نسخهٔ ۱۴۰۵
راهنمای جامع ابری محاسب
پوشش کامل همهٔ ماژولها: حسابداری، انبارداری، فروش، حقوق، اموال، مالیات و ارز — برای مدیران و حسابداران.
آشنایی با ابری محاسب
ابری محاسب نرمافزار حسابداری ابری چندسازمانی است. دادههای هر کسبوکار کاملاً ایزوله نگهداری میشود. با هر مرورگر مدرن میتوانید دفتر کل، اسناد، انبار، حقوق، گزارشها و ارز را مدیریت کنید.
- ورود:
/login - ثبتنام:
/register - تنظیمات:
/settings - داشبورد:
/dashboard
هر کاربر فقط به ماژولها و عملیاتی دسترسی دارد که نقشش اجازه میدهد. مدیر میتواند نقشهای سفارشی تعریف کند.
ثبتنام و ورود
ثبتنام سازمان جدید
- روی «شروع رایگان» کلیک کنید.
- نام سازمان، ایمیل مدیر و رمز عبور (حداقل ۸ کاراکتر) را وارد کنید.
- دورهٔ آزمایشی فعال میشود؛ نیازی به کارت بانکی نیست.
- دفتر کل استاندارد و سال مالی شمسی بهصورت خودکار آماده میشود.
ورود
ایمیل و رمز را وارد کنید. اگر احراز هویت دومرحلهای فعال باشد، کد اپلیکیشن TOTP یا یکی از کدهای بازیابی لازم است.
کدهای بازیابی را در جای امن نگه دارید. در صورت از دست دادن دسترسی به اپلیکیشن ۲FA، تنها راه ورود همین کدها است.
داشبورد
داشبورد خلاصهٔ وضعیت مالی، آخرین اسناد، هشدارهای اشتراک و میانبر اقدامات روزمره را نشان میدهد. منوی سمت راست دسترسی به همهٔ ماژولها را فراهم میکند.
- شاخصهای کلیدی: ماندهها، جمع اسناد ثبتشده و وضعیت انبار.
- نوار انتخاب دفتر کل / سال مالی: در بالای صفحه برای تغییر محدودهٔ گزارشها.
- هشدار راهاندازی ناقص: اگر تنظیمات اولیه کامل نشده باشد، لینک مستقیم به چکلیست نمایش مییابد.
راهاندازی اولیه (چکلیست)
پس از ثبتنام، این موارد را از تنظیمات حساب تکمیل کنید:
| مرحله | مسیر / توضیح |
|---|---|
| تکمیل پروفایل سازمان | تنظیمات ← سازمان و پروفایل |
| بررسی و تکمیل دفتر کل | مجموعه حسابها |
| تأیید سال مالی | تنظیمات ← سال مالی |
| تنظیم حسابهای کنترلی اسناد | تنظیمات ← اسناد دریافتی/پرداختی |
| تنظیم حسابهای انبار | تنظیمات ← انبارداری |
| تنظیم حسابهای حقوق | تنظیمات ← حقوق و دستمزد |
| فعالسازی ۲FA | تنظیمات ← امنیت |
| دعوت همکاران | تنظیمات ← کاربران و نقشها |
برای دریافت سند حسابداری خودکار از انبار، فروش، چکها و حقوق، حسابهای کنترلی هر ماژول باید در تنظیمات تنظیم شده باشند.
مجموعه حسابها (دفتر کل)
مسیر: مجموعه حسابها. ساختار درختی گروه ← کل ← معین ← تفصیلی را مدیریت کنید.
- حسابهای «قابلثبت» (برگ) را میتوان مستقیماً در اسناد استفاده کرد.
- حسابهای بالاتر فقط جمعبندی میکنند و در سطر سند نمیآیند.
- نوع طبیعت (بدهکار/بستانکار) را هنگام ساخت تعیین کنید؛ بعداً قابل تغییر نیست.
- تفصیلیهای «شخص» برای مشتریان، تأمینکنندگان و کارمندان استفاده میشود.
