بخشِ حقوق و دستمزدِ ابری محاسب برایِ این ساخته شده که حسابدار هر ماه با چند کلیک از پروندهٔ کارکنان به فیشِ حقوقی، لیستِ بیمه، لیستِ مالیات، فایلِ بانک و سندِ حسابداری برسد — و همهٔ این‌ها از یک جدول ساخته شوند تا عددی دو جا متفاوت نباشد. این راهنما مسیرِ کامل را از راه‌اندازیِ اول تا بستنِ ماه شرح می‌دهد.
نقشهٔ بخش در یک نگاه
| زبانه | چه کاری می‌کند | چند بار |
|---|---|---|
| پرسنل | پروندهٔ کارکنان: مشخصاتِ هویتی، شغلی، تاریخِ استخدام/ترکِ کار، حقوقِ پایه و مزایا | یک‌بار، سپس با هر تغییر |
| قوانین | نرخِ بیمه، معافیت و پله‌هایِ مالیات، سقف/کفِ بیمه، مزایایِ پیش‌فرض، ضریبِ اضافه‌کار و نوبت‌کاری، عیدی و سنوات — به تفکیکِ سال | ابتدایِ هر سال |
| جدولِ ماه | کارکرد و اضافه‌کارِ هر نفر، محاسبهٔ خودکار، فیشِ حقوقی، تأییدِ ماه، فایلِ بانک، ثبتِ سند | هر ماه |
| صورتِ بیمه | لیستِ بیمهٔ ماه با شمارهٔ کارگاه و شمارهٔ لیست، قابلِ چاپ و خروجیِ CSV | هر ماه |
| لیستِ مالیات | لیستِ مالیاتِ حقوقِ ماه با درآمدِ مشمول و مالیاتِ هر نفر | هر ماه |
| راهنمایِ شمول | جدولِ مرجعِ اینکه هر جزءِ حقوق مشمولِ بیمه/مالیات هست یا نه (قانونِ بودجهٔ ۱۴۰۵) | مرجع |
۱. راه‌اندازیِ اول: سه کار پیش از نخستین ماه
۱.۱ قوانینِ سال را بارگذاری کنید
در زبانهٔ قوانین سالِ جاری را انتخاب و دکمهٔ «بارگذاری مقادیرِ رسمی» را بزنید. ابری محاسب مقادیرِ رسمیِ سال (برایِ ۱۴۰۵: معافیتِ ماهانهٔ ۴۰۰ میلیون ریال، پنج پلهٔ مالیاتیِ ۱۰ تا ۳۰ درصد، سقفِ بیمهٔ ۷ برابرِ حداقلِ حقوق، حقِ مسکن، بن، حقِ اولاد و حقِ تأهل) را پیشنهاد می‌دهد؛ چیزی ذخیره نمی‌شود تا خودتان بررسی و «ذخیرهٔ قوانین» را بزنید.
- پله‌هایِ مالیات باید از صفر شروع شوند، بی‌شکاف و بی‌هم‌پوشانی باشند و پلهٔ آخر بی‌سقف — فرم همین‌ها را کنترل می‌کند.
- مبنایِ روزهایِ ماه: پیش‌فرض «روزهایِ واقعیِ ماهِ شمسی» (۳۱/۳۰/۲۹) است؛ اگر رویهٔ شرکت ۳۰ روزِ ثابت است، همین‌جا عوض کنید. مزدِ روزانه، اضافه‌کار و کارکردِ ماهِ ناقص همه از این مبنا می‌آیند.
- شمولِ اجزا: برایِ هر جزء (مسکن، بن، اولاد، جذب، تأهل، اضافه‌کار، سایر) جداگانه تعیین می‌کنید مشمولِ بیمه و/یا مالیات باشد. مقادیرِ رسمیِ ۱۴۰۵ مطابقِ قانونِ بودجه پیش‌پر می‌شوند (حقِ اولاد مشمولِ مالیات ولی نه بیمه؛ حقِ مأموریت مشمولِ هیچ‌کدام).
- عیدی و سنوات: «ذخیرهٔ ماهانهٔ عیدی» و «ذخیرهٔ ماهانهٔ سنوات» را بگذارید تا هر ماه رویِ فیش دیده و در سند ذخیره شوند؛ سقفِ ماه‌هایِ عیدی (پیش‌فرض ۲) و کفِ مزدِ روزانه هم این‌جاست.
