حسابداریِ شرکتِ پیمانکاری با یک شرکتِ بازرگانی فرق می‌کند: درآمد با «صورت‌وضعیت» و به تدریج شناسایی می‌شود، بخشی از هر دریافت به‌عنوانِ سپردهٔ حسنِ انجامِ کار نزدِ کارفرما می‌ماند، بیمهٔ مادهٔ ۳۸ و مالیاتِ تکلیفی از مطالبات کسر می‌شود، و سود یا زیانِ واقعی فقط وقتی معلوم است که هزینه‌ها به تفکیکِ هر پیمان ثبت شده باشند. این راهنما یک کدینگِ استاندارد برایِ این کسب‌وکار پیشنهاد می‌دهد و می‌گوید در ابری محاسب چگونه آن را بچینید.
اصلِ طلایی: پروژه را در تفصیلی نگه دارید، نه در کدِ حساب
اشتباهِ رایج این است که برایِ هر پروژه یک حسابِ معینِ جدا ساخته شود («هزینهٔ مصالحِ پروژهٔ الف»، «هزینهٔ مصالحِ پروژهٔ ب» …). با ده پروژه، کدینگ چند صد حسابِ تکراری می‌شود و گزارشِ مقایسه‌ای غیرممکن. راهِ درست:
- حساب‌ها (گروه ← کل ← معین) فقط ماهیتِ رویداد را می‌گویند: مصالح، دستمزد، ماشین‌آلات، پیمانکارِ دستِ دوم…
- تفصیلی از نوعِ «پروژه» می‌گوید این رویداد مالِ کدام پیمان است. در ابری محاسب تفصیلی چهار نوع دارد — اشخاص، مرکزِ هزینه، پروژه، بانک — و رویِ هر ردیفِ سند کنارِ حسابِ معین انتخاب می‌شود.
- نتیجه: دفترِ معینِ «هزینهٔ مصالح» جمعِ همهٔ پروژه‌هاست و گزارشِ تفصیلیِ «پروژهٔ الف» سود و زیانِ همان پیمان — بدونِ اینکه یک حساب هم اضافه شده باشد.
برایِ هر قرارداد، هم‌زمان با امضا یک تفصیلیِ پروژه بسازید (کدِ قرارداد + نامِ کارفرما) و از روزِ اول همهٔ ردیف‌هایِ مرتبط را با آن بزنید. تفصیلیِ «اشخاص» برایِ کارفرمایان و پیمانکارانِ دستِ دوم جداست.
کدینگِ پیشنهادی
ساختار سه‌سطحی است (گروه ← کل ← معین)؛ کدها نمونه‌اند و می‌توانید با کدینگِ فعلی‌تان هماهنگ کنید. حساب‌هایی که ویژهٔ پیمانکاری‌اند با ★ مشخص شده‌اند.
۱. دارایی‌ها
۱۱ — دارایی‌های جاری
- ۱۱۰۱ موجودی نقد و بانک
- ۱۱۰۱۰۱ صندوق
- ۱۱۰۱۰۲ بانک‌ها (تفصیلی: بانک)
- ۱۱۰۱۰۳ تنخواه‌گردانِ کارگاه‌ها (تفصیلی: پروژه)
- ۱۱۰۲ حساب‌ها و اسنادِ دریافتنی
- ۱۱۰۲۰۱ ★ مطالبات از کارفرمایان بابتِ صورت‌وضعیت (تفصیلی: پروژه)
- ۱۱۰۲۰۲ اسنادِ دریافتنی
- ۱۱۰۲۰۳ سایرِ حساب‌هایِ دریافتنی
- ۱۱۰۳ ★ سپرده‌ها نزدِ کارفرما
- ۱۱۰۳۰۱ سپردهٔ حسنِ انجامِ کار (تفصیلی: پروژه)
- ۱۱۰۳۰۲ سپردهٔ شرکت در مناقصه
- ۱۱۰۳۰۳ سپردهٔ بیمهٔ مادهٔ ۳۸ (۵٪ کسرشده تا مفاصاحساب)
- ۱۱۰۴ ★ پیش‌پرداخت‌ها
