در شرکتِ بازرگانی، انبار فقط جایِ نگهداریِ کالا نیست؛ نقطه‌ای است که بهایِ تمام‌شده ساخته می‌شود، تعهدِ تحویل به مشتری اندازه‌گیری می‌شود و بخشِ بزرگی از سود یا زیانِ شرکت همان‌جا رقم می‌خورد. این راهنما نشان می‌دهد بخشِ انبارِ ابری محاسب را چگونه برایِ یک شرکتِ وارداتی/صادراتی راه‌اندازی و روزانه استفاده کنید تا کاردکس، دفترِ کل و موجودیِ فیزیکی همیشه یک حرف بزنند.
۱. پیش از هر چیز: ساختارِ انبار را درست بچینید
در ابری محاسب انبار درختی است: یک انبارِ ریشه (مثلاً «انبارِ مرکزی») و زیرِ آن قفسه‌ها یا سالن‌ها. فقط گره‌هایی که «قابلِ نگهداریِ کالا» علامت خورده‌اند در قبض و حواله انتخاب می‌شوند؛ گره‌هایِ بالاتر صرفاً برایِ گروه‌بندی و گزارش‌اند.
- برایِ هر محلِ فیزیکیِ جدا (انبارِ گمرک، انبارِ فروشگاه، انبارِ امانی) یک انبارِ ریشهٔ جداگانه بسازید؛ بهایابی به‌ازایِ هر ریشه جدا نگه داشته می‌شود و انتقال بینِ آن‌ها ارزش را جابه‌جا می‌کند.
- قفسه‌بندی را با کدهایِ کوتاه و یکنواخت (
A1،A2، …) انجام دهید. «محلِ نگهداری» رویِ ردیفِ قبض همین کدها را پیشنهاد می‌دهد و گزارشِ «کالا کجاست؟» از همان‌ها ساخته می‌شود. - برایِ کالایِ در راه (LC یا حملِ دریایی) انبارِ مجازیِ «کالایِ در راه» بسازید تا قبضِ ورود، همان روزِ ترخیص با انتقال به انبارِ اصلی برود و بهایِ آن دقیقاً دنبال شود.
۲. تعریفِ کالا: سه تصمیمی که بعداً قابلِ تغییر نیست
فرمِ کالا سه انتخابِ مهم دارد که بهایابی و کنترلِ موجودی را تعیین می‌کند:
| تصمیم | گزینه‌ها | توصیه برایِ بازرگانی |
|---|---|---|
| روشِ بهایابی | فایفو · میانگینِ موزون · شناساییِ ویژه | کالایِ عمومی: فایفو؛ کالایِ سریال‌دار یا پارتیِ گران (دستگاه، خودرو، طلا): شناساییِ ویژه تا بهایِ خروج بهایِ همان واحد باشد |
| ردیابیِ انقضا | خاموش / روشن + روزهایِ هشدار | موادِ غذایی، دارو، لوازمِ آرایشی: روشن. با این کار حواله بچِ نزدیک به انقضا را پیشنهاد می‌دهد (FEFO) و بچِ منقضی بدونِ تأییدِ صریح خارج نمی‌شود |
| بارکد | اختیاری، یکتا در هر کسب‌وکار | بارکدِ رویِ بسته را ثبت کنید؛ اسکن در قبض/حواله/انبارگردانی ردیف را خودکار پر می‌کند و برچسبِ چاپی همان بارکد را دارد |
۳. چرخهٔ واردات: از فاکتورِ خرید تا موجودیِ قابلِ فروش
- قبضِ انبار (پیش‌نویس) را همان روزی بزنید که کالا فیزیکی وارد شد — نه روزِ رسیدنِ فاکتور. شمارهٔ فاکتورِ فروشنده، تاریخِ فاکتور و تفصیلیِ تأمین‌کننده را در بخشِ «اطلاعاتِ فروشنده» ثبت کنید تا بعداً تطبیقِ حساب ساده باشد.
- هزینه‌هایِ جانبی را رویِ همان قبض بگذارید: حمل و بیمهٔ بین‌المللی، حقوق و عوارضِ گمرکی، ترخیص، بازرسی. ابری محاسب این مبالغ را به نسبتِ ارزش (یا مقدار) رویِ ردیف‌ها سرشکن می‌کند و بهایِ تمام‌شدهٔ واقعیِ هر واحد ساخته می‌شود — همان چیزی که قیمت‌گذاریِ فروش به آن نیاز دارد.
- ارزش‌افزوده را جدا از بها وارد کنید (ستونِ خودش را دارد) تا واردِ بهایِ کالا نشود و در اظهارنامه قابلِ اعتبار باشد.
- کنترلِ کیفی: اگر بخشی از محموله مرجوع یا معیوب بود، «مقدارِ تحویل‌شده» را جدا از «مقدارِ پذیرفته‌شده» ثبت کنید و یادداشتِ کیفی بنویسید.