- در صورت وجود چند دفتر کل، از نوار بالا دفتر مورد نظر را انتخاب کنید.
اسناد حسابداری
مسیر: اسناد حسابداری. ثبت دستی رویدادهای مالی:
- «سند جدید» → تاریخ شمسی و شرح را وارد کنید.
- سطرها را اضافه کنید: کد حساب، مبلغ بدهکار یا بستانکار، شرح سطر.
- در صورت نیاز تفصیلی (شخص/مرکز هزینه) را انتخاب کنید.
- سند را ذخیره کنید (پیشنویس). برای نهاییکردن «ثبت» را بزنید.
مجموع بدهکار باید با مجموع بستانکار برابر باشد؛ وگرنه سند قابل ثبت نهایی نیست. سند ثبتشده فقط با صدور سند برگشت قابل اصلاح است.
اسناد خودکار (انبار، چک، حقوق، فروش) از ماژول مربوطه صادر میشوند و در همین فهرست نمایش مییابند.
دفاتر حسابداری
مسیر: دفاتر حسابداری. دفترهای قانونی اجرایی:
- دفتر روزنامه: کلیهٔ رویدادها به ترتیب تاریخ.
- دفتر کل: گردش هر حساب با مانده تجمعی.
- دفتر معین: ریز تراکنشهای یک حساب کل در یک دوره.
- دفتر تفصیلی: ریز تراکنشهای یک تفصیلی (مشتری، تأمینکننده).
بازهٔ تاریخ و سال مالی را از نوار فیلتر انتخاب کنید. خروجی چاپ و PDF مستقیماً از همین صفحه در دسترس است.
تراز آزمایشی
مسیر: تراز آزمایشی. بررسی تعادل حسابها در پایان دوره:
- جمع کل بدهکار باید با جمع کل بستانکار برابر باشد.
- میتوانید تراز را در سطح گروه، کل یا معین ببینید.
- ستونهای افتتاحیه، گردش دوره و مانده پایان دوره به تفکیک نمایش داده میشوند.
- خروجی Excel برای تحویل به حسابرس قابل دانلود است.
گزارشهای مالی
مسیر: گزارشها. گزارشهای تحلیلی و مالی:
- ترازنامه: داراییها، بدهیها و حقوق صاحبان سهام.
- سود و زیان: درآمد و هزینه در یک دوره.
- سود و زیان چندمرحلهای: سود ناخالص، عملیاتی و خالص.
- گزارش انبار: کاردکس، موجودی انبار، گردش کالا.
- برگهٔ کار: جمعبندی حسابها برای مرحلهٔ تهیهٔ صورتهای مالی.
- پیشبینی: مقایسهٔ بودجه و عملکرد واقعی.
برای هر گزارش دفتر کل، سال مالی و بازهٔ تاریخ را از نوار فیلتر مشخص کنید.
فروش و مشتریان
مسیر: فروش. چرخهٔ کامل فروش در یک فضا:
| مرحله | مسیر / توضیح |
|---|---|
| تعریف مشتری | مشتری جدید → تفصیلی شخص در دفتر کل |
| پیشفاکتور | صدور پیشفاکتور و ارسال برای تأیید مشتری |
| سفارش فروش | تبدیل پیشفاکتور به سفارش |
| حوالهی تحویل | ثبت تحویل کالا (کاهش موجودی انبار) |
| فاکتور فروش | صدور فاکتور و ثبت سند حسابداری |
| برگشت از فروش | ثبت برگشت کالا و اصلاح حساب مشتری |
| وصول مطالبات | ثبت دریافت وجه و تسویهٔ حساب |
ماندهی حساب مشتری همیشه از طریق تفصیلی شخص در دفتر کل قابل پیگیری است. بین فاکتور و سند حسابداری پیوند خودکار برقرار میشود.
