بخشِ فروشِ ابری محاسب یک زنجیرهٔ کامل است: پیش‌فاکتور ← سفارش ← تحویل ← فاکتور ← وصول. هر حلقه از حلقهٔ قبلی می‌آید، پس هیچ عددی دو بار تایپ نمی‌شود و هر مرحله دقیقاً می‌داند چه چیزی باقی مانده است. این راهنما می‌گوید هر حلقه را کِی و چگونه به کار ببرید تا هم فروشنده سریع کار کند و هم حسابدار چیزی برایِ اصلاح نداشته باشد.
۱. تنظیماتِ فروش را یک‌بار درست انجام دهید
در «فروش ← تنظیمات» پنج چیز را تعیین می‌کنید که همهٔ اسنادِ بعدی از آن پیروی می‌کنند:
- حسابِ درآمد، دریافتنی، تخفیف و ارزش‌افزوده — سندِ فروش خودکار از این‌ها ساخته می‌شود؛ تا کامل نباشند فاکتور صادر نمی‌شود.
- نرخِ پیش‌فرضِ ارزش‌افزوده — رویِ هر کالا قابلِ بازنویسی است و کالایِ معاف را جدا علامت بزنید.
- سیاستِ قیمت‌گذاری: سقفِ درصدِ تخفیف، حداقلِ حاشیهٔ سود، و «فروشِ زیرِ بها نیازمندِ تأیید». هر فاکتور یا پیش‌فاکتوری که از این قاعده‌ها بگذرد، تا تأییدِ کسی که مجوزِ «تأییدِ استثنایِ قیمت» دارد صادر نمی‌شود.
- درصدِ پیش‌فرضِ پورسانت — هنگامِ صدور رویِ فروشِ خالص قفل می‌شود و تغییرِ بعدیِ تنظیمات گزارشِ گذشته را عوض نمی‌کند.
- رزرو هنگامِ تأییدِ سفارش — اگر روشن باشد، سفارشِ تأییدشده موجودی را برایِ مشتری نگه می‌دارد.
۲. لیستِ قیمت و گروهِ مشتری: قیمت را تایپ نکنید، انتخاب کنید
سه قیمتِ پایه رویِ کالا (خرده، عمده، همکار) و لیست‌هایِ قیمتِ زمان‌دار با پلهٔ مقدار (مثلاً از ۱۰۰ عدد به بالا قیمتِ دیگر). هر مشتری در پروندهٔ فروشش یک گروهِ قیمت دارد؛ وقتی کالا را در فاکتور انتخاب می‌کنید، ابری محاسب قیمتِ مناسبِ آن مشتری و آن مقدار را پیشنهاد می‌دهد و منبعش را کنارِ ردیف می‌نویسد. فروشنده می‌تواند دستی تغییر دهد، ولی «منبعِ قیمت» رویِ فاکتور می‌ماند و در گزارش معلوم است کدام فروش با قیمتِ دستی بوده.
۳. زنجیرهٔ اسناد: کدام سند برایِ کدام موقعیت
| سند | کِی | چه می‌کند |
|---|---|---|
| پیش‌فاکتور | مشتری قیمت می‌خواهد | تعهدِ فروش نیست، تاریخِ اعتبار دارد، با یک کلیک ایمیل می‌شود و بعداً به سفارش تبدیل می‌شود |
| سفارشِ فروش | مشتری قطعی کرد | شرایط (قیمت، تخفیف، مهلتِ پرداخت، فروشنده) قفل می‌شود؛ با تأیید، موجودی رزرو می‌شود؛ تحویلِ جزئی و چندمرحله‌ای دارد |
| تحویل | کالا از انبار می‌رود | از رویِ سفارش حوالهٔ انبار می‌سازد و ماندهٔ تحویل‌نشده را نگه می‌دارد |
| فاکتور | پس از تحویل | از رویِ حواله (یا برایِ خدمات، مستقیم) ساخته می‌شود؛ رسمی یا غیررسمی؛ با صدور، سندِ درآمد و — برایِ فاکتورِ رسمی — صورتحسابِ مالیاتیِ مؤدیان ساخته می‌شود |
| وصول | پول رسید | به فاکتور تخصیص می‌یابد؛ ماندهٔ هر فاکتور و سنِ مطالبات از همین‌جا می‌آید |
| برگشت از فروش | کالا برگشت | از رویِ فاکتور؛ کالا با همان بها به انبار برمی‌گردد و مطالبات اصلاح می‌شود |
برایِ فروشِ نقدیِ ساده لازم نیست از پیش‌فاکتور شروع کنید: حوالهٔ فروش بزنید و از رویِ آن فاکتور بسازید. برایِ خدمات (مشاوره، تعمیر، آموزش) «فاکتورِ خدمات» را بزنید که اصلاً حواله ندارد.