- ۱۱۰۴۰۱ پیش‌پرداخت به پیمانکارانِ دستِ دوم (تفصیلی: اشخاص + پروژه)
- ۱۱۰۴۰۲ پیش‌پرداختِ خریدِ مصالح
- ۱۱۰۴۰۳ پیش‌پرداختِ بیمه و مالیات
- ۱۱۰۵ ★ مالیاتِ تکلیفیِ پرداخت‌شده (کسرشده توسطِ کارفرما — قابلِ تهاتر)
- ۱۱۰۶ موجودیِ مصالح و ملزومات (تفصیلی: پروژه/انبار)
- ۱۱۰۷ ★ پیمان‌هایِ در جریانِ پیشرفت (بهایِ انباشتهٔ پیمان‌هایِ تکمیل‌نشده — تفصیلی: پروژه)
۱۲ — دارایی‌های غیرجاری
- ۱۲۰۱ ★ ماشین‌آلات و تجهیزاتِ کارگاهی
- ۱۲۰۲ وسایلِ نقلیه
- ۱۲۰۳ اثاثه و تجهیزاتِ دفتری
- ۱۲۰۴ استهلاکِ انباشته (به تفکیکِ هر گروه)
- ۱۲۰۵ سپرده‌هایِ بلندمدت و ضمانت‌نامه‌هایِ نقدی
۲. بدهی‌ها
۲۱ — بدهی‌های جاری
- ۲۱۰۱ حساب‌ها و اسنادِ پرداختنی
- ۲۱۰۱۰۱ ★ پرداختنی به پیمانکارانِ دستِ دوم (تفصیلی: اشخاص + پروژه)
- ۲۱۰۱۰۲ پرداختنی به تأمین‌کنندگانِ مصالح
- ۲۱۰۱۰۳ اسنادِ پرداختنی
- ۲۱۰۲ ★ پیش‌دریافتِ قرارداد از کارفرما (تفصیلی: پروژه — با هر صورت‌وضعیت مستهلک می‌شود)
- ۲۱۰۳ ★ سپرده‌هایِ دریافتی از پیمانکارانِ دستِ دوم (حسنِ انجامِ کارِ آن‌ها نزدِ ما)
- ۲۱۰۴ مالیات و بیمهٔ پرداختنی
- ۲۱۰۴۰۱ مالیات بر ارزش افزوده
- ۲۱۰۴۰۲ ★ مالیاتِ تکلیفیِ کسرشده از پیمانکارانِ دستِ دوم
- ۲۱۰۴۰۳ بیمهٔ حقوق و دستمزد (تأمین اجتماعی)
- ۲۱۰۴۰۴ ★ بیمهٔ مادهٔ ۳۸ کسرشده از پیمانکارانِ دستِ دوم
- ۲۱۰۴۰۵ مالیاتِ حقوق
- ۲۱۰۴۰۶ مالیاتِ عملکرد
- ۲۱۰۵ حقوق و دستمزدِ پرداختنی
- ۲۱۰۶ ★ ذخیرهٔ هزینه‌هایِ تحقق‌یافتهٔ پرداخت‌نشده (صورت‌وضعیتِ تأییدنشدهٔ دستِ دوم)
- ۲۱۰۷ تسهیلاتِ دریافتی
۲۲ — بدهی‌های بلندمدت
- ۲۲۰۱ وام‌هایِ بلندمدت
- ۲۲۰۲ ذخیرهٔ مزایایِ پایانِ خدمتِ کارکنان
۳. حقوق صاحبان سهام
- ۳۱۰۱ سرمایه
- ۳۱۰۲ اندوختهٔ قانونی
- ۳۱۰۳ سود (زیان) انباشته
۴. درآمدها
- ۴۱۰۱ ★ درآمدِ پیمانکاری (تفصیلی: پروژه)
- ۴۱۰۱۰۱ درآمدِ صورت‌وضعیت‌هایِ تأییدشده
- ۴۱۰۱۰۲ درآمدِ تعدیل
- ۴۱۰۱۰۳ درآمدِ کارهایِ اضافی و دستورِ کارِ جدید
- ۴۲۰۱ درآمدِ اجارهٔ ماشین‌آلات
- ۴۳۰۱ سایرِ درآمدها (سودِ سپرده، تسعیر، فروشِ ضایعات)
۵. بهایِ تمام‌شدهٔ پیمان (هزینه‌هایِ مستقیم — همه با تفصیلیِ پروژه)
- ۵۱۰۱ ★ مصالحِ مصرفی
- ۵۱۰۲ ★ دستمزدِ مستقیمِ کارگاه (نیرویِ روزمزد و قراردادی)
- ۵۱۰۳ ★ صورت‌وضعیتِ پیمانکارانِ دستِ دوم
- ۵۱۰۴ ★ ماشین‌آلات: اجاره، سوخت، تعمیر و استهلاکِ کارگاهی
