا نیستید، این چند کلمه همه‌چیز را روشن می‌کند.

دارایی ثابت: مالی که بیش از یک سال به کار می‌آید و برای فروش خریده نشده: رایانه، میز، خودرو، دستگاه، ساختمان.
منقول / غیرمنقول: منقول قابلِ جابه‌جایی است (رایانه، خودرو)؛ غیرمنقول نه (زمین، ساختمان).
بهای تمام‌شده: مبلغِ خرید به‌علاوهٔ هزینه‌های مستقیم تا آماده‌شدنِ مال برای کار (حمل، نصب، گمرک).
ارزش اسقاط: مبلغی که انتظار دارید در پایانِ عمرِ مال با فروشِ آن به دست آید. این بخش مستهلک نمی‌شود.
عمر مفید: چند ماه این مال به کار می‌آید. استهلاک در همین مدت پخش می‌شود.
استهلاک: بخشی از بهای مال که هر دوره هزینه می‌شود، چون مال کم‌کم فرسوده می‌شود.
خطِ مستقیم: هر دوره یک مبلغِ ثابت: (بهای تمام‌شده − ارزش اسقاط) ÷ عمر مفید.
مانده‌ایِ نزولی: هر دوره یک درصدِ ثابت از ارزشِ باقی‌مانده؛ سال‌های اول بیشتر، بعد کمتر.
استهلاک انباشته: جمعِ همهٔ استهلاک‌هایی که تا امروز برای این مال ثبت شده.
ارزش دفتری: بهای تمام‌شده منهای استهلاکِ انباشته — یعنی این مال امروز در دفتر چقدر می‌ارزد.
سند تحصیل: سندِ حسابداری‌ای که ورودِ مال را در دفترِ کل ثبت می‌کند.
تحویل‌گیرنده / امین: کسی که مال به او سپرده شده و مسئولِ نگه‌داری‌اش است.
نامزدِ اموال: قلمی از قبضِ انبار که علامتِ «اموال» خورده و منتظرِ تبدیل به پروندهٔ اموال است.
کدِ اموال: شمارهٔ پنج‌رقمیِ یکتا که روی برچسبِ چسبانِ مال چاپ می‌شود.

بالای صفحه — دکمه‌ها، کارت‌ها و زبانه‌ها

دکمه‌های سربرگ

راهنما: همین پنجره را باز می‌کند.
خروجی اکسل: فهرستِ دارایی‌های زبانهٔ فعلی را با همهٔ ستون‌ها — از کد و سریال تا ارزشِ دفتری و شمارهٔ سندِ تحصیل — در فایلِ اکسل می‌ریزد.
+ دارایی جدید: فرمِ تعریفِ دارایی را باز می‌کند.
برچسبِ اموال: برچسبِ چسبان با کدِ پنج‌رقمی و بارکد برای همهٔ دارایی‌های زبانهٔ فعلی.
صدور سند استهلاک: پنجرهٔ استهلاکِ دوره‌ای را باز می‌کند.

چهار کارتِ خلاصه

تعداد پرونده: چند دارایی ثبت شده.
بهای تمام‌شده: جمعِ بهای خریدِ همه.
ارزش دفتری: جمعِ ارزشِ امروزِ همه در دفتر.
فعالِ بدون تحویل‌گیرنده: مال‌هایی که در استفاده‌اند ولی معلوم نیست دستِ کیست. این عدد باید صفر باشد؛ اگر نیست، مالی بی‌صاحب است.

چهار زبانه

همه: همهٔ دارایی‌ها — پیش‌فرض.
اموالِ منقول: فقط مال‌های قابلِ جابه‌جایی.
اموالِ غیرمنقول: فقط زمین، ساختمان و مانندِ آن.
نامزدها: اقلامی که از قبضِ انبار با علامتِ «اموال» آمده‌اند و منتظرِ تأییدند.

فهرستِ دارایی‌ها — ستون‌ها و دکمه‌های هر ردیف

ستون‌ها

کدِ اموال · نام · سریال / مدل · دسته‌بندی · نوعِ مال · محل / تحویل‌گیرنده · بهای تمام‌شده · ارزش اسقاط · عمر مفید (ماه) · روش · استهلاک انباشته · ارزش دفتری · بهای تحصیل (شمارهٔ سند) · وضعیت.

وضعیت‌ها

ثبت‌شده / در حال استفاده / در انبار / در تعمیر: وضعیت‌های عادیِ یک مالِ فعال.
فروخته‌شده / اسقاط‌شده / مفقود / خارج از بهره‌برداری: مال از چرخه بیرون رفته و پرونده‌اش بسته شده.
نامزد / تأییدشده / انتقال یافته: مراحلِ قلمی که از قبضِ انبار آمده.