انبارداری
مسیر: انبارداری. مدیریت کامل موجودی:
| مرحله | مسیر / توضیح |
|---|---|
| تعریف کالا | انبارداری ← کالاها → کالای جدید (کد، نام، واحد، دستهبندی) |
| تعریف انبار | انبارداری ← انبارها → انبار جدید |
| قبض انبار | ثبت ورود کالا؛ قطعیکردن → سند حسابداری خودکار صادر میشود |
| حواله انبار | ثبت خروج کالا؛ قطعیکردن → سند حسابداری خودکار صادر میشود |
| انتقال بین انبار | جابهجایی کالا بین دو انبار (بدون تأثیر مالی) |
| کاردکس | تاریخچهٔ کامل ورود و خروج هر کالا |
| انبارگردانی | مقایسهٔ موجودی واقعی با سیستم و ثبت کسری/اضافی |
قطعیکردن قبض یا حواله برگشتناپذیر است (فقط با سند برگشت قابل اصلاح). برای سند حسابداری خودکار، حسابهای کنترلی انبار را در تنظیمات انبارداری تنظیم کنید.
اسناد دریافتی و پرداختی
مسیر: دفاتر حسابداری ← اسناد دریافتی / اسناد پرداختی. مدیریت چکها، براتها و وعدههای انتقال:
| مرحله | مسیر / توضیح |
|---|---|
| ثبت سند | تاریخ ثبت، سررسید، نوع (چک/برات/وعده)، شماره، مبلغ و حساب مقصد |
| نهاییکردن | «نهایی» → اگر حسابهای کنترلی تنظیم باشند، سند حسابداری خودکار صادر میشود |
| وصول / پرداخت | «تعیین نتیجه» → وصولشده، برگشتی، پرداختشده یا ابطال |
| صدور سند جبرانی | اگر هنگام نهاییکردن حسابهای کنترلی خالی بودند، از «صدور سند حسابداری» استفاده کنید |
حسابهای کنترلی را از تنظیمات ← اسناد دریافتی/پرداختی تنظیم کنید. حساب مقصد (تفصیلی مشتری یا تأمینکننده) را در فرم سند انتخاب کنید.
سند دریافتنی: بدهکار = اسناد دریافتنی، بستانکار = حساب مقصد (مشتری). سند پرداختنی: عکس این ثبت.
حقوق و دستمزد
مسیر: حقوق و دستمزد. محاسبه و ثبت حقوق ماهانه:
| مرحله | مسیر / توضیح |
|---|---|
| تعریف پرسنل | حقوق ← پرسنل → پرسنل جدید (حقوق پایه، بیمه، فرزند، نوع استخدام) |
| تنظیم قوانین سال | حقوق ← قوانین → مقادیر رسمی حداقل دستمزد، سقف بیمه |
| تولید جدول ماه | حقوق ← جدول ماهانه → «تولید» → محاسبهٔ خودکار ناخالص، بیمه، مالیات و خالص |
| ویرایش اختیاری | اضافهکاری، مأموریت، غیبت و کسورات دستی را ویرایش کنید |
| تأیید دوره | وضعیت دوره را «تأییدشده» کنید تا جدول قفل شود |
| ثبت در حسابداری | «ثبت در دفتر» → سند حسابداری خودکار (هزینه حقوق، بیمه، مالیات) |
| صورت بیمه | حقوق ← صورت بیمه → خروجی CSV برای سازمان تأمین اجتماعی |
| لیست مالیاتی | حقوق ← لیست مالیاتی → خروجی برای اداره دارایی |
قبل از ثبت در دفتر، حسابهای حقوق پرداختنی، هزینه حقوق، بیمه و مالیات را در تنظیمات ← حقوق و دستمزد تنظیم کنید؛ در غیر این صورت سند حسابداری صادر نمیشود.
اموال و دارایی
مسیر: اموال و دارایی. مدیریت داراییهای ثابت:
- هر دارایی با کد، نام، دستهٔ استهلاکی، تاریخ خرید و بهای تمامشده ثبت میشود.
- روش استهلاک (خط مستقیم یا نزولی) و نرخ سالانه را انتخاب کنید.
- محاسبهٔ استهلاک بهصورت دورهای یا انتهای سال مالی انجام میشود.