- ۵۱۰۵ ★ حمل و نقل و جابه‌جاییِ مصالح
- ۵۱۰۶ ★ بیمهٔ پیمان (مادهٔ ۳۸ به حسابِ ما) و بیمهٔ مسئولیت
- ۵۱۰۷ ★ هزینه‌هایِ کارگاه: آب، برق، اجارهٔ زمین، نگهبانی، غذا
- ۵۱۰۸ ★ ضمانت‌نامه‌ها و هزینه‌هایِ بانکیِ پیمان
- ۵۱۰۹ ★ هزینهٔ آزمایش، نقشه‌برداری و مشاورهٔ فنی
۶. هزینه‌های عملیاتی (سربارِ دفترِ مرکزی — با تفصیلیِ مرکزِ هزینه)
- ۶۱۰۱ حقوق و دستمزدِ ستادی
- ۶۱۰۲ اجاره و نگهداریِ دفتر
- ۶۱۰۳ استهلاکِ اموالِ دفتری
- ۶۱۰۴ هزینه‌هایِ مناقصه و بازاریابی
- ۶۱۰۵ حسابرسی، حقوقی و مشاوره
- ۶۱۰۶ پذیرایی، سفر و مأموریتِ ستادی
۷. هزینه‌های مالی و غیرعملیاتی
- ۷۱۰۱ بهره و کارمزدِ تسهیلات
- ۷۱۰۲ کارمزدِ ضمانت‌نامه‌ها (اگر به پیمانِ خاصی نسبت داده نشود)
- ۷۱۰۳ زیانِ تسعیر و سایرِ هزینه‌ها
۸. حساب‌های انتظامی (طبقهٔ «سایر»)
- ۸۱۰۱ ★ ضمانت‌نامه‌هایِ صادره (شرکت در مناقصه، پیش‌پرداخت، حسنِ انجامِ تعهدات) — طرفِ حسابِ ۸۲۰۱
- ۸۱۰۲ ★ ضمانت‌نامه‌هایِ دریافتی از پیمانکارانِ دستِ دوم — طرفِ حسابِ ۸۲۰۲
حساب‌هایِ انتظامی در ترازنامه نمی‌نشینند، ولی برایِ اینکه بدانید همین حالا چند میلیارد ضمانت‌نامهٔ زنده دارید، ضروری‌اند. در ابری محاسب طبقهٔ «سایر» را برایِ گروهِ ۸ انتخاب کنید تا از دارایی/بدهی جدا بماند.
چرخهٔ حسابداریِ یک پیمان با همین کدینگ
| رویداد | بدهکار | بستانکار |
|---|---|---|
| دریافتِ پیش‌پرداختِ ۲۰٪ قرارداد | بانک | ۲۱۰۲ پیش‌دریافتِ قرارداد (پروژه) |
| خریدِ مصالح برایِ کارگاه | ۵۱۰۱ مصالح (پروژه) | ۲۱۰۱۰۲ تأمین‌کننده |
| صورت‌وضعیتِ پیمانکارِ دستِ دوم | ۵۱۰۳ صورت‌وضعیتِ دستِ دوم (پروژه) | ۲۱۰۱۰۱ پرداختنی به پیمانکار · ۲۱۰۴۰۲ مالیاتِ تکلیفی · ۲۱۰۴۰۴ بیمهٔ مادهٔ ۳۸ · ۲۱۰۳ سپردهٔ حسنِ انجامِ کار |
| تأییدِ صورت‌وضعیتِ ما توسطِ کارفرما (ناخالص ۱۰۰) | ۱۱۰۲۰۱ مطالبات از کارفرما (۱۰۰ − کسور) · ۱۱۰۳۰۱ سپردهٔ حسنِ انجامِ کار (۱۰) · ۱۱۰۵ مالیاتِ تکلیفی (۳) · ۲۱۰۲ استهلاکِ پیش‌دریافت (۲۰) | ۴۱۰۱۰۱ درآمدِ پیمانکاری (۱۰۰) · ۲۱۰۴۰۱ ارزش‌افزوده |
| وصولِ صورت‌وضعیت | بانک | ۱۱۰۲۰۱ مطالبات از کارفرما |
| مفاصاحسابِ بیمه و آزادشدنِ سپرده | بانک | ۱۱۰۳۰۱ / ۱۱۰۳۰۳ سپرده‌ها |
همهٔ این ردیف‌ها با تفصیلیِ همان پروژه زده می‌شوند؛ گزارشِ تفصیلیِ پروژه در پایان، درآمد و همهٔ اقلامِ بها را کنار هم می‌گذارد و سودِ ناخالصِ پیمان به دست می‌آید.