۱.۲ پروندهٔ کارکنان را کامل کنید
در زبانهٔ پرسنل برایِ هر نفر: کدِ پرسنلی، نام، کدِ ملیِ ۱۰ رقمی (کنترل می‌شود)، شمارهٔ بیمه، تاریخِ استخدام، حقوقِ پایهٔ ماهانه، و مزایایِ اختصاصی اگر با پیش‌فرضِ قوانین فرق دارد. فیلدهایِ هویتیِ کامل‌تر (نامِ پدر، شناسنامه، تولد، وضعیتِ تأهل، مدرک، وضعیتِ نظام‌وظیفه، واحدِ سازمانی، کدِ شغل) برایِ لیستِ بیمه و گزارش‌هایِ رسمی لازم‌اند.
- تعدادِ فرزند را دقیق بزنید؛ حقِ اولاد به‌ازایِ هر فرزند از قوانین ضرب می‌شود.
- کارمندی که رفته را حذف نکنید؛ تاریخِ ترکِ کار بزنید تا از ماه‌هایِ بعد بیرون بماند ولی سابقه‌اش بماند.
۱.۳ حساب‌هایِ سندِ حقوق را تعیین کنید
در تنظیمات ← حقوق و دستمزد شش حساب انتخاب می‌شود: هزینهٔ حقوق، هزینهٔ بیمهٔ سهمِ کارفرما، حقوقِ پرداختنی، بیمهٔ پرداختنی، مالیاتِ پرداختنی و سایرِ کسورِ پرداختنی. بدونِ این‌ها، «ثبت در دفتر» پیامِ روشن می‌دهد و چیزی ثبت نمی‌کند.
۲. چرخهٔ ماهانه: از جدول تا سند
گامِ ۱ — تولیدِ جدولِ ماه
در جدولِ ماه سال و ماه را انتخاب و «تولیدِ جدولِ این ماه» را بزنید. همهٔ کارکنانِ فعال (استخدام‌شده تا آن ماه و بدونِ ترکِ کار) با کارکردِ کاملِ ماه و مزایایِ پیش‌فرض می‌آیند. کارمندِ تازه‌استخدام را بعداً با دکمهٔ «افزودنِ کارکنانِ جدید به جدول» اضافه می‌کنید؛ کسانی که هستند دوباره ساخته نمی‌شوند.
گامِ ۲ — ورودِ کارکرد
برایِ هر نفر فقط آنچه از پیش‌فرض متفاوت است را وارد می‌کنید: روزهایِ کارکرد (ماهِ ناقص خودکار تناسب می‌گیرد)، ساعتِ اضافه‌کار (× ضریبِ ۱٫۴ رویِ مزدِ ساعتی)، ساعتِ نوبت‌کاری، مأموریت (روز/ساعت با نرخِ قوانین یا مبلغِ دستی)، سایرِ مزایا و سایرِ کسور، و در صورتِ نیاز بازنویسیِ مسکن/بن/جذب/تأهل/عیدی/سنوات برایِ همان ماه. هر ردیف پس از ذخیره همان لحظه دوباره محاسبه می‌شود.
گامِ ۳ — کنترل و فیشِ حقوقی
از فهرستِ «انتخابِ کارمند برایِ فیش»، فیشِ هر نفر با اجزایِ مزایا و کسور، بیمهٔ سهمِ کارفرما و امضاهایِ تنظیم‌کننده/مدیرِ مالی/مدیرِ عامل باز و چاپ می‌شود. اگر قوانین را وسطِ ماه عوض کردید، دکمهٔ «بازمحاسبه با قوانین» همهٔ ردیف‌ها را بازمحاسبه می‌کند.
گامِ ۴ — تأییدِ ماه
وضعیتِ ماه از پیش‌نویس ← محاسبه‌شده ← تأییدشده ← ثبت‌شده جلو می‌رود. با «تأییدِ ماه» جدول قفل می‌شود و دیگر هیچ ردیفی تغییر نمی‌کند؛ لیستِ بیمه و مالیات و فایلِ بانک از همین نسخهٔ قفل‌شده ساخته می‌شوند. اگر لازم شد، «بازگشاییِ ماه» قفل را برمی‌دارد (تا وقتی سند ثبت نشده).
گامِ ۵ — فایلِ بانک
«دانلودِ خروجی»: بانکِ پرداخت‌کننده و قالب را انتخاب کنید؛ فهرستِ کنترلیِ پرداخت (نام، شمارهٔ حساب/شبا، خالصِ پرداختی) با ارقامِ لاتین برایِ بارگذاری در سامانهٔ بانک ساخته می‌شود.