- سند حسابداری استهلاک میتواند بهصورت خودکار صادر شود.
- فروش یا اسقاط دارایی با سود/زیان محاسبه و ثبت میشود.
مالیات و مؤدیان
مسیر: مالیات و مؤدیان. مدیریت اطلاعات مالیاتی:
- اطلاعات پایه مؤدی (شناسه ملی، شناسه مالیاتی، نوع شخص حقیقی/حقوقی) را ثبت کنید.
- دورههای مالیاتی را تعریف و گزارشهای مربوطه را تهیه کنید.
- ارتباط با فاکتورهای فروش برای محاسبه مالیات بر ارزش افزوده.
- خروجی استاندارد برای ارائه به سازمان امور مالیاتی.
ارز و حواله
مسیر: ارز و حواله. عملیات ارزی:
- ارزها و نرخهای تبدیل را تعریف کنید (دلار، یورو، درهم و …).
- حوالههای ارزی (صادراتی و وارداتی) را ثبت و پیگیری کنید.
- ماندهی ارزی و تأثیر نوسان نرخ بر دفتر کل بهصورت خودکار محاسبه میشود.
- سند تسعیر ارز را در پایان دوره برای تعدیل اختلاف نرخ صادر کنید.
سال مالی
مسیر: تنظیمات ← سال مالی.
- سالهای مالی با تاریخ شروع و پایان شمسی تعریف میشوند.
- سال «فعال» برای ثبت اسناد جدید استفاده میشود؛ یک سال در هر بار.
- پس از تکمیل عملیات پایان دوره (بستن حسابها)، سال را ببندید.
- گزارشها را میتوان برای هر سال مالی بهصورت جداگانه مشاهده کرد.
بستن سال مالی برگشتناپذیر است. پیش از بستن، از تراز آزمایشی و صورتهای مالی اطمینان حاصل کنید.
تنظیمات حساب
مسیر: تنظیمات حساب (/settings). همهٔ پیکربندیها در یک مکان:
| مرحله | مسیر / توضیح |
|---|---|
| سازمان و پروفایل | نام، لوگو، آدرس و اطلاعات تماس |
| کاربران و نقشها | دعوت، ویرایش نقش، غیرفعالسازی |
| امنیت | ۲FA، رمز عبور، نشستهای فعال |
| سال مالی | تعریف و مدیریت دورهها |
| اسناد دریافتی/پرداختی | حسابهای کنترلی چکها |
| انبارداری | حسابهای کنترلی انبار |
| حقوق و دستمزد | حسابهای حقوق، بیمه، مالیات حقوق |
| فروش | حسابهای کنترلی فاکتور فروش |
| اشتراک | طرح، تاریخ انقضا، فاکتور |
| پشتیبان و داده | دانلود پشتیبان کامل داده |
| اعلانها | تنظیم اعلانهای ایمیل و درونبرنامهای |
| ممیزی | لاگ کامل تغییرات توسط کاربران |
اشتراک و صورتحساب
مسیر: تنظیمات ← اشتراک. چهار طرح در دسترس است:
| طرح | کاربر | سال مالی | ویژگیهای کلیدی | قیمت ماهانه |
|---|---|---|---|---|
| رایگان (آزمایشی) | ۱ | ۱ | دسترسی کامل مثل نقره — فقط ۱۴ روز | رایگان |
| برنز | ۳ | ۲ | دفتر کل، اسناد نامحدود، چک، پشتیبانی ایمیلی | ۳۹۰,۰۰۰ تومان |
| نقره | ۸ | ۵ | همهٔ برنز + انبار، حقوق، مالیات، پشتیبانگیری، ممیزی | ۶۹۰,۰۰۰ تومان |
| طلا | ۲۰ | ۱۰ | همهٔ نقره + ارز، API، SLA اختصاصی، پشتیبانی تلفنی | ۱,۱۹۰,۰۰۰ تومان |
خرید دلبخواه چند ماه
میتوانید هر تعداد ماهی که بخواهید خریداری کنید — هیچ محدودیت ثابتی (مثلاً فقط ۱، ۳، ۶ یا ۱۲ ماه) وجود ندارد. به ازای هر ۱۲ ماهِ کامل، ۲ ماه هدیه میگیرید (یعنی ۱۲ ماه = ۱۰ ماه پرداخت، ۲۴ ماه = ۲۰ ماه پرداخت). این تخفیف فقط برای تعهد بلندمدت (چند سال) اعمال میشود؛ کمتر از ۱۲ ماه تخفیف ندارد.