راه‌اندازی در ابری محاسب — گام به گام
- مجموعه حساب‌ها: گروه‌هایِ ۱ تا ۸ را با طبقهٔ درست (دارایی/بدهی/سرمایه/درآمد/هزینه/سایر) و ماهیتِ بدهکار/بستانکار بسازید، سپس حساب‌هایِ کل و معینِ بالا را زیرشان. فقط سطحِ معین را «قابلِ ثبت» کنید تا سند به‌اشتباه رویِ کل نخورد.
- طرف‌حساب‌ها ← تفصیلی: برایِ هر قرارداد یک تفصیلیِ نوعِ «پروژه» (کد = شمارهٔ قرارداد)، برایِ هر کارفرما و پیمانکارِ دستِ دوم تفصیلیِ «اشخاص» با شناسهٔ ملی/کدِ اقتصادی، و برایِ دفترِ مرکزی و کارگاه‌ها تفصیلیِ «مرکزِ هزینه».
- سندِ حسابداری: در هر ردیف پس از کدِ کل و معین، تفصیلی را انتخاب کنید (با اینتر از خانه به خانه). برایِ حساب‌هایِ ★ می‌توانید تفصیلی را الزامی کنید تا ردیفی بدونِ پروژه ثبت نشود.
- انبارِ کارگاه: اگر مصالح را انبار می‌کنید، برایِ هر کارگاه یک انبار بسازید؛ حوالهٔ مصرف با «دلیلِ خروج: مصرفِ داخلی» و حسابِ ۵۱۰۱ به بهایِ تمام‌شدهٔ پیمان می‌رود.
- حقوق و دستمزد: کارکنانِ کارگاه را با واحدِ سازمانی = نامِ پروژه تعریف کنید تا سندِ حقوق بعداً قابلِ تفکیک باشد؛ نیرویِ روزمزدِ پیمانی مستقیم به ۵۱۰۲ می‌رود.
- گزارش‌ها: «دفترِ تفصیلی» با انتخابِ پروژه = سود و زیانِ همان پیمان؛ «تراز آزمایشی» با فیلترِ گروهِ ۵ = بهایِ کلِ پیمان‌هایِ جاری؛ حساب‌هایِ ۱۱۰۳ و ۲۱۰۲ در ترازنامه وضعیتِ سپرده‌ها و پیش‌دریافت‌ها را نشان می‌دهند.
چند نکتهٔ حرفه‌ای
- پیش‌دریافت را درآمد نکنید. پیش‌پرداختِ کارفرما بدهی است و با هر صورت‌وضعیت به همان نسبت مستهلک می‌شود؛ ثبتِ مستقیمش در درآمد، سودِ سالِ اول را دروغین بالا می‌برد.
- کسورِ کارفرما را جدا نگه دارید. سپردهٔ حسنِ انجامِ کار (معمولاً ۱۰٪)، بیمهٔ مادهٔ ۳۸ و مالیاتِ تکلیفی سه حسابِ جدا با تفصیلیِ پروژه‌اند؛ اگر همه در «مطالبات از کارفرما» بمانند، هیچ‌وقت نمی‌فهمید چقدرش با مفاصاحساب آزاد می‌شود.
- پایانِ سال: پیمان‌هایِ ناتمام را با روشِ درصدِ پیشرفت (بهایِ تحقق‌یافته ÷ بهایِ برآوردیِ کل) ارزیابی کنید؛ مازادِ بها بر صورت‌وضعیت‌هایِ تأییدشده به ۱۱۰۷ «پیمان‌هایِ در جریانِ پیشرفت» می‌رود و صورت‌وضعیتِ تأییدنشدهٔ دستِ دوم به ۲۱۰۶ ذخیره می‌شود.
- تعدیل و دستورِ کارِ اضافی را در معین‌هایِ جدا ثبت کنید (۴۱۰۱۰۲ و ۴۱۰۱۰۳) تا در مذاکره با کارفرما و حسابرسی قابلِ ردیابی باشند.
چک‌لیستِ راه‌اندازی
- ☐ گروه‌ها و حساب‌هایِ کل/معین طبقِ جدولِ بالا، فقط معین قابلِ ثبت
- ☐ تفصیلیِ پروژه برایِ هر قرارداد، اشخاص برایِ کارفرمایان و پیمانکارانِ دستِ دوم، مرکزِ هزینه برایِ ستاد و کارگاه‌ها
- ☐ تفصیلیِ الزامی رویِ حساب‌هایِ ★
- ☐ حساب‌هایِ انتظامیِ ضمانت‌نامه‌ها در طبقهٔ «سایر»
- ☐ سندِ افتتاحیه با مانده‌هایِ سپرده‌ها و پیش‌دریافت‌هایِ هر پروژه