گامِ ۶ — ثبت در دفترِ کل
«ثبت در دفتر» یک سندِ حسابداریِ متوازن می‌سازد: بدهکار هزینهٔ حقوق (ناخالص) و هزینهٔ بیمهٔ کارفرما؛ بستانکار حقوقِ پرداختنی (خالص)، بیمهٔ پرداختنی (سهمِ کارمند + کارفرما)، مالیاتِ پرداختنی و سایرِ کسور. وضعیتِ ماه «ثبت‌شده» می‌شود و شمارهٔ سند رویِ جدول می‌نشیند. اگر اشتباهی بود، «برگشتِ سندِ دفتر» سندِ معکوس می‌زند و ماه به «تأییدشده» برمی‌گردد — سندِ اصلی هرگز ویرایش نمی‌شود.
۳. لیستِ بیمه و لیستِ مالیات
- صورتِ بیمه: شمارهٔ کارگاه، نامِ کارفرما و نشانی، شمارهٔ لیست، و برایِ هر نفر روزهایِ کارکرد، دستمزدِ روزانه/ماهانه، مزایایِ مشمول، جمعِ مشمول با اعمالِ سقف، سهمِ کارگر (۷٪)، سهمِ کارفرما (۲۰٪) و بیکاری (۳٪). چاپِ A۴ افقی و خروجیِ CSV برایِ نرم‌افزارِ لیستِ بیمه.
- لیستِ مالیات: ناخالص، اجزایِ مشمول/غیرمشمول، معافیتِ ماهانهٔ سال، درآمدِ مشمول و مالیاتِ محاسبه‌شده با پله‌ها. مالیات رویِ درآمدِ مشمول پس از کسرِ معافیت، به‌صورتِ پلکانی (هر بخش با نرخِ همان پله) محاسبه می‌شود.
۴. عیدی و سنوات
به‌جایِ یک پرداختِ سنگین در اسفند، هر ماه «ذخیرهٔ عیدی» و «ذخیرهٔ سنوات» رویِ فیش می‌نشیند و در سندِ حقوق به‌عنوانِ هزینهٔ دوره ثبت می‌شود. پیشنهادِ عیدیِ ماهانه از فرمولِ حقوق پایه × سقف ماه‌های عیدی ÷ ۱۲ با کفِ مزدِ روزانه می‌آید و برایِ هر نفر در همان ماه قابلِ بازنویسی است. سنوات یا مبلغِ ثابتِ ماهانه است یا با فرمولِ سابقه (کلیدِ «فرمولِ سنوات» در قوانین).
۵. پرسش‌هایِ رایج
| پرسش | پاسخ |
|---|---|
| کارمند وسطِ ماه استخدام شده | تاریخِ استخدام را در پرونده بزنید و در جدول روزهایِ کارکردش را کم کنید؛ حقوق و مزایا متناسب می‌شوند. |
| حقوقِ یک نفر بالاتر از سقفِ بیمه است | بیمه فقط تا سقف (۷ برابرِ حداقلِ حقوق) محاسبه می‌شود؛ مالیات سقف ندارد. |
| می‌خواهم فیشِ ماهِ قبل را دوباره چاپ کنم | سال/ماه را عوض کنید؛ ماهِ تأیید یا ثبت‌شده همان اعدادِ آن زمان را نشان می‌دهد. |
| سند ثبت شد ولی یک ردیف اشتباه بود | «برگشتِ سندِ دفتر» → «بازگشایی» → اصلاح → «تأییدِ ماه» → «ثبت در دفتر». ردِّ حسابداری کامل می‌ماند. |
| اسفند ۳۰ روز است یا ۲۹؟ | ابری محاسب از تقویمِ رسمی می‌پرسد (کبیسه‌ها درست شمرده می‌شوند)؛ اگر مبنایِ ثابتِ ۳۰ روز می‌خواهید، در قوانین تغییر دهید. |
چک‌لیستِ پایانِ هر ماه
- ☐ جدولِ ماه ساخته و کارکرد/اضافه‌کارِ همه وارد شده
- ☐ فیشِ چند نفر (به‌ویژه بالاترین و پایین‌ترین حقوق) چشمی کنترل شده
- ☐ ماه تأیید شده
- ☐ فایلِ بانک دانلود و پرداخت انجام شده
- ☐ لیستِ بیمه و لیستِ مالیات چاپ/خروجی گرفته شده
- ☐ سندِ حقوق در دفترِ کل ثبت شده