دکمه‌های هر ردیف

ویرایش: نام، دسته‌بندی، نوعِ مال و مشخصاتِ فیزیکی را عوض می‌کند.
گردش اموال: دفترِ رویدادهای این مال را باز می‌کند (پایین‌تر توضیح داده شده).
ثبت سند تحصیل: فقط تا وقتی دیده می‌شود که سندِ تحصیل زده نشده باشد.
تأیید: فقط روی «نامزد». نامزد را تأیید می‌کند و کدِ اموال صادر می‌شود.
انتقال موجودی: فقط روی «تأییدشده». مال را از موجودیِ انبار بیرون می‌آورد و به پروندهٔ اموال می‌برد.
پیوست‌ها: فاکتورِ خرید، سندِ مالکیت یا برگهٔ گارانتی را به همین مال می‌چسباند.
برچسب: برچسبِ چسبانِ همین یک مال. فقط وقتی مال کدِ اموال داشته باشد.

چاپِ فهرستپایینِ جدول دکمهٔ چاپ هست: فهرستِ همان زبانهٔ فعال با سربرگ و جای امضای تحویل‌گیرنده، امینِ اموال و مدیرِ مالی — پیش‌فرضِ کاغذ افقی است.

فرمِ «+ دارایی جدید»

فرم دو بخش دارد: مشخصاتی که مال را پیدا می‌کند، و اعدادی که مال را حسابمی‌کند.

مشخصاتِ فیزیکی

نام دارایی: مثلاً «لپ‌تاپِ واحدِ فروش» — روشن و قابلِ جستجو.
برند، مدل، شماره سریال: برای شناساییِ دقیق؛ سریال برای ادعای گارانتی و بیمه مهم است.
شماره فاکتور و فروشنده: از کجا و با کدام فاکتور خریده شده.
شرح و مشخصات فنی: هر توضیحِ دیگر.
واحد سازمانی و محل استقرار فعلی: مال کجاست.
تحویل‌گیرنده / امین: مال دستِ کیست.
وضعیت ظاهری: سالم، نیازمند تعمیر و…
پایان گارانتی: تاریخی که گارانتی تمام می‌شود. سامانه پیش از آن هشدار می‌دهد (از قاعدهٔ «پایانِ گارانتیِ اموال» در تنظیماتِ اعلان‌ها).
دسته‌بندی و نوعِ مال: دسته آزاد است (رایانه، اثاثه، خودرو…)؛ نوعِ مال منقول یا غیرمنقول.

بخشِ مالی

حساب دارایی: مثلاً «اثاثه و منصوبات» یا «وسایط نقلیه».
حساب استهلاک انباشته: قرینهٔ همان حساب، مثلاً «استهلاک انباشتهٔ اثاثه».
حساب هزینهٔ استهلاک: هزینه‌ای که هر دوره بدهکار می‌شود.
مبلغ خرید: قیمتِ فاکتور.
هزینه‌های مستقیم خرید: حمل، نصب، گمرک و هر هزینه‌ای که تا آماده‌شدنِ مال برای کار شده. به بهای تمام‌شده اضافه می‌شود.
ارزش اسقاط: ارزشِ پایانِ عمر؛ این بخش مستهلک نمی‌شود. اگر نمی‌دانید، صفر بگذارید.
تاریخ خرید و تاریخ آماده‌به‌کار: استهلاک از تاریخِ آماده‌به‌کار شروع می‌شود، نه از روزِ خرید.
عمر مفید (ماه): مثلاً ۳۶ برای سه سال.
روش استهلاک: خطِ مستقیم یا مانده‌ایِ نزولی. اگر نزولی انتخاب کنید، فیلدِ نرخ سالانهٔ استهلاک (٪) ظاهر می‌شود.
ذخیره: پرونده ساخته می‌شود — ولی هنوز در دفترِ کل چیزی ثبت نشده؛ گامِ بعد «ثبت سند تحصیل» است.

حساب‌ها را با دقت انتخاب کنیدفهرستِ حساب‌ها فقط حساب‌هایی را نشان می‌دهد که به نقشِ همان فیلد می‌خورند. اگر حسابِ استهلاکِ انباشتهٔ دارایی‌تان را پیدا نکردید، در صفحهٔ حساب‌ها «به‌روزرسانی از قالبِ استاندارد» را بزنید تا حساب‌های جاافتاده اضافه شوند.