روشهای پرداخت
- درگاه آنلاین: زرینپال و درگاههای مشابه — فوری و خودکار.
- واریز بانکی: اطلاعات واریز را ارسال کنید؛ پس از تأیید دونفرهٔ تیم مالی فعال میشود.
- فاکتور رسمی: در هنگام خرید تیک «فاکتور رسمی» را بزنید؛ مبلغ ارزشافزوده اضافه میشود و فاکتور دارای مهر.
ارتقا، تمدید و انقضا
- ارتقا به طرح بالاتر در هر زمان امکانپذیر است؛ فقط مابهالتفاوت بازهٔ باقیمانده پرداخت میشود.
- پس از خرید، فاکتور در تاریخچهٔ سفارشها قابل مشاهده و دانلود است.
- ۷ روز پیش از انقضا ایمیل هشدار ارسال میشود.
- در صورت انقضا، دادهها پاک نمیشوند ولی عملیات جدید محدود میشود؛ پس از تمدید همه چیز بازمیگردد.
کدهای تخفیف را پیش از رفتن به درگاه وارد کنید؛ پس از پرداخت قابل اعمال نیست.
امنیت و کاربران
نشستها و مدت ورود
- توکن دسترسی: ۳۰ دقیقه اعتبار دارد. مرورگر بهصورت خودکار آن را تجدید میکند تا زمانی که پنجره باز باشد.
- نشست (Refresh Token): ۱۴ روز اعتبار دارد. اگر در این مدت وارد سیستم نشوید، نشست منقضی میشود و باید مجدداً لاگین کنید.
- بستن مرورگر و باز کردن دوبارهٔ آن نشست را پاک نمیکند — تا ۱۴ روز بدون لاگین مجدد وارد میشوید.
- اگر مدیر نشست یک کاربر را ببندد، همان لحظه توکن بیاثر میشود؛ حتی اگر هنوز ۳۰ دقیقه نگذشته باشد.
احراز هویت دومرحلهای (۲FA)
- تنظیمات ← امنیت ← فعالسازی ۲FA
- اپلیکیشن TOTP (Google Authenticator یا Authy) را نصب کنید.
- QR کد را اسکن کنید و کد ۶ رقمی را برای تأیید وارد کنید.
- کدهای بازیابی را چاپ یا در جای امن ذخیره کنید — بدون آنها اگر گوشی گم شود، قفل میمانید.
مدیریت کاربران و نقشها
- دعوت همکار: تنظیمات ← کاربران → «دعوت کاربر جدید» → ایمیل و نقش.
- هر کاربر ایمیل دعوتنامه دریافت میکند و رمز خود را تعیین میکند.
- نقشهای پیشفرض: مدیر کل (همه چیز)، حسابدار، انباردار، ویزیتور (فقط مشاهده).
- نقش سفارشی: تنظیمات ← نقشها → مجوزها را یکبهیک تیک بزنید (view / manage / export).
- غیرفعالسازی کاربر: همهٔ نشستهای فعالش بلافاصله بسته میشود.
نشستهای فعال و ممیزی
- نشستهای ناشناس را از تنظیمات ← امنیت ← بستن همه نشستها یکجا ببندید.
- لاگ کامل تغییرات (چه کسی، چه زمانی، چه عملی) در تنظیمات ← ممیزی قابل مشاهده است.
- خروجی ممیزی برای حسابرس قابل دانلود است.
هرگز اطلاعات ورود را با دیگران به اشتراک نگذارید. برای هر کاربر حساب جداگانه بسازید تا لاگ ممیزی قابل استناد باشد.