۴. تخفیف و استثنایِ قیمت: سریع، ولی زیرِ نظر
وقتی تخفیف از سقف بگذرد یا قیمت زیرِ بها برود، فاکتور «در انتظارِ تأییدِ مدیر» می‌شود و دلیلش رویِ برگه نوشته می‌شود («تخفیف ۱۸٪ از سقف ۱۰٪ بیشتر است»). مدیرِ فروش با مجوزِ جداگانه تأیید یا رد می‌کند؛ اگر ارقام بعد از تأیید عوض شوند، تأیید باطل می‌شود و دوباره پرسیده می‌شود. فاکتوری که از سفارشِ تأییدشده آمده دوباره کنترل نمی‌شود — شرایطش را همان سفارش قفل کرده است.
۵. اعتبارِ مشتری: پیش از تحویل، نه پس از آن
در پروندهٔ هر مشتری سقفِ اعتبار، مهلتِ پرداخت و در صورتِ نیاز توقفِ فروش تعریف می‌کنید. هنگامِ تأییدِ سفارش یا صدورِ فاکتورِ مستقیم، ابری محاسب ماندهٔ باز و معوقه را می‌سنجد: توقفِ فروش قابلِ عبور نیست؛ سقفِ اعتبار و معوقه فقط با مجوزِ «عبور از اعتبار» و با ثبتِ ممیزی رد می‌شود.
۶. فروشِ ارزی و صادرات
فاکتورِ مستقیم می‌تواند ارزی باشد: ارز و نرخِ روز رویِ سرفصل قفل می‌شود، قیمت‌ها را به ارز وارد می‌کنید و مبالغِ ریالی خودکار ساخته می‌شوند. سندِ درآمد سطرِ دریافتنی را با مبلغِ ارزی ثبت می‌کند تا در تسعیرِ پایانِ دوره دیده شود؛ برگشت و ابطال هم ارز را آینه می‌کنند. نرخ اگر در «ارز و حواله» ثبت شده باشد، خودش می‌آید.
۷. فروشنده و پورسانت
هر سفارش و فاکتور یک فروشنده دارد (پیش‌فرض: کاربرِ جاری). درصدِ پورسانت هنگامِ صدور رویِ فروشِ خالص (پس از تخفیف، پیش از ارزش‌افزوده) به مبلغ تبدیل و قفل می‌شود. گزارشِ پورسانت در «گزارشِ عملکرد» به تفکیکِ فروشنده و فاکتور آماده است — بدونِ اکسل‌بازی.
۸. روزِ پرکار: عملیاتِ گروهی و خروجی
- در فهرستِ فاکتورها چند فاکتور را تیک بزنید و یک‌جا صادر، ابطال یا بایگانی کنید؛ نتیجهٔ هر کدام جدا گزارش می‌شود و شکستِ یکی بقیه را متوقف نمی‌کند.
- خروجیِ اکسل با همهٔ فیلترها (مشتری، بازه، وضعیت، بایگانی) و ستونِ مانده.
- پیش‌فاکتور را مستقیم از سامانه ایمیل کنید؛ نشانی و زمانِ ارسال رویِ برگه می‌ماند.
۹. داشبوردِ فروش: چه چیزی نیازِ اقدام دارد
زبانهٔ «بینش» فروش را به تفکیکِ مشتری و کالا، عملکردِ هر فروشنده، میانگینِ زمانِ وصول و فهرستِ «کارهایِ نیازمندِ اقدام» (پیش‌فاکتورهایِ رو به انقضا، سفارش‌هایِ تحویل‌نشده، فاکتورهایِ معوق، استثناهایِ قیمتِ منتظرِ تأیید) نشان می‌دهد. هر روز صبح از همین‌جا شروع کنید.
چند قاعدهٔ طلایی
- قیمت را از لیستِ قیمت بگیرید، نه از حافظه؛ تخفیف را در ستونِ تخفیف بدهید، نه با کم‌کردنِ قیمت.
- فاکتورِ رسمی را فقط وقتی صادر کنید که مشخصاتِ خریدار (شناسهٔ ملی/کدِ اقتصادی، نشانی، کدِ پستی) در پرونده کامل است — صورتحسابِ مالیاتی از همان لحظه ساخته می‌شود.
- وصول را به فاکتور تخصیص دهید، نه به «حسابِ مشتری» به‌طورِ کلی؛ وگرنه سنِ مطالبات بی‌معنا می‌شود.
- فاکتورِ صادرشده را ویرایش نکنید؛ برگشت یا ابطال بزنید تا ردِّ حسابداری بماند.