«ثبت سند تحصیل» — ورودِ مال به دفترِ کل

تعریفِ دارایی فقط پرونده می‌سازد. این دکمه سندِ حسابداری می‌زند: حسابِ دارایی بدهکارو منبعِ خرید بستانکار. پس از آن، مال در ترازنامه دیده می‌شود و دکمه از ردیف محو می‌شود.

سال مالی: سالی که سند در آن می‌نشیند.
تاریخ ثبت: تاریخِ سند.
حساب منبع خرید / بستانکار: پول از کجا آمده: بانک، صندوق، یا حسابِ پرداختنیِ فروشنده.
تفصیلی حساب دارایی: فقط اگر حسابِ دارایی تفصیلی بخواهد.
تفصیلی الزامی: فقط اگر حسابِ منبع تفصیلی بخواهد — مثلاً نامِ فروشنده.
مرجع / توضیح: مثلاً شمارهٔ فاکتور.
ثبت سند تحصیل: سند را صادر می‌کند. شمارهٔ سند در ستونِ «بهای تحصیل» فهرست دیده می‌شود.

اگر خرید را قبلاً با سندِ دستی زده‌ایدسندِ تحصیل را دوباره نزنید، وگرنه مال دوبار در دفتر می‌نشیند. در این حالت دکمه روی ردیف می‌ماند ولی کاری با آن ندارید.

«گردش اموال» — تاریخچهٔ زندگیِ یک مال

هر بار که مال دست‌به‌دست شد، جابه‌جا شد یا وضعش عوض شد، اینجا ثبت می‌شود. این دفتر فقط‌افزودنی است: رویدادِ ثبت‌شده حذف یا ویرایش نمی‌شود، برای همین دکمه‌اش «ثبت رویداد غیرقابل‌حذف» نام دارد.

نوعِ رویدادها

تحویل به مسئول / عودت: سپردنِ مال به کسی، یا پس‌گرفتنش.
انتقال: جابه‌جاییِ مال به محلِ دیگر.
ارسال به تعمیر / پایان تعمیر: مال موقتاً از دسترس خارج و دوباره برمی‌گردد.
تأیید انبارگردانی: در شمارشِ اموال دیده شد و سرِ جایش بود.
فروش / اسقاط: مال از کسب‌وکار خارج می‌شود. نوشتنِ علت اجباری است و «مبلغ فروش یا اسقاط» پرسیده می‌شود. اگر سندِ تحصیلِ مال زده شده، سندِ خروج هم خودکار صادر می‌شود (پایین‌تر).
اعلام مفقودی / خروج از بهره‌برداری: مال گم شده یا دیگر استفاده نمی‌شود. علت اجباری است.

فیلدهای فرمِ رویداد

نوع رویداد و تاریخ رویداد: چه اتفاقی، کی.
تأییدکننده: چه کسی اجازه داده.
محل جدید و تحویل‌گیرندهٔ جدید: پس از ثبت، همین‌ها در فهرست نشان داده می‌شوند.
وضعیت ظاهری: حالِ مال در آن لحظه.
علت / مرجع: برای فروش، اسقاط، مفقودی و خروج از بهره‌برداری اجباری.
مبلغ فروش یا اسقاط و یادداشت: اختیاری، مگر برای فروش.

سندِ خروج از دفتر — فقط برای فروش و اسقاط

وقتی «فروش» یا «اسقاط» را برای مالی انتخاب می‌کنید که سندِ تحصیل دارد، زیرِ فرم کادرِ «سندِ خروج از دفتر» باز می‌شود. با ثبتِ رویداد، سامانه خودش دو کار می‌کند:

۱استهلاکِ جامانده: اگر استهلاک تا روزِ خروج زده نشده، سندِ استهلاکِ همان چند ماه را جداگانه صادر می‌کند.
۲سندِ خروج: استهلاکِ انباشته بدهکار، مبلغِ دریافتی بدهکار، حسابِ دارایی به اندازهٔ بهای تمام‌شده بستانکار؛ و تفاوت — اگر دریافتی از ارزشِ دفتری بیشتر بود سود (بستانکار) و اگر کمتر بود زیان (بدهکار).