- قطعی‌کردن: با دکمهٔ «قطعی»، سندِ حسابداری خودکار صادر می‌شود (بدهکار: موجودیِ کالا، بستانکار: حسابِ تأمین‌کننده/هزینه‌هایِ جانبی). تا قبل از قطعی‌شدن، قبض در کاردکسِ مقداری هست ولی در دفترِ کل نیست.
۴. کالایِ سریال‌دار و پارتی‌دار
برایِ کالایی که با روشِ شناساییِ ویژه تعریف شده، هر ردیفِ قبض یا سریال دارد یا شمارهٔ بچ. قاعده‌ها ساده‌اند: سریال یعنی یک واحد و تکراری پذیرفته نمی‌شود؛ حواله فقط از همان سریال/بچ برمی‌دارد و بهایِ خروج بهایِ همان واحد است، نه نتیجهٔ ترتیب. انتقال بینِ انبارها هویت را همراهِ کالا می‌برد. در فرمِ حواله، فهرستِ «واحدهایِ قابلِ برداشت» با مانده و بها نشان داده می‌شود تا انتخاب یک کلیک باشد.
۵. چرخهٔ فروش و صادرات: حواله، رزرو، انتقال
- حوالهٔ فروش بهایِ خروج را خودش از لایه‌هایِ موجودی حساب می‌کند؛ قیمتِ فروش را در حواله وارد نکنید (جایش فاکتور است).
- رزروِ موجودی: با روشن‌کردنِ «رزرو هنگامِ تأییدِ سفارش» در تنظیماتِ فروش، مقدارِ تحویل‌نشدهٔ سفارش‌هایِ تأییدشده به‌عنوانِ «رزرو» از موجودیِ آزاد کم می‌شود و حوالهٔ فروشِ مستقیم نمی‌تواند کالایِ رزروشدهٔ مشتریِ دیگر را ببرد. سه عدد را همیشه در نمایِ موجودی می‌بینید: فیزیکی، رزرو، آزاد.
- انتقالِ انبار برایِ جابه‌جاییِ کالا بینِ انبارِ گمرک، مرکزی و فروشگاه: هیچ سودی نمی‌سازد و ارزش دقیقاً به اندازهٔ مصرف‌شده منتقل می‌شود.
- برگشت از فروش را از خودِ فاکتور بزنید (نه با قبضِ دستی) تا کالا با همان بهایِ خروج به لایه برگردد و مطالباتِ مشتری هم اصلاح شود.
۶. کاردکس و انبارگردانی: مغایرت را همان روز پیدا کنید
کاردکس برایِ هر کالا گردشِ مقداری و ریالی و ماندهٔ لحظه‌ای را نشان می‌دهد و از هر ردیف می‌توان به خودِ برگه رفت. انبارگردانی با اسکنِ بارکد یا واردکردنِ کدِ کالا شمارشِ واقعی را می‌گیرد، مغایرت را با موجودیِ دفتری نشان می‌دهد و با تأییدِ شما قبض/حوالهٔ تعدیل می‌سازد. زبانهٔ «موجودیِ کلِ انبار» گزارشِ انقضایِ نزدیک را هم دارد تا کالایِ تاریخ‌دار پیش از خراب‌شدن فروخته شود.
۷. سه اشتباهِ رایج
- قبضِ تاریخ‌گذشته پس از حواله‌هایِ بعدی. مجاز است — ابری محاسب همهٔ حواله‌هایِ بعد از آن تاریخ را با بهایِ تازه بازپخش می‌کند و سندِ تعدیل می‌زند — ولی هر بازپخش یعنی تغییرِ بهایِ فروش‌هایِ گذشته. قبض را به‌موقع بزنید.
- ثبتِ هزینهٔ گمرک به‌صورتِ سندِ دستی. این هزینه به بهایِ کالا می‌رسد نه به هزینهٔ دوره؛ آن را رویِ قبض به‌عنوانِ هزینهٔ جانبی بگذارید تا سرشکن شود.
- یک انبار برایِ همه‌چیز. با یک انبار، کالایِ در راه و کالایِ قابلِ فروش قاطی می‌شوند و «موجودیِ آزاد» بی‌معنا می‌شود. انبارِ در راه، انبارِ اصلی و انبارِ امانی را جدا کنید.
چک‌لیستِ راه‌اندازی
- ☐ انبارهایِ ریشه و قفسه‌ها با کدِ یکنواخت
- ☐ کالاها با روشِ بهایابیِ درست، بارکد و (در صورتِ نیاز) ردیابیِ انقضا
- ☐ حساب‌هایِ موجودی، بهایِ تمام‌شده و کسری برایِ هر کالا
- ☐ تفصیلیِ تأمین‌کنندگان با شناسهٔ ملی/کدِ اقتصادی
- ☐ تصمیم دربارهٔ «رزرو هنگامِ تأییدِ سفارش»
- ☐ نخستین انبارگردانی و ثبتِ موجودیِ اولِ دوره با قبضِ افتتاحیه