سال مالی: سالی که سندها در آن می‌نشینند؛ تاریخِ رویداد باید در همین سال باشد.
حسابِ دریافتی: فقط وقتی «مبلغ فروش» بیش از صفر است: صندوق، بانک، یا حسابِ بدهکارِ خریدار. اگر آن حساب تفصیلی بخواهد، خانهٔ تفصیلی هم باز می‌شود.
حسابِ سودِ فروشِ دارایی: از طبقهٔ درآمد. در قالبِ استاندارد «سود فروش دارایی‌های ثابت» است و خودکار انتخاب می‌شود.
حسابِ زیانِ فروش یا اسقاط: از طبقهٔ هزینه. در قالبِ استاندارد «زیان فروش و اسقاط دارایی‌های ثابت» است.

یک مثالدستگاهی ۱۲۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریالی که ۹۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال مستهلک شده (ارزشِ دفتری ۳۰٬۰۰۰٬۰۰۰) به ۵۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال فروخته می‌شود: استهلاکِ انباشته ۹۰ و بانک ۵۰ بدهکار، حسابِ دستگاه ۱۲۰ بستانکار، و ۲۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال سودِ فروش بستانکار. پس از پیام، شمارهٔ سندِ خروج و سود یا زیان بالای پنجره نوشته می‌شود و در فهرست کنارِ سندِ تحصیل برچسبِ «خروج: سند …» می‌آید.

مالِ بی‌سندِ تحصیلاگر سندِ تحصیلِ مال زده نشده، مال اصلاً در دفتر نیامده؛ پس فروش یا اسقاطش فقط پرونده را می‌بندد و سندی صادر نمی‌شود. اگر خرید را پیش‌تر با سندِ دستی زده‌اید، خروج را هم دستی بزنید.

پس از فروش یا اسقاط، پرونده بسته استمالی که خارج شده، دیگر رویدادِ تازه نمی‌پذیرد؛ ولی سوابقش همیشه در همین پنجره قابلِ دیدن است. «خروج از بهره‌برداری» هم پرونده را می‌بندد ولی سندی نمی‌زند، چون مال هنوز مالِ شماست.

خروج را اشتباه زدم — «برگشتِ خروج»در پنجرهٔ «گردش اموال» ِ مالِ بسته، کادرِ «برگشتِ خروج» هست. با تاریخ و علت، سندِ خروج با سندِ معکوس خنثی می‌شود، پرونده دوباره باز و مال فعال می‌شود، و رویدادِ «برگشت خروج» در سوابق می‌نشیند. استهلاکی که تا روزِ خروج زده شد می‌ماند، چون مال واقعاً تا آن روز کار کرده.

«صدور سند استهلاک» — هزینهٔ فرسودگیِ دوره

یک دکمه برای همهٔ دارایی‌ها: سامانه برای هر مال حساب می‌کند که از آخرین استهلاکِ ثبت‌شده تا تاریخی که می‌دهید چقدر مستهلک شده، و یک سندِ حسابداری برای همه صادر می‌کند.

سال مالی: سالی که سند در آن می‌نشیند.
تا تاریخ: استهلاک تا این روز حساب می‌شود؛ معمولاً آخرین روزِ ماه یا سال.
اجرا: سند را صادر می‌کند و فهرستِ دارایی‌ها و مبلغِ استهلاکِ هر کدام را نشان می‌دهد.

دوبار حساب نمی‌شوداگر برای همان بازه دوباره «اجرا» بزنید، پیامِ «هیچ استهلاکِ جدیدی برای ثبت وجود نداشت» می‌گیرید — سامانه از «آخرین تاریخِ استهلاکِ» هر مال جلوتر می‌رود، نه از اول.

هر چند وقت یک بار؟ماهانه دقیق‌ترین تصویر را می‌دهد؛ دست‌کم پیش از بستنِ سال مالی و پیش از فروشِ هر مال حتماً یک بار اجرا کنید.

زبانهٔ «نامزدها» — از انبار به اموال

وقتی مالی را همراهِ کالاهای دیگر از طریقِ انبار می‌خرید، لازم نیست دوباره واردش کنید.

۱در قبضِ انبار، تیکِ «کنترلِ کیفی و اقلامِ اموالی» را روشن کنید و در ستونِ «اموال» آن قلم را علامت بزنید.
۲پس از قطعی‌شدنِ قبض، قلم با وضعیتِ نامزد در این زبانه می‌آید.
۳روی ردیف تأیید بزنید؛ با یک یادداشتِ اختیاری، «تأیید و صدورِ کد» کدِ پنج‌رقمیِ اموال را صادر می‌کند.
۴روی ردیف انتقال موجودی بزنید: تاریخِ انتقال، محلِ ارسال از انبار، انجام‌دهنده، تأییدکننده و یادداشت را پر کنید و «ثبتِ انتقال موجودی» را بزنید. مال از موجودیِ انبار کم و به اموال اضافه می‌شود.

برچسب، پیوست و چاپ

برچسبِ اموال (سربرگ): برای همهٔ دارایی‌های زبانهٔ فعلی برچسبِ چسبان با کدِ پنج‌رقمی و بارکد می‌سازد. برای برچسب‌زدنِ یک‌جای یک اتاق، اول زبانه را محدود کنید.
برچسب (ردیف): فقط برای همان یک مال — مثلاً وقتی برچسبِ قبلی کنده شده.
پیوست‌ها: فاکتور، سندِ مالکیت، کارتِ گارانتی یا عکسِ مال. در ممیزی و ادعای بیمه به کار می‌آید.
چاپِ فهرست: زیرِ جدول، با سربرگ و سه جای امضا.
خروجی اکسل: سربرگِ صفحه؛ همان زبانهٔ فعال.

خطاهای رایج و چارهٔ هر کدام

مال در ترازنامه دیده نمی‌شود: «ثبت سند تحصیل» زده نشده. اگر دکمه‌اش روی ردیف هست، یعنی هنوز سندی ندارد.
«صدور سند استهلاک» چیزی ثبت نکرد: یا برای آن بازه قبلاً ثبت شده، یا تاریخِ آماده‌به‌کارِ مال‌ها بعد از «تا تاریخ» است.
حسابِ استهلاک انباشته در فهرست نیست: در صفحهٔ حساب‌ها «به‌روزرسانی از قالبِ استاندارد» را بزنید.
«پروندهٔ دارایی خارج‌شده بسته است»: مال فروخته، اسقاط یا خارج شده و رویدادِ تازه نمی‌پذیرد. اگر اشتباه بوده، «برگشتِ خروج» بزنید.
رویدادِ فروش ثبت نمی‌شود: برای فروش، اسقاط، مفقودی و خروج از بهره‌برداری نوشتنِ «علت / مرجع» اجباری است.
رویدادی را اشتباه ثبت کردم: حذف نمی‌شود. یک رویدادِ تازه ثبت کنید که وضع را درست کند (مثلاً «عودت» پس از تحویلِ اشتباه).
نامزد دکمهٔ «انتقال موجودی» ندارد: اول باید «تأیید» شود.
دکمهٔ «برچسب» روی ردیف نیست: مال کدِ اموال ندارد — معمولاً ردیف‌های قدیمی. با تأییدِ نامزد یا ویرایش کد صادر می‌شود.
سود یا زیانِ فروش در دفتر نیست: مال سندِ تحصیل نداشته، پس سندِ خروج هم صادر نشده؛ پیامِ بالای پنجره همین را می‌گوید.
«این خروج سود دارد؛ حسابِ … را انتخاب کنید»: حسابِ سود یا زیان خالی مانده. اگر در فهرست نیست، در صفحهٔ حساب‌ها «به‌روزرسانی از قالبِ استاندارد» را بزنید.
«استهلاک تا تاریخی پس از تاریخِ خروج ثبت شده»: سندِ استهلاک را تا بعد از روزِ فروش زده‌اید. تاریخِ خروج را درست کنید یا استهلاکِ اضافه را پیش از خروج تعدیل کنید.

پرسش‌های متداول

خطِ مستقیم را انتخاب کنم یا نزولی؟

خطِ مستقیم ساده‌تر و رایج‌تر است و برای بیشترِ اثاثه و ساختمان مناسب. مانده‌ایِ نزولی برای مالی است که سال‌های اول بیشترین ارزش را از دست می‌دهد، مثلِ خودرو و تجهیزاتِ رایانه‌ای. نرخ‌ها و روشِ پذیرفته‌شدهٔ مالیاتی را از جدولِ استهلاکِ مادهٔ ۱۴۹ ببینید.

عمرِ مفید را از کجا بدانم؟

از جدولِ استهلاکاتِ مادهٔ ۱۴۹ قانونِ مالیات‌های مستقیم؛ مثلاً اثاثهٔ اداری معمولاً ده سال (۱۲۰ ماه) و رایانه سه سال (۳۶ ماه). اگر مطمئن نیستید با حسابدارتان هماهنگ کنید، چون پس از ثبتِ استهلاک تغییرش همهٔ اعداد را جابه‌جا می‌کند.

چرا ارزش دفتری با قیمتِ بازار فرق دارد؟

ارزش دفتری بهای خرید منهای استهلاک است و ربطی به قیمتِ روز ندارد. یک خودرو ممکن است در دفتر صفر شده باشد ولی در بازار گران باشد — همین تفاوت، هنگامِ فروش سود یا زیان می‌سازد.

مالی را فروختم. چه کنم؟

در «گردش اموال» رویدادِ «فروش» را با تاریخ، علت و مبلغ ثبت کنید و در کادرِ «سندِ خروج از دفتر» حسابِ دریافتی را انتخاب کنید. سامانه استهلاکِ جامانده تا روزِ فروش، سندِ خروج و سود یا زیان را خودکار می‌زند و پرونده را می‌بندد.

آیا باید هر ماه استهلاک بزنم؟

اجباری نیست؛ می‌توانید فصلی یا سالانه بزنید و سامانه تا همان تاریخ یک‌جا حساب می‌کند. ولی ماهانه تصویرِ دقیق‌تری از سود و زیانِ هر ماه می‌دهد.

زمین هم استهلاک دارد؟

خیر. زمین فرسوده نمی‌شود. برای زمین عمرِ مفید و استهلاک ثبت نکنید؛ ساختمانِ رویش جداگانه تعریف و مستهلک می‌شود.

انبارگردانیِ اموال را چطور انجام دهم؟

برچسب‌ها را با بارکد بخوانید و برای هر مالی که سرِ جایش دیدید، در «گردش اموال» رویدادِ «تأیید انبارگردانی» ثبت کنید. مالی که پیدا نشد، «اعلام مفقودی» می‌گیرد. کارتِ «فعالِ بدون تحویل‌گیرنده» هم کمک می‌کند مال‌های بی‌صاحب را پیدا کنید.

بخش ۱۵

مالیات و مؤدیان

مسیر: مالیات و مؤدیان. مدیریت اطلاعات مالیاتی:

اطلاعات پایه مؤدی (شناسه ملی، شناسه مالیاتی، نوع شخص حقیقی/حقوقی) را ثبت کنید.
دوره‌های مالیاتی را تعریف و گزارش‌های مربوطه را تهیه کنید.
ارتباط با فاکتورهای فروش برای محاسبه مالیات بر ارزش افزوده.
خروجی استاندارد برای ارائه به سازمان امور مالیاتی.

بخش ۱۶

ارز و حواله

مسیر: ارز و حواله. عملیات ارزی:

ارزها و نرخ‌های تبدیل را تعریف کنید (دلار، یورو، درهم و …).
حواله‌های ارزی (صادراتی و وارداتی) را ثبت و پیگیری کنید.
مانده‌ی ارزی و تأثیر نوسان نرخ بر دفتر کل به‌صورت خودکار محاسبه می‌شود.
سند تسعیر ارز را در پایان دوره برای تعدیل اختلاف نرخ صادر کنید.

بخش ۱۷

سال مالی

مسیر: تنظیمات ← سال مالی.

سال‌های مالی با تاریخ شروع و پایان شمسی تعریف می‌شوند.
سال «فعال» برای ثبت اسناد جدید استفاده می‌شود؛ یک سال در هر بار.
پس از تکمیل عملیات پایان دوره (بستن حساب‌ها)، سال را ببندید.
گزارش‌ها را می‌توان برای هر سال مالی به‌صورت جداگانه مشاهده کرد.

بستن سال مالی برگشت‌ناپذیر است. پیش از بستن، از تراز آزمایشی و صورت‌های مالی اطمینان حاصل کنید.

بخش ۱۸

تنظیمات حساب

مسیر: تنظیمات حساب (/settings). همهٔ پیکربندی‌ها در یک مکان:

مرحله	مسیر / توضیح
سازمان و پروفایل	نام، لوگو، آدرس و اطلاعات تماس
کاربران و نقش‌ها	دعوت، ویرایش نقش، غیرفعال‌سازی
امنیت	۲FA، رمز عبور، نشست‌های فعال
سال مالی	تعریف و مدیریت دوره‌ها
اسناد دریافتی/پرداختی	حساب‌های کنترلی چک‌ها
انبارداری	حساب‌های کنترلی انبار
حقوق و دستمزد	حساب‌های حقوق، بیمه، مالیات حقوق
فروش	حساب‌های کنترلی فاکتور فروش
اشتراک	طرح، تاریخ انقضا، فاکتور
پشتیبان و داده	دانلود پشتیبان کامل داده
اعلان‌ها	تنظیم اعلان‌های ایمیل و درون‌برنامه‌ای
ممیزی	لاگ کامل تغییرات توسط کاربران

بخش ۱۹

اشتراک و صورت‌حساب

مسیر: تنظیمات ← اشتراک. چهار طرح در دسترس است:

طرح	کاربر	سال مالی	ویژگی‌های کلیدی	قیمت ماهانه
رایگان (آزمایشی)	۱	۱	دسترسی کامل مثل نقره — فقط ۱۴ روز	رایگان
برنز	۳	۲	دفتر کل، اسناد نامحدود، چک، پشتیبانی ایمیلی	۳۹۰,۰۰۰ تومان
نقره	۸	۵	همهٔ برنز + انبار، حقوق، مالیات، پشتیبان‌گیری، ممیزی	۶۹۰,۰۰۰ تومان
طلا	۲۰	۱۰	همهٔ نقره + ارز، API، SLA اختصاصی، پشتیبانی تلفنی	۱,۱۹۰,۰۰۰ تومان

خرید دلبخواه چند ماه

می‌توانید هر تعداد ماهی که بخواهید خریداری کنید — هیچ محدودیت ثابتی (مثلاً فقط ۱، ۳، ۶ یا ۱۲ ماه) وجود ندارد. به ازای هر ۱۲ ماهِ کامل، ۲ ماه هدیه می‌گیرید (یعنی ۱۲ ماه = ۱۰ ماه پرداخت، ۲۴ ماه = ۲۰ ماه پرداخت). این تخفیف فقط برای تعهد بلندمدت (چند سال) اعمال می‌شود؛ کمتر از ۱۲ ماه تخفیف ندارد.

روش‌های پرداخت

درگاه آنلاین: زرین‌پال و درگاه‌های مشابه — فوری و خودکار.
واریز بانکی: اطلاعات واریز را ارسال کنید؛ پس از تأیید دونفرهٔ تیم مالی فعال می‌شود.
فاکتور رسمی: در هنگام خرید تیک «فاکتور رسمی» را بزنید؛ مبلغ ارزش‌افزوده اضافه می‌شود و فاکتور دارای مهر.

ارتقا، تمدید و انقضا

ارتقا به طرح بالاتر در هر زمان امکان‌پذیر است؛ فقط مابه‌التفاوت بازهٔ باقی‌مانده پرداخت می‌شود.
پس از خرید، فاکتور در تاریخچهٔ سفارش‌ها قابل مشاهده و دانلود است.
۷ روز پیش از انقضا ایمیل هشدار ارسال می‌شود.
در صورت انقضا، داده‌ها پاک نمی‌شوند ولی عملیات جدید محدود می‌شود؛ پس از تمدید همه چیز بازمی‌گردد.

کدهای تخفیف را پیش از رفتن به درگاه وارد کنید؛ پس از پرداخت قابل اعمال نیست.

بخش ۲۰

امنیت و کاربران

نشست‌ها و مدت ورود

توکن دسترسی: ۳۰ دقیقه اعتبار دارد. مرورگر به‌صورت خودکار آن را تجدید می‌کند تا زمانی که پنجره باز باشد.
نشست (Refresh Token): ۱۴ روز اعتبار دارد. اگر در این مدت وارد سیستم نشوید، نشست منقضی می‌شود و باید مجدداً لاگین کنید.
بستن مرورگر و باز کردن دوبارهٔ آن نشست را پاک نمی‌کند — تا ۱۴ روز بدون لاگین مجدد وارد می‌شوید.
اگر مدیر نشست یک کاربر را ببندد، همان لحظه توکن بی‌اثر می‌شود؛ حتی اگر هنوز ۳۰ دقیقه نگذشته باشد.

احراز هویت دومرحله‌ای (۲FA)

تنظیمات ← امنیت ← فعال‌سازی ۲FA
اپلیکیشن TOTP (Google Authenticator یا Authy) را نصب کنید.
QR کد را اسکن کنید و کد ۶ رقمی را برای تأیید وارد کنید.
کدهای بازیابی را چاپ یا در جای امن ذخیره کنید — بدون آن‌ها اگر گوشی گم شود، قفل می‌مانید.

مدیریت کاربران و نقش‌ها

دعوت همکار: تنظیمات ← کاربران → «دعوت کاربر جدید» → ایمیل و نقش.
هر کاربر ایمیلی با نام کاربری و رمزِ اولیه‌ای که شما گذاشته‌اید دریافت می‌کند و پس از نخستین ورود باید رمزِ خودش را بگذارد.
نقش‌های پیش‌فرض: مدیر کل (همه چیز)، حسابدار، انباردار، ویزیتور (فقط مشاهده).
نقش سفارشی: تنظیمات ← نقش‌ها → مجوزها را یک‌به‌یک تیک بزنید (view / manage / export).
غیرفعال‌سازی کاربر: همهٔ نشست‌های فعالش بلافاصله بسته می‌شود.

نشست‌های فعال و ممیزی

نشست‌های ناشناس را از تنظیمات ← امنیت ← بستن همه نشست‌ها یکجا ببندید.
لاگ کامل تغییرات (چه کسی، چه زمانی، چه عملی) در تنظیمات ← ممیزی قابل مشاهده است.
خروجی ممیزی برای حسابرس قابل دانلود است.

هرگز اطلاعات ورود را با دیگران به اشتراک نگذارید. برای هر کاربر حساب جداگانه بسازید تا لاگ ممیزی قابل استناد باشد.

بخش ۲۱

سوالات پرتکرار

آیا بدون کارت بانکی می‌توانم شروع کنم؟

بله؛ دورهٔ ۱۴ روزهٔ آزمایشی بدون نیاز به کارت فعال می‌شود و به همهٔ امکانات طرح نقره دسترسی دارید.

سند من ثبت نمی‌شود.

۱) برابری بدهکار/بستانکار را بررسی کنید. ۲) سال مالی فعال داشته باشید. ۳) مجوز نقشتان «manage» باشد. ۴) تاریخ سند در بازهٔ سال مالی باشد.

سند حسابداری خودکار صادر نمی‌شود.

حساب‌های کنترلی ماژول مربوطه را در تنظیمات تنظیم کنید. مسیر هر ماژول: تنظیمات ← انبارداری / اسناد دریافتی / حقوق / فروش.

چطور پشتیبان بگیرم؟

تنظیمات ← پشتیبان و داده → دانلود. فایل JSON/ZIP دریافت می‌کنید که شامل کلیهٔ داده‌های سازمان است.

رمز ۲FA را فراموش کردم.

با یکی از کدهای بازیابی وارد شوید. سپس ۲FA را غیرفعال و دوباره فعال کنید. اگر کدهای بازیابی هم ندارید، با پشتیبانی تماس بگیرید.

چگونه سال مالی جدید باز کنم؟

تنظیمات ← سال مالی → «سال جدید» → تاریخ شروع و پایان شمسی را وارد کنید. سال جدید خودکار در ادامهٔ سال قبل می‌آید.

آیا می‌توانم چند دفتر کل داشته باشم؟

بله؛ از مجموعه حساب‌ها می‌توانید چند دفتر کل تعریف کنید. برای تغییر دفتر، از نوار انتخاب بالای صفحه استفاده کنید.

پنل مدیر کل سایت چیست؟

مخصوص تیم ابری محاسب است؛ کاربران سازمانی فقط پنل سازمان خود را می‌بینند.

آیا می‌توانم اشتراک را برای چند ماه دلخواه بخرم؟

بله، هر تعداد ماه که بخواهید. به ازای هر ۱۲ ماه کامل، ۲ ماه رایگان دریافت می‌کنید.

چقدر می‌توانم بدون ورود بمانم؟

نشست ۱۴ روز معتبر است. اگر ۱۴ روز وارد نشوید باید مجدداً لاگین کنید. در طول فعالیت مرورگر، توکن هر ۳۰ دقیقه خودکار تجدید می‌شود.

قبض/حواله را نهایی کردم ولی سند حسابداری نیامد.

حساب‌های کنترلی انبار را در تنظیمات ← انبارداری تنظیم کنید. سپس از دکمهٔ «صدور سند حسابداری» روی قبض/حواله استفاده کنید.

چک را نهایی کردم ولی سند نیامد.

اگر حساب مقصد (تفصیلی) خالی است، ابتدا آن را از «ویرایش سند» انتخاب کنید. سپس دکمهٔ «صدور سند حسابداری» ظاهر می‌شود.

چگونه حقوق یک ماه را در دفتر ثبت کنم؟

۱) جدول ماه را تولید کنید. ۲) دوره را تأیید کنید. ۳) «ثبت در دفتر» را بزنید. حساب‌های حقوق باید از قبل در تنظیمات ← حقوق تنظیم شده باشند.

آیا می‌توانم اطلاعات کاربری خود را حذف کنم؟

برای حذف کامل داده‌ها با پشتیبانی تماس بگیرید. غیرفعال‌سازی کاربر ورود را ممنوع می‌کند ولی داده‌ها را نگه می‌دارد.

آماده شروع هستید؟

حساب رایگان بسازید یا به تنظیمات سازمان خود بروید.

ثبت‌